从财务视角浅谈会展项目管理

张美琴

关键词：会展项目  项目管理  财务视角

会展业集商品展陈、项目合作、文化科技交流于一身，具有经济增长“加速器”、城市发展“助推器”、城市形象“传播器”、劳动就业“吸纳器”的功能，各地政府都大力发展会展业，从而打造城市知名度、促进当地经济发展、推动产业转型升级。

天时地利人和，使得会展业成为现代服务业的朝阳行业，不可避免地使得同业竞争加剧。如何既能获得政企信任，承接重大会展项目，又能让企业获得合理利润，则离不开项目管理。本文从财务视角对会展项目管理进行一些探讨，以期对会展项目实际业务处理提供一些方法、建议。

一、 会展项目的特点与作用

会展业对于城市经济发展有重要的作用，它能精准对焦相关行业、品类，展示行业前瞻性，快速聚集起业内需求，促进参展商户快速签约，引领行业发展;同时，辐射到城市交通、餐饮、住宿等相关产业链，带来联动发展。会展项目一般有主办单位、执行单位、参展商、观众等组成，具有筹备期长、展会期短的特点。

二、 会展业项目管理可能存在的问题

（一）项目前期准备不充分

项目未经充分调研、详细部署，仓促上马，造成定价不合理、服务跟不上，最终未能产生良好的经济效益与社会效益。

（二）项目预算不细致

项目预算粗糙，考虑不全面，未能做到末级预算，可能造成资金紧张、费用超标，最终以决算凑预算的局面，不能很好地实施事中控制。

（三）项目多头实施，缺少有效监督

项目未制定详细的工作计划，未对项目组成员进行有效安排与管理，缺少抓手，造成项目组成员焕散，职责不清，效率低下。

（四）项目结算不及时

项目结算不及时，甚至在项目结束后，才流转到财务部门进行结算，起不到事中控制的效果，造成成本浪费、核算超支等无法挽回的局面。

（五）项目考核粗放

会展项目未制定科学的考核制度，考核没有标准，或者仅对合同收入進行考核，未对资金收款进行考核，造成应收账款催收困难、甚至出现坏账。

（六）项目总结回访流于形式

会展项目结束后，未及时总结、回访，或者总结回访流于形式，起不到真正的借鉴意义，也未能进行有效的蓄客。

三、 从财务视角探讨会展项目管理的方法

（一）项目前期管理

1、项目前期进行相关调查研究，做好充分评估

会展项目前期，根据具体会展类型，通过市场调研，资料搜集，运用大数据分析，建立有效的数据库。对于曾经承办过的会展项目，通过对客户进行回访、调查，了解客户需求，听取建议。对于前期的经营数据、会展成交数据进行收集归纳、分析整理，分析数据背后的内涵。比如，通过对参展客户成交数据的分析，寻找规律，哪一种类型的客户最有希望签单，他们也是最有可能成为下届展会最有意愿参展的客户;再如，通过既往预决算对比数据的分析，为本次项目预算的编制及调整作出一些提示与参考。

2、认真细致地做好项目预算，进行立项审批

项目预算是会展项目管理的非常关键的内容，一个好的会展项目预算，既是详实的项目规划与资源安排，也是项目控制与监督的关键工具。收支预算尽量做细做实，将总预算按项目类别、项目明细、具体内容等进行分解。收入预算，包括财政拨款（政府采购项目）、市场化招展收入、广告收入等;支出预算包括展馆租赁费、展厅搭建费、物资费（包括证卡费用、地毯铺设等）、宣传费（包括设计费、视频制作费、摄影摄像录播费、媒体费用等）、保障费（包括审批费、安保费、车辆保障费、人员餐费、保险费等）、咨询费、志愿者费用、管理费（包括交通、差旅、招待、公杂费等）、不可预见费用等。总之，将预算按数量单价质量要求，尽可能做到详实、明晰。根据项目总成本，运用量本利分析法，计算出盈亏平衡点。对会展产生的社会效益、经济效益进行评估，做好立项审批工作。

3、制定项目计划书

会展项目是一项复杂、系统的工程，需要多部门通力协作，立项审批后，首先要成立会展项目组委会，进行全面筹划部署，推进项目落地。项目负责人根据项目立项、项目预算、会展项目具体明细要求，对会展项目进行统筹安排，包括质量要求、时间节点、人员安排、资金安排，制定详细的项目计划书。对执行过程中可能存在的风险点提前评估，进行制度梳理，建章立制。

4、签订考核责任书

对项目负责人、全体项目组成员建立考核机制，并签订考核目标责任书，既对会展项目的收入、回款、毛利等经济指标进行考核，也注重对会展引进的龙头企业个数、网络传播点击量、收集参展商的有效信息、观众预约人数等非经济指标的考核。通过考核激励机制，做到高质高效，定人定岗，各司其职，相互配合又井然有序，从而实现会展项目的双效统一。

（二）项目中期管理

1、建立项目台账，实时反映预决算对比情况，进行高效跟踪管理

通过建立完整的项目台账，反映合同情况、合同履约情况、项目收支金额、预决算对比、差异分析、以及与账务处理系统的勾稽关系等。台账具体要素包括日期、签约单位名称，经办人，合同金额，收付款条件，收支内容摘要，收支金额，项目类别，项目明细，做账凭证号，付款凭证号等。再通过财务设计及表格工具，按项目类别及项目明细，实时自动抓取预决算对比数据，进行预警设置，及时提醒，让所有项目参与者及管理者掌握实时动态信息，一目了然，从而实现实时监督，实现财务的内控管理职能。

2、关注项目的风险管理与成本管理，实施有效监控

（1）在合同签批环节，严格按照国家法律法规、公司制度，采取相应的项目采购方式，比如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，做到程序合法合规。另外，财务人员及时根据预决算对比分析表，严格控制项目成本，对于超预算合同，及时与项目负责人进行沟通。

（2）在款项支付环节，严格进行实时的预算对比，关注合同约定的付款条件，尤其关注项目是否验收合格、取得了项目验收单。

（3）关注耗材物资的管理，对于购买的可以多次使用的物资，比如对讲机、入场券扫码枪、装饰工艺品等物料的入库保管;对展会智慧管理系统等软件的管理与维护。

（4）对于项目应收账款，通过项目台账合同金额与收入金额的差异，实时反映回款情况，对于欠收的款项提醒项目人员及时催收。

（三）项目后期管理

1、及时进行项目总决算，对会展项目的效益进行评价

会展项目结束后，财务人员应当会同项目组及时进行项目的总决算，核算项目损益，反映会展项目的执行结果。对于期末应收账款加大催收力度，做到应收尽收。

2、对项目负责人、项目组成员进行考评

根据会展项目责任书，核算各类经济考核指标，评估各类非经济考核指标，同时也为以后的会展项目提供考核基础。

3、对会展项目进行认真总结分析，形成有价值的报告，并进行有效沟通

每个会展项目都是一次宝贵的经验，应当认真进行总结分析，及时通过展会智慧系统、参展商反馈、观众交流，听取相关建议，取得相关数据及信息，同时形成参展商库、观众信息库。从经济效益到社会效益，形成有价值的报告，并与管理层进行有效沟通，使之应用于后面的会展项目决策与营销。

4、及时组织项目审计工作

通过审计工作，发现问题，解决问题，积累更多的项目管理经验。另外，政府采购项目，一般需要根据项目要求进行会展项目的全面审计，及早组织审计工作，及早取得项目尾款，回笼资金。

四、 结束语

会展企业的财务工作应当贯穿会展项目前期、中期、后期全过程，通过调查回访、数据整理分析做好项目评估，将项目预算做实做细，通过实时动态的预决算对比，实现对合同执行、项目收支、回款等风险点的全过程监控，重视会展项目的考核、总结。通过对会展项目实施精细化财务管理，实现企业的稳健发展。

参考文献

[1]余文天.昆明市会展业关键影响因素识别及发展对策研究[J].中国商贸，2015，（04），143-145.