档案管理工作信息化研究与对策

韩春阳

摘 要：社会经济的飞速发展、科技的日新月异的进步，数字化、信息化时代大潮汹涌而来，在新的形势之下无论事业单位还是企业，档案管理工作的信息化建设都面临着新的机遇与发展挑战，在实际的工作中也逐渐出现很多问题。传统的档案管理办法已经不能适应于信息化时代的发展，为了提升企事业单位档案管理信息化建设的智能化、规范化，本文对档案信息化工作现状进行了分析和研究，并从不同角度对当前问题进行分析，深入探讨档案管理信息化建设问题的对策。

关键词：档案管理;企事业单位;信息化

一、引言

随着社会和经济的迅猛发展，我国的各类企、事业单位也发生着巨大的变革。由于企事业单位资料、人员信息变化的复杂性，单位的档案管理工作一直受到了广泛关注。计算机信息化的普及和互联网技术的快速应用让档案管理工作逐渐从纸质管理、存档的时代转变到数字化网络信息时代。在这个过程中，解决了保存困难的难题，减少了档案管理工作对大量人力和时间精力的要求，使档案管理工作变得更加高效、安全、快捷、方便。但是在当前我国档案管理工作发展过程中，还存在许多不容忽视的问题需要解决，甚至还会给企、事业单位的发展带来不良影响。因此，企、事业单位的档案管理信息化建设的研究势在必行，急需针对相关问题提出解决对策。

二、档案管理工作信息化建设的意义

评价一个企事业单位、了解具体工作流程或人力资源信息，档案资料是必需的证据和查实的主要手段。在信息技术飞速发展的新形势下，网络信息技术为企事业档案管理带来了新的平台。企事业单位的档案管理通过信息平台可以完整的反映了单位的具体情况和人力资源状态，借助信息平台可以更好地对单位所有职工进行年龄、学历和工作资历等信息的分析，更有效地对单位各种资料进行汇总，更智能地进行科学化管理。档案管理工作随着信息化、智能化的不断发展，逐渐提高了管理工作的效率、加快了档案查询的速度、降低了管理工作的难度、保障了档案信息的安全、促进了整体资源的优化。因此，加快企事业单位档案管理工作的信息化建设，对整个单位的管理提升有着不可忽视的现实意义。

三、档案管理工作信息化建设过程中出现的问题

（一）企事业单位对档案管理工作不够重视

由于企事业单位档案管理工作涉及的人员较多、时间线较长，且常常耗资较大而收益较少，很难体现出好的成绩与明显效果，所以企事业单位往往对于档案管理工作缺乏关注，忽视了其重要性，为了尽量降低成本往往一人身兼多职、精简化组织构成，造成档案管理工作效率难以提升。

（二）企事业单位对档案管理工作的信息化建设缺乏资金投入

进行企事业的档案管理工作的信息化建设，软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础，需要在前期投入并使用大量的资金来进行建设。部分事业单位对于档案管理软硬件的更新、升级不够及时，许多企业更看重产品研发和市场渠道相关环节的资金投入而对档案管理工作不闻不问，都导致了企事业单位的信息化建设处于被动的初级阶段，无法利用先进的软硬件对档案资料进行管理和应用，不能及时进行信息管理工作平台的优化。

（三）企事业单位档案管理工作制度不够完善

档案管理工作一般分为六大类，分别是采集、保存、分类、检索、统计和分析等方面，是一项较为复杂的综合性工作。传统的档案管理工作方式较为死板、不够灵活，在信息化技術普遍应用的今天，大部分的企事业单位都对档案管理工作进行了改革，应用了新颖的信息技术软硬件，但在改革的过程之中，各企事业单位缺乏统一、规范化的档案管理标准，导致工作人员在处理档案管理相关细节工作时没有标准化的工作规范，尤其是在档案管理的信息化建设方面缺乏专项的信息管理制度，导致管理工作人员和档案存储、归档等操作人员无法掌握规范操作的工作要点，时常导致档案管理信息化工作出现失误。

（四）企事业单位档案管理人员信息素养有待提高

在我国企事业单位中，负责管理档案的工作人员往往不受领导重视或收入不高，导致部分档案管理人员对于工作缺乏热情，主动性不高，存在着安排任务才被动完成的现象。同时，部分企事业单位的档案管理人员在岗工作多年，缺乏一定的信息素养，对于计算机、网络的操作不够熟练，综合应用的能力也不高，导致难以合理利用信息化技术对档案进行良好、综合的管理和应用。

四、档案管理工作信息化建设问题的对策

（一）加大企事业单位对档案管理工作的重视程度和投入

当前，国家和相关机构已经开展了对各企事业单位的信息化政策扶持行动，也加大了资金、技术和人力方面的扶持力度，理应唤起各企事业单位对于档案管理工作的重视和了解。在信息化迅猛发展的新形势下，如果还处于过去的旧理念、旧观念之中，档案管理工作就会一直停滞不前，难以适应日益增长的单位内部、外部的信息资料需求，长此以往，必将影响各企事业单位的良性运转和发展。因此，必须加大企事业单位对档案管理工作的重视程度，增加企事业单位对档案管理工作的各项投入，升级、更新相关软硬件并及时进行优化管理，以便 进行快速的信息查询与获取，力争将档案管理工作持续信息化、智能化、细节化、高效化管理，为本单位的发展提供良好的资料支撑。

（二）规范企事业单位档案管理工作的制度

档案管理工作是一项复杂且繁琐的工作，尤其是在进行信息化建设的今天，从组织建设与制度建设出发，更应当对其中的每一个环节与流程制定相对应的操作标准以及规范化流程，为档案数据化管理工作的落实提供支撑。在制定具体制度的时候，相关管理人员应秉持严谨、认真的态度，尤其要关注对制度的完善，为具体管理工作的落实提供科学依据。在规范并完善制度的时候，应做到对档案数据化管理工作内容的明确以及对各级管理人员的管理职责的明确。

（三）提升企事业单位档案管理人员的信息素养

在企事业单位档案管理信息化建设中，档案管理工作人员所进行的工作已经不再是以往简单记录与保存性质的工作，需要有更高层次的信息素养。除了在新招聘相关人员时尽量招录档案管理专业类的人员，便于尽快熟悉工作之外，对于现有的工作人员的信息素养，也需要通过专业软硬件设施培训和交流，不断提高其职业工作水平。管理者可以针对当前档案管理工作人员的具体情况安排专家授课、外出学习培训、专业人员“传、帮、带”等多种形式，以及适当的奖惩机制不断促进档案管理工作人员的工作热情和积极性，促使其提高自身素养，适应档案管理工作信息化建设的需要。

五、结语

信息化时代的到来，改变了企事业单位当前很多工作的形式，同时也让档案管理工作发挥出了更大的功能。面对出现的机遇与挑战，企事业单位应当正确认识档案管理工作的重要性，加大资金、人力、技术的投入，并规范对应的制度，提升工作人员的业务水平和信息素养，积极主动投入到档案管理工作的信息化建设之中，确保档案管理工作在企事业的发展中发挥最大的效能。

参考文献

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