关于国有企业技术资料档案管理的探究

周凤

摘 要：技术资料档案是企业技术工作的重要参考，对于企业的长远发展来说至关重要，随着社会档案意识的提高、企业档案管理工作的持续推进，这项工作的重要性已逐渐深入人心，但在实际管理过程中，仍存在一些不足。本文将针对技术资料档案管理中出现的三大问题进行分析，提出优化与改进建议。

关键词：技术资料;档案管理;企业

技术是保证国有企业稳步发展的关键，技术资料是记录与保存关键技术的重要文件。在现代企业管理中，技术资料档案管理作为不可忽视的一环，让越来越多的人意识到它的重要性。作为档案管理人员，如何做好企业的技术资料档案管理工作，是一项需要长期思考与探索的工作任务。

1 技术资料档案管理工作的重要性

所谓技术资料档案，就是在生产技术、基本建设活动中形成的具有保存价值的图纸、文字材料、照片、影片、录像等文件材料，是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。技术资料档案是企业的重要档案，具有专业性与很强的保密性，一旦保管不善发生泄密，将涉及企业各方面技术的泄露，影响企业的生产与运营，严重时还会导致企业的倒闭。近年来，随着企业的发展与社会各界在档案安全意识方面的进步，技术资料档案管理工作逐步获得了企业人员的重视，成为企业的一项重要日常工作，进入了每位员工的视野。但在目前的管理过程中，还存在着一些问题，需要引起企业档案人员的重视。

2 国有企业技术资料档案管理中存在的问题

首先在日常管理中，技术资料在归档时可能存在过度归档的问题。技术资料数量庞大，但重要程度不同，各个部门在归档过程中，因不确定某些技术资料在之后的一段时期里是否继续有参考价值，就将所有技术资料文件都进行了归档，这势必给归档工作带来许多压力，不仅在人力上会造成浪费，在存储空间上也会有更高的要求，不利于归档工作的长期开展。而有些部门因过于重视文件的归档行为，将一些未结束现行使用阶段的技术资料也纳入归档的流程中去，导致技术资料过早地被作为档案保管，不便于进行复制查看与利用。这一方面使文件归档流于形式，失去了实际意义，另一方面也使技術资料无法充分发挥它在技术工作中的价值与作用。

其次，在归档时还需警惕资料档案收集不完善的问题，越是过度归档，越是容易出现非重要文件过多，而重要文件遗漏未归档的情况。档案收集的意义与目的在于归档后为以后的工作提供重要的参考与凭证作用。档案如果发生缺失和遗漏情况，将会影响到归档后的档案利用与借阅，一旦员工无法借阅到对工作有参考价值的档案，便会对企业的归档工作逐渐失去积极性。

最后在人员管理方面，技术资料档案管理由于实行的是统一领导，分级管理的工作模式，各部门任用的兼职档案员，对于技术资料档案的收集与整理工作常常是依据规定执行，处于被动管理状态，对于归档过程中的问题未进行积极主动的思考与反馈，未发挥档案人员自身的作用，这也是需要改进的方面。

3 国有企业技术资料档案管理问题的改进措施

3.1 进一步划分技术资料归档范围，并试行完善

要求各部门对现有技术资料进行梳理，对现有的技术资料根据重要程度进行划分，日常的、基础性的、重要性一般的资料可作为文件保管，不纳入归档范围。对于一些重要的或重要程度不确定，但具有一定参考与凭证价值的，可以先纳入归档范围中去，在档案制度修编发布后，进行制度试行，试行期间留意技术资料归档后的利用率，根据情况对归档范围的规定进行调整完善。

3.2 严格规范归档流程与档案资料销毁流程

要求技术资料的纸质原件在结束现行使用期才可作为档案归档，对不符合规定的过度归档与档案缺失进行退回与考核。针对纸质技术资料数量庞大这一问题，企业应加大档案信息化投入，开发电子档案系统，利用电子档案系统对电子文件的归档过程进行全过程管控，一些OA上流转过的技术资料，可在OA系统中进行内容鉴定与预归档，再转入电子档案系统的文件收集阶段中。进入电子档案系统后，应发挥各部门兼职档案员的作用，对电子文件进行整理与归档，将电子文件转化为电子档案进行保管。对于一些重要的纸质技术资料档案，可统一进行电子扫描，形成电子档案进行归档，这一举措既节约档案室空间，又可方便技术资料档案的检索查找与翻阅利用。

对于形成档案的技术资料档案，要根据保存期限，组织技术专业人员与档案员一起进行档案销毁鉴定，及时清理一些到期的不再具有保存价值的技术资料档案，为以后的技术资料归档工作腾出更多可利用的空间。

3.3 提升档案人员的专业素养

档案人员的专业素养关系到企业技术资料档案管理工作的质量，企业应对专兼职档案员进行定期培训教育，通过送外培训，增进同行间的交流，逐步提升档案人员的整体素质，加强档案安全意识与分类归档意识。此外，也应通过严格规范季度检查标准、制定人员管理奖惩办法，来调动档案人员主动参与技术资料档案管理的积极性。

总而言之，技术资料档案管理是国有企业管理的重要一环，对于技术资料归档过程中与日常管理中涌现出的问题，档案管理人员应当首先重视起来，不仅是要通过各项措施引起其他人员对归档工作的重视，更要在长期思考与摸索中，不断改进管理方式，使档案管理工作更具有价值与意义，并向企业提出合理化建议，推动优化措施的实施。

参考文献

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