工程档案管理对工程质量的促进作用分析

冉绯

摘 要：工程档案的管理，是一个聚集“技术”+“技巧”的工作，它的管理不仅仅是工程单位整体承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，而且细致的管理工作也千头万绪，可谓是单位中各项工作联通的关键。就像是在日常工程档案资料的管理中，很多都是很具体、很烦琐、很微小的工作，工程档案资料的整理及归档，它是保证工程单位发展新项目、新制度的基本，也是单位赖以强大发展的重要保障。加强与操作处理好工程档案资料的整理，让档案的归档处于精细化的水平，就能够为工程单位整体的生产运营、管理维护以及业务扩建提供确切的依据和保证。

关键词：工程档案;承上启下;技巧;细致化

在现代化迅速发展的社会中，工程建筑成为人类社会发展的重要依托。因此，关乎于工程质量的问题就变成为在工程项目建设过程中首要考虑的“第一因素”。从古至今，从图纸到架构图，从工程建筑参照标准到一页页清晰的工程档案记录单据，都表明了工程档案是决定工程质量的“前提”。众所周知，档案就是将工程项目建设过程中具有保存价值的文字、图片、声像等不同的记录记载下来，就能够使得事故认定、原因分析、建设理论、过程重现在实践活动中形成最直接、最清晰、最具完整记录的固化信息，这就是工程档案服务于工程质量，服务经济发展，服务人民群众的最直接意义。

1 工程档案对于工程质量的促进作用体现

工程档案和工程项目建设，是不可分割的“整体”[1]。一方面来说，工程档案与工程项目的建设是“同步同行”的，它是忠实记录并再现工程项目建设实践活动的全貌与过程，对工程质量的好坏起到了决定性的作用。它的内容涵盖了项目的审批、决策、确定，以及项目的建设预算、建设框架、建设勘察、测量、以及工程的设计等，做好工程档案管理工作，有利于监控工程的质量和效率。另一方面来说，工程档案能够为工程项目人员及时查阅有关卷宗提供真实历史记录，对工程进展及下一步的工作提供有力证据，为工程质量的进一步发展提供有力保证。同时随着工程档案意识深入人心，工程施工人员在履行工作职责的过程中势必更加注重过程管理，通过工程档案资料的归集和整理，也必将倒逼人、材料、机械、方法以及环境这“五大要素”各环节规范高效运转，这也就直接促进了工程质量的提升与发展。

2 工程资料管理不足对工程质量的影响体现

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”工程项目的档案资料管理意义重大，但同时，由于实际的资料、信息、内容涵盖较多，实际的工程档案管理工作较为繁琐和复杂，很多的施工企业都会在工程档案的管理过程中出现以下几类问题，极大的影响了工程质量的管理及监督体系的运行：

2.1 档案管理精细化的意识还不足

在工程档案管理的保管、移交、整理以及归档的各个环节中[2]，常常表现为一般的文书、实物等资料的重视程度还不够，对于其他重要的文书、影音、照片以及实物的资料等，都显得比较重视。这就导致了在一些工作中档案管理的精细化就显得比较被动，无法达到全过程的高质量管理。

2.2 档案管理队伍化的水平还不足

对于档案专职管理人员[3]，相关的施工企业常常采取4-6名专职人员进行管理，但同时，因为档案资料的整治、归档范围大、整理内容多，这就导致了在专业化的管控过程中，档案专职人员的时间和精力无法得到有效地利用，使得档案专职管理人员的队伍化管理有了一定的局限性。

2.3 档案管理动态化的水平还不足[4]

檔案管理是一个集合数据、信息为一体的框架内容，在这个过程中档案管理人员往往会在整理、归档、信息化的过程中下足功夫，但是档案管理的动态化价值就难以体现。档案资料涉及资金、计划、架构、预算等各个方面，与各个部门的联系密切，但随着时间、人员的变迁，就会导致档案管理的认知随之变化，但目前为止档案的管理常常会处于一个静态化的方式，这种情况对于档案与施工企业各单位、在各种事情以及对于档案有效性的发挥起到了一定阻碍作用。

3 做好工程档案管理的举措

总结而言，要想发挥出工程档案管理对于工程质量的促进作用，那么必然要遵循一个原则：对于工程档案资料的清点整理与归档，能够时时跟得上工程发展的序时进度，从而在按照档案资料的不同利用价值进行有效的分类和归档，利于保管和使用。

首先，在工程档案管理的过程中，要切实做到合理安排档案资料整理与归纳的时间节点和质量节点。根据工程实时的进度情况，要根据每日的工作日程确定当天的档案资料整理归档内容，及时记录和完善各种资料以及数据，保证档案资料整理归档内容能够涵盖工程项目进度及发展的始终。

其次，要切实做到积极探索有效的档案资料整理归纳手段。人为的工程档案资料整理归档可能存在漏洞或者误差，通过信息技术的双向使用，有效地统计档案资料整理归档的内容，也就是“双套制”的管理[5]，从而增强针对性，减少盲目性，全面提升资料整理归档工作效力和质量。

最后，建立常态化服务机制，工程档案资料的整理归纳其细节性、专业性因素居多，因此要根据专业领域、专业配置、专业技能的工作人员进行整理与归纳，这样才能确保有效的资料整理归档手段。因此，要想发挥出工程档案促进工程质量，就要选派“精兵强将”，做得适时整合和调整人员。按照工程档案资料整理归纳岗位、专业技能、人员素质的不同，合理调整工作人员，加强内部岗位流动，充分挖掘资料整理归档潜能，进一步提高工作人员的履职能力;同时，要组织和鼓励培训。要采取以会代训、交流讨论等多种方式，对工程档案资料整理归档人员开展管理制度、专业技能等方面的培训，让工作人员及时跟进和掌握新的政策法规、制度办法，不断提升工作高度和工作水平，才能够在工程质量的促进作用中久久为功。

参考文献

[1]郭贵来.工程档案管理对建设工程质量的促进作用分析[J].现代经济信息（15）.

[2]陈玉兰.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].城建档案，2014（6）：125-126.

[3]关明杰.探讨加强工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].黑龙江史志，2015（6）.

[4]曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016，v.2（05）：152.

[5]李琴.试论工程档案管理对提高建设工程质量的作用[J].大陆桥视野，2012（14）：56-57.