加强医院档案管理提高档案利用率

邹岩明

摘 要：随着社会的发展，档案管理也越来越被医院所重视。档案从历史的角度看，是历史的记录，通过档案可以了解过去;从现实的角度看，是现实的写照，通过档案可以了解现在;从形式上看，档案是各种文献资料的汇集;从内容上看，档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。

关键词：档案;医院;利用率;管理

随着医院档案管理政策的不断延伸与医改内容的不断深化，从国家战略角度与医疗卫生事业的发展角度出发，对档案管理体系、监管体系都提出了更加完善、严格的要求。在我国社会的不断发展下医院档案管理体制得到发展与进步，医院档案管理工作提上了新的制高点，逐渐备受关注。

1 目前医院档案管理工作中存在的问题

1）硬件投入不足，现代化管理水平不高。在医院发展规划中，一般对医院对档案管理、设备投资等方面考虑较少，许多医院没有配备相应的先进技术设备，硬件设施跟不上，软件建设也处于落后状态。这也归因于上级主管和政府部门的关注不够，以及财政和人力支持不足，导致档案使用范围狭窄，档案管理设备相对陈旧，档案信息化管理缺乏适当的硬件支撑。

2）制度不健全，管理手段落后。当前，大多数医院档案管理的一个突出特点就是制度不健全，管理手段落后。没有一套完备合适的制度来规定确切的归档时间，则档案收集工作很难完成。长此以往，很多有用的档案收集不起来就成了档案部门的一大难题。而这不仅造成了档案的实体分散，还形成了档案整体信息不全的局面。同时，当前，大多数医院档案管理过于分散，不够集中，在档案使用的过程中，存在较大风险。大多數医院与目前的实际行动相比，一些较为先进、规范、科学的管理体系、观念和技术还没有被当时的档案管理人员所认可。档案管理投入不足，忽视大多数医院档案的建设和技术装备的更新，不利于档案的完整性和安全性，不能保障档案工作的正常发展。

3）大多数医院档案工作方法缺乏创新性。大多数医院档案管理质量问题，影响大多数医院档案管理顺利进行，造成巨大损失。无统计，人员记录不清楚。计算机技术未能在人事档案管理工作中得到广泛推广，工作方法缺乏创新性，这些档案工作方式都属于比较传统的保存途径，当前大多数医院档案管理主要采用收集和登记的方式来获得档案第一手所需内容，这同时也会导致大多数医院所拥有的档案，在收集上比较机械、在保管上比较分散、在抽检上比较随机、在内容上比较保守，大多数医院档案积压不断增高，长期以往对大多数医院档案管理业务水平产生了非常不好的影响，不利于其稳定长远发展。要实现档案管理的功能，就必须充分利用现代信息技术的支持。但目前，我国大多数医院档案信息化建设水平较低，资金紧张。业务信息融合程度低，数据不准确、不完整。

4）档案管理工作人员素质有待提高。大多数医院档案管理工作的主要内容是对档案材料的收集、保管、传递和利用，档案管理工作人员往往局限于满足自己所负责档案管理工作，缺乏足够的全局档案管理能力。受档案人员素质和能力低下的影响，难以适应大多数医院的机构发展。我国在档案管理上缺乏科学性，对于档案管理人员的培训也缺乏专业化，不能将档案管理人才与档案发展合理安排于一体，在一定程度上导致了我国档案管理发展的落后，给大多数医院向外拓展形成了很大的制约。同时，由于现代档案管理人才培训力度不足，引进档案管理专业人才数量过少，大多数员工没有基础的档案管理理论知识与丰厚的实践操作经验，缺乏科学性的工作知识。

5）管理意识淡薄，档案利用率不高。在医院员工和档案管理者层面，档案工作意识淡薄，认为档案工作可有可无。他们可以保存医疗文件和其他与医疗有关的资料，以供参考，却没有意识到档案管理的重要性和必要性。由于医院的中心工作是医疗，管理工作主要集中在如何把握医疗质量上，对医院档案管理重视不够，存在着“重业务、轻档案”的严重意识偏差。

2 加强医院档案管理提高档案利用率的对策

1）加强硬件投入，提高设备现代化水平。首先要加大资金投入，购置现代化的档案保护设备，如建设现代化的库房，更新防火、防虫、防盗设施，声像、电子、实物等档案资料分类保管等，确保档案资源的共享和利用。基础设施建设，引进先进的多媒体设备，加强硬件设备的投资，有效地实施信息化技术的引进和应用，是档案管理信息化建设的基础和保障。

2）健全档案管理制度，提升档案管理的信息化手段。应结合本单位工作实际，建立健全的档案管理制度，医院要规范档案管理章程和监督评价制度，为管理提供更好的建设。目前，大多数医疗企业使用的档案管理制度比较完善，但仍存在许多不足。明确档案管理人员职责，建立健全岗位职能指令，更好地配置资源，为医院高效发展提供有效途径。医院档案部门要制定完善档案管理监督手册，加强对档案管理人员风险的有效控制，确保档案工作有序有效运行，形成有效的内部控制效果，确保两者有效结合。能够贯彻档案管理以及档案应用工作规范及时发现问题，并给予纠正。然后，建立健全内部档案管理制度，做好内部档案管理制度逐步优化。最后，完善医院档案管理的民主监督体制，让广大员工共同参与其中。信息化技术已经应用到了各个领域，所以医院档案管理也要紧跟时代的发展，进行档案管理过程中实施信息化管理。实施档案信息管理的单位应当建立健全有关规章制度。为实现标准化、标准化，保证档案系统之间的联合沟通和信息交流畅通，还应建立本系统内各单位的信息收集、信息利用和安全保护等相关制度。

3）提高医院档案管理人员的综合素质。人才是所有行业的主要生产力，也是医院档案管理与医院信息化管理相结合的推动力。因此，要实现医院档案管理与医院信息化管理的有效融合，首先，在招聘过程中优先考虑内部招聘。医院档案管理人员更熟悉医院档案会计和管理会计的工作模式和内容，更容易适应新的岗位。对于外部招聘，医院应提高准入门槛，全面招聘能力优秀的人才，加强对档案管理人员招聘和考核流程，从性格测验、面试、笔试、复试中全面考核应聘人员综合条件，采用优胜劣汰制度，提高公司档案管理人员的起点水平，促进档案管理人员熟练掌握业务技能，拓宽档案知识，杜绝任人唯亲现象发生。在具备足够的档案储备的同时，严格要求权责分明，管理有序。绝对不允许出现一人兼多职的现象发生，要求各部门之间友好配合并且互相监督。在保障资金用到位不浪费的基础上，为了调动档案管理人员的积极性，采用绩效考核制，每个档案都有专人负责，做好对人员的档案存储。

4）强化管理意识，提高档案资料利用率。医院档案管理的最终目的是更好地利用档案资源。因此，档案管理人员应强化管理意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，提高档案利用率，更加切实地研究如何使医院档案服务于临床、医学、教学和科研工作。同时，加强计算机网络建设，提高工作质量和检索效率，方便用户检索、阅览和使用档案，实现档案管理的现代化和规范化，为医院建设和整个展览提供服务和参考。

3 结束语

档案是昨天的遗产，今天的财富。档案管理工作是医院各项工作的桥梁和纽带，是医院经营管理的重要环节，也是领导决策的重要依据。只有不断用新的理念、新的方法去强化档案管理，才能提高医院档案的有效利用率，才能更好地为医院发展服务。

参考文献

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