浅谈如何提高办公室档案管理工作效率

郭晓东

摘 要：档案管理是办公室工作中的重要基础，直接影响着办公室工作效率和质量。伴随着办公信息化的快速发展，传统的档案管理模式已逐渐无法适应现代化办公要求，在管理效率方面明显“动力不足”。本文主要对办公室档案管理中的问题进行了分析，探讨了提高工作效率的措施。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。

一、做好档案管理工作的重要性

档案是指国家机关、社团、企事业单位及个人过往发展过程中的业绩和成果的有效记录，是成长过程的记忆，是宝贵的历史财富。档案管理工作是办公室工作的重要基础，是提高机关单位工作效率和质量的基础性工作，它不仅能展现每个单位、每个人的成长过程，还能为组织人事等部门以及领导决策提供可靠的依据，做好档案管理工作，对单位科学管理、民主管理等有着十分重要的作用。

二、当前办公室档案管理存在的问题

（一）办公室档案管理工作的重视程度不够。档案管理是办公室工作中的重要组成部分，然而许多单位对档案管理的重视不够、要求不高，致使档案管理工作停滞不前。一是单位领导对档案管理的标准化、现代化、重要性还不了解，认为档案管理工作只是简单的材料收集、整理和保存，没有把档案管理工作放到重要位置，更舍不得花精力、财力投入建设，放松乃至忽视了档案管理工作;二是办公室档案管理人员大部分都是兼职人员，对档案的重要性认识不足，认为档案管理可有可无，工作缺乏主动性，只尽到了保管员责任，无法体现档案的使用价值;三是许多档案管理仍为纸质版，档案管理信息化利用率低，不能适应现代化档案管理要求。

（二）办公室档案管理人员的专业素质不高。档案管理人员大多是身兼数职，缺乏专业培训，管理水平不高，严重影响了办公室档案管理工作效率。一是办公室档案管理人员大多是兼职，对档案管理重要性认识不够，没有主动学习档案专业知识和相关技能，致使档案整理管理无序、质量不高;二是组织档案管理人员参加系统培训较少，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟练，致使业务水平和实操能力不高，不能满足档案管理现代化信息化的要求;三是办公室工作人员流动大，无相对固定的专、兼档案管理人员，工作稳定性较差，业务能力不强，只能从事简单的档案资料收集、保存，不能规范化地进行整理、立卷、归档等工作。

（三）办公室档案管理的规范化信息化不强。很多单位缺乏先进的档案管理模式，存在著管理不规范的情况。一是大部分单位档案工作经费投入力度不大，档案管理设施陈旧落后，安全保护措施不到位，一定程度上制约了档案管理工作的正常开展;二是缺乏档案管理激励机制，单位领导和档案员对档案管理工作存在消极情绪，缺乏主动性和积极性，认为干好干坏一个样，档案管理得过且过，没有发挥档案的重要价值;三是大多数单位档案管理工作仍采用纸质化方式，信息化配套设施投入不足，没有建立专属的档案管理系统，档案管理信息化程度较低，影响了档案利用率和管理效率。

三、如何提高办公室档案管理效率

（一）建立健全办公室档案管理制度。科学完善的档案管理制度是档案管理科学化的重要保障。一是各单位要结合自身实际，科学编制档案管理工作的流程和规范，对各项管理工作进行全面的安排和指导;二是单位领导要高度重视，建立机制、压实责任，把档案管理工作作为单位一项重要基础工作来抓，确保档案管理工作有人抓、问题有人查、责任有人负，做到及时收集、整理、归档，才能确保档案管理工作有序开展;三是要加大档案管理的宣传力度，让干部职工知晓档案的重要性和利用价值。

（二）提高档案管理人员专业素质。加快机关档案管理信息化建设，硬件设备是基础，培养创新型人才是关键。一是档案管理人员要加强专业知识及科学知识学习，涉猎与档案管理有关的书籍，汲取档案管理的先进经验，并结合实际情况，制定适应时代、适合单位的管理体系;二是档案管理人员要严格按照国家《档案法》等相关规定管理档案，不得随意泄露个人隐私或单位秘密，要深知档案的极端重要性和使用价值，以恪尽职守的工作态度保证档案的安全性、完整性和严密性，以良好的服务意识，为档案查阅者提供高效优质服务;三是档案主管部门要积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、现场讲解等方式，传授档案信息化建设方面的专业知识，让档案管理员及时掌握方法，少走“弯路”，不断提高他们的档案管理水平和见识。

（三）提升档案管理信息化水平。发挥网络信息化技术在办公室档案管理工作中的作用，让档案管理更加有序、快捷。一是要加大对档案信息化管理设备的投入力度，改善档案保管保护条件，完善防火、防盗、防潮等安全防护设备;二是要结合单位实际，统筹规划、分步实施、突出重点，把现有纸质、实物档案分门别类、规范标准的实现数字化转换，对库藏档案进行数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，逐步建成层次分明、量多质优的档案信息数据库，更好地保护档案原件;三是要加强档案信息化管理的安全防范，通过针对性措施来保障电子档案信息资料不受外界非法攻击影响，避免单位或个人档案资料被盗取、丢失，同时，要加强办公室档案管理人员的安全意识培养，建立健全档案安全保密机制，使档案管理工作走向专业化、制度化。

参考文献：

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