面向联合办公环境下的智能工位设计研究

■马 宁，孔 竞，孙德林 Ma Ning & Kong Jing & Sun Delin

(1.中南林业科技大学材料科学与工程学院，湖南长沙 410000；2.中山四海家具制造有限公司，广东中山 528400）

社会意识形态总是伴随着科技文化的提升在不断发展与完善。自步入21世纪以来，在5G时代、万物互联、信息化的强大影响下，人们的生活迎来了质的飞跃。信息技术影响着生活方方面面：无纸化办公、智能家居、无人驾驶、人工智能等日新月异。办公空间也迎来了新的挑战：传统划网格分为的办公空间的不足逐渐显露，尤其是即将步入工作岗位的年轻一代在办公理念上有了更新的变化，联合办公等新型的办公模式应运而生。

联合办公模式的出现最早可以追溯到2010年美国的众创空间We Work，其于2016年7月份进入中国市场。自进入中国以来，许多企业为了急于抢占市场份额，抄袭现象数见不鲜，整体的市场环境缺乏对空间设计和办公家具等设施的重视，而工作中与员工联系最为紧密的正是其所处的环境以及办公所使用的设备。针对这一现状，本文将围绕着联合办公环境重点分析员工的工作状态，提出办公家具的具体设计研究策略，拟为联合办公工位的智能化提出有效建议。

1 办公空间形态的转变

纵观历史，办公空间是随着社会意识形态的发展不断演变的，它的特点与众多社会因素构成的大环境交相呼应，并非以一个独立的个体存在。现代的办公空间自20世纪初出现以来，发展衍生出了一系列的办公类型，人们先是经历了20世纪初开放式、排列整齐的标准化办公桌；到20世纪中叶，人们开始在开放式的办公空间里灵活的组合桌椅；之后出现了格子间办公室，讲究空间效率的利用和工作私密性的综合考量，其所映射出的空间形态各有不同，从各个发展阶段可以看出，随着时代的演变办公空间不断地发生着变化，而办公空间的更迭无不紧密联系着办公模式、管理方式以及工作效率的改变。

1.1 传统办公模式

在传统的办公空间，就像是在一个大型空间里，切分格子间作为个人工位，大多数员工的工作岗位或者工作区域都是固定的，充满着工业化流水线的味道。同时，传统的观念也影响着企业管理方式，金字塔式的层级化管理模式使得办公空间被相对独立地分割开来，互不干扰，由于员工们彼此之间缺乏交流，团队讨论和协作的频率较少，大大降低了办公空间的工作效率。同时随着社会的发展，人们对于职业的诉求也在不断发生变化。公司人对于工作空间、时间等方面的观念也随着时代更新。所以亟需一种新的办公模式来改变这种现状，以联合办公模式为代表的自由、舒适的办公模式应运而生[1]。

1.2 联合办公模式

联合办公这一概念兴起于美国硅谷，是一种为降低办公室使用成本而进行共享办公空间的办公模式，它将各类空间组合起来，创造出符合现代公司人需求的工作环境：既有开放区域，又有私密空间，并通过富有设计感的装修产生审美、心理上的愉悦；更重要的是，它打破了单个公司自我封闭的工作模式，把不同公司的员工放在一个空间中，创造了社区感——这在传统空间中是很难获得的。

随着“大众创业，万众创新”时代的到来，国内也迎来了联合办公的热潮，以上海的We Work旗舰店为例，整个空间可以容纳千人办公。这里的空间被分成了移动工位、专属工位和私人办公室等区域，分别提供给自由职业者、微小型公司、大规模公司。每个工位以月租的形式交付员工进行使用，当支付月租成为会员后，会划分给你相对应的工位，会员在享用工位的同时还可以使用联合办公区域内的其他公共区域和设施以及配套的物业服务等增值服务。最重要的是We Work会员在这样的办公环境下可以和多个领域的人一起交流合作，不仅可以共享办公空间还可以共享知识，甚至是共享客户。这种开放式的共享办公方式，其灵活性和互动氛围越来越受到创客、大企业和自由职业者的青睐。

2 联合办公环境下的办公家具

联合办公环境在共享经济的时代下发展迅速，在国内已覆盖包括北京、上海、深圳、南京等多个城市。作为最能体现联合办公品牌特点的空间设计，现有的联合办公品牌如We Work、The Work Project、SOHO中国等都将重点放在了办公空间环境的塑造。其中The Work Project将自然环境融入到办公空间中，构成一种和谐自然的感觉（图1-图2）。而在仓库厂房的基础之上改建而成的“四合院村落”箭厂胡同文创空间（图3），以一种温文尔雅的古典风气质呈现在人们眼前，但它的内部不仅提供了接待、会议、展示、放映的工作区域，同时还设有图书馆、休闲娱乐等公共休息区，文化创意公司汇集于此，箭厂胡同已经俨然成为了他们的“集体公社”。

这些联合办公空间将包括空间设计等底层的基础模块做到标准化，而后往上叠加包含税务、人力资源、工商注册等增值服务。在模块中通过空间的设计能在一定程度上营造一种愉悦、舒适的工作氛围。但办公最重要的是一张可供员工使用的桌子，这也是和员工工作状态联系最为紧密的，许多工作岗位的员工可能一整天都在自己的工位区域内进行工作。而现实状况是企业大多采用只能满足员工基本使用需求的办公家具产品，不得不在一定程度上牺牲办公家具的体感和功能性，以此来节约企业运营成本。

联合办公空间内部设施中的固定工位的家具一般选用与开放型大空间融合度高的产品[2]，造型上也更加趋向于简洁，会根据不同区域的具体需求加装屏风、文件柜、置物架等设施，如SOHO 3Q（图4-图5）。但联合空间作为一个共享的空间，每个固定工位的位置是固定的，但使用它的员工会随着时间阶段的不同而迎来新的使用者。每一个使用者的使用习惯是不同的，尤其是工位的高度的选择，因此需要在工位的选用和设计中添加更多有关于人性化的思考。有一些公司针对这一个存在的问题做出了一些尝试，推出了具有升降功能的智能办公桌，但其机械化的升降模式很难满足员工的具体使用需求。下面本文将从普适性、人性化、绿色环保设计三个方面来对联合办公环境下的办公工位进行分析，在此基础之上制定办公工位的设计策略。

■图1-图2 The Work Project办公空间

■图3 箭厂胡同文创空间外景

■图4-图5 SOHO 3Q固定工位

2.1 人群定位和普适性

联合办公所服务的是来自不同公司或组织的团体或个人，对办公环境和设施以及配置的办公服务进行共享的一种办公模式，而办公工位作为设施中重要的一环也应该符合“共享”的原则，可以满足不同个体的使用需求。人们日常工作时，工位的桌面高度是否合理，直接关系到员工在工作时眼部、肘部肌肉、脊椎、等身体组织和器官的健康舒适[3]。在共享的办公环境下，每张工位所服务的人群在不同的时期可能是不同的，他们与工位之间所对应的人机交互关系也在不断发生着变化。

要想真正服务好每一位员工，办公工位应该具备智慧的“思想”，每一位员工使用工位时，他都会调节到使用者最舒适的工作高度，可以在保障员工的身体健康的同时还可以一定程度上提高员工的工作效率，提升整个联合办公环境的服务体验。

2.2 人性化设计

面向办公过程中工作姿态的研究分析表明，长时间保持低头或固定前倾身体的坐姿，会严重损害人的健康和办公效率[4]。所以在达到工位的差异化协同服务的基础之上，可以在产品的细节上为员工提供更加人性化的设计。例如在员工到达公司后，工位自动调节到对应员工的适合高度，在使用过程中会随着工作时间的变化，智能提醒员工调节桌面高度以切换办公姿态，避免由于久坐而引发的健康问题，为员工提供一个健康舒适的办公平台。在构建办公平台的同时，一张整洁的桌面也会给员工带来一个美好的心情状态来迎接一天的工作[5]。可以将桌面的网络线路及电源插孔安置在桌面下方，通过抽拉的方式取出和收回，这样的布线收纳设计既可以达到整洁办公的需求，也可以达到更好的使用目的。

2.3 绿色环保的工位

绿色化办公家具从具体的设计原则上看，首先应遵循环保原则，在办公家具的设计制作过程中，采用对环境友好型的可循环使用材料。在此基础之上，将重点放在家具的功能品质的把控上。功能方面，应围绕实用性原则，在满足使用者日常办公需求的前提下不添加繁琐无用的功能及装饰，从源头上减少材料的浪费；在品质上，遵循经济性原则，在合理的预算范围区间内选用品质较好的原材料，减少后期的配件更换所带来的材料浪费，以达到绿色环保的设计理念，从整体的角度考虑如何将绿色环保理念注入到办公家具之中[6]。

3 智能工位设计策略

新兴办公空间和办公模式建立的初衷是在满足企业和员工的需求基础之上，尽可能地降低公司的运营成本。总的来说，可以归纳为三个层面的概念：第一层是物理空间，第二层是服务，第三层是数字化的基础设施。联合办公未来作为与物联网联系最为紧密的行业，从进入办公空间的身份识别开始，所有的业务都将在智能办公系统内进行[7]。当联合办公模式有了数字化的基础之后，又会对其模式内的服务、空间起到优化提升的作用。

■图6 办公系统运行流程图

3.1 智能办公系统的构建

智能化办公家具的出现是顺应当前时代发展的必然，也是使用者面对高压工作环境下的迫切愿望，因而，智能化的技术在办公家具中的应用是未来发展的重要趋势之一[8]。面向于联合办公环境下相对流动性的员工所使用的办公工位，第一要素是桌面高度的“协同”，“同”不是字面意思上高度的完全一致，而是每个员工对于桌面高度满意度的一致。通过第二个要素“智能化”的手段将工位与办公系统相结合。当员工到达公司完成面部或指纹的打卡后，系统会识别出员工的身份信息，并即时唤醒该员工所属的工位。随后，工位顶部的光源将结合周围环境的光感度情况，点亮并调节到适宜亮度，桌面会由位于底部的电机制动缓慢抬升到指定的高度，桌面上的设备随之打开，员工到达工位后可直接开始一天的工作任务（图6）。

指定高度的设定依附于一套完整的智能系统，刚步入联合办公空间的新员工，通过工位侧边的工位桌面高度调节按钮调节桌面高度，系统会记忆学习员工的使用习惯，结合员工的生理特征，计算出员工专属的高度调节系统。不仅可以在每天清晨工作时唤醒到初始高度，还会随着工作时长自主或被动地调节桌面高度，在员工保持坐姿状态过久后切换至站姿的工作形态，使用站坐交替办公方式，避免静止不动的限制，增加身体的活动量改善久坐办公的习惯，为员工提供一个健康高效的智能办公平台。

3.2 办公工位的人性化设计考量

人们现如今大约有一半的时间与家具产品共度[9]。在日常的工作生活中，随着人们对品质追求的不断提高，家具设计中所要考虑的因素也应该做出相应的转变，不应仅限于其基本的功能性要求，更要在“以人为本”的基础理念之上，满足人性化家具的设计要求。

在办公工位中的人性化设计包含着功能、人机交互、材质、色彩等多个要素，以人机交互为例，当员工需要调节桌面高度时，可以用更加方便的交互方式来替代传统的机械或屏幕按键。员工可通过位于桌面两侧的触摸感应区控制工位桌面的升降，轻拍下部的感应区后桌面抬升，手指离开感应区后停止抬升，反之轻拍桌面上部感应区为降低桌面高度操作。通过对办公家具进行人性化的设计，使员工工作时可以通过更加简化的操作来达到使用目的，在一定程度上提升了员工的工作品质。

除此之外，人性化的设计范围不仅限于办公工位，它是囊括了包含灯光、网络、休闲设施等一系列要素，现在，联合办公刚刚起步，办公家具在功能性和人性化尺度上还存在很多的问题，在联合办公不断地发展过程中，随着人性化的不断注入，办公家具一定会取得一个长足的发展。

3.3 办公工位的可持续性设计

家具产品在做到“以人为本”的同时，也要注重以“自然”为本[10]。近年来，人们的环保意识随着全球环境污染问题的恶化而逐步增强，绿色环保理念在建筑、家居等各个领域的应用也越来越广泛，家具作为建筑功能的补充和完善，它未来的发展趋势也将会紧紧围绕着绿色健康的发展理念[11]。在办公家具的材料选用上，应充分重视绿色环保理念，使用可循环降解的材料，将可能的污染降到最低。在功能性上充分考虑实用性和人性化的设计原则，从使用者的具体需求出发不断地去优化办公家具产品，使工作环境变得更加的健康和高效，给使用者带来工作上的愉悦感和舒适性。

4 结语

时代的发展需要科技的支撑，而科技的发展需要我们一步一步脚踏实地去创新、去探索。随着未来时代的发展，共享经济的模式会覆盖到人们生活中的点点滴滴，越来越多的共享模式会呈现在人们的眼前。比如受我国近期受新型冠状病毒性肺炎的影响，许多公司推出“共享员工”模式，即让员工在企业之间进行临时的调动，让员工具有一定的流动性，实现人力资源的再分配，以此来降低人员用工成本。联合办公模式作为共享经济中重要一环未来一定会取得长足的发展，也意味着越来越多的人会走进联合办公的空间去工作、去生活。我们要不断地去探索创新，优化空间结构和办公家具的模式，随着智能化的办公系统的发展，不断为员工提供更加灵活、健康、舒适的办公环境。