事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

梁双江

摘要：随着现代技术的快速发展，事业单位的档案管理工作也发生相应的变化，当前事业单位的档案管理信息化建设已经成为了时代发展下的必然趋势，是一种新型的档案管理方式。但是，事业单位档案管理信息化建设在建设的存在中还存在一些问题，因此事业单位的相关人员需要对此有充分的认知，并积极的采取针对性的解决方案进行处理。才能够推进事业单位档案信息化的发展。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

事业单位的档案管理信息化建设就是将纸质档案利用信息技术相关手段进行转换，然后保存在计算机上，并建立相关的数据库，从而在需要查阅资料时能够快速准确的查找到所有内容。

1 事业单位档案管理信息化的重要性

在信息化时代，事业单位档案管理信息化的建设，不仅符合时代发展的趋势，同时也能够促进整个事业单位的办公信息化，从而有利于事业单位的发展。此外，档案管理工作的信息化能够提高当管理人员的工作效率，保证了纸质档案的完整性，能够减少档案管理工作人员的工作量。因此，事业单位相关人员需要重视档案管理信息化建设。

2 事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 缺乏对档案信息安全的保障

事业单位与普通的民营企业不同，事业单位的很多资料涉及到国家机密，因此在对相关资料进行信息化的过程中，一定要注重相关内容的安全性和保密性。因为一旦泄露部分资料内容，就会导致国家保密信息被泄露，从而造成不良的社会影响，危害到国家的安全。但是在日常的档案管理工作时，部分的事业单位的领导以及档案管理人员，对信息内容的安全性缺乏足够的重视，部分档案管理人员使用存储机密信息的计算机进行购物、网页的浏览等，就会导致国家机密文件被泄露。因此事业单位的领导和档案管理工作人员必须要重视这些问题，要在确保了档案内容安全的基础上进行信息化建设。

2.2 档案管理工作人员综合素养较低

当前在我国事业单位的档案管理工作中，从事该项工作的大多为受教育水平较低的人员，因为大部分人员认为档案管理工作缺乏技术性和专业性，而且受重视程度较低，导致部分事业单位的档案管理工作人员综合素养降低，专业性较差，甚至部分人员无法熟练的应用计算机。而档案管理工作人员的综合素养也直接影响到档案管理工作的信息化建设。

2.3 信息化建设速度较慢

将事业单位的档案管理信息化是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，需要相关领导的重视以及档案工作人员的积极配合，但是在实际上部分事业单位的领导对于档案管理信息化的建设重要性较为忽视，部分单位甚至到目前为止还没有进行全面的档案管理信息化建設，导致了当前部分事业单位的大部分档案是传统的纸质管理模式。而纸质管理对于档案存储的环境有一定的要求，而且纸质管理容易丢失，容易损坏，查找起来较为困难。因此，相关领导需要加强重视，加快信息化建设速度。

3 解决方案

3.1 保障信息安全

事业单位的部分资料涉及到国家的机密，如果泄露将会影响到国家的发展，造成严重的后果，因此事业单位的领导人员需要重视信息的保密性和安全性，可以安装安全软件，对事业单位的网络环境进行保护，降低事业单位信息窃取和信息接泄漏的机率。其次，还需要加强对档案管理人员的培训，加强他们的安全意识，并签订保密协议，防止信息的泄露。

3.2 提高工作人员的综合素养

要加快事业单位的信息化的建设，首先就需要重视相关人员的信息化技能以及综合素养的提高，事业单位需要定期的对相关人员进行培训，让相关人员能够了解到档案管理工作对于事业单位的发展的重要性，增强他们的职业责任感。其次，还需要对相关人员进行信息技术相关内容的培训和专业知识的学习，如扫描仪的使用，相关数据的录入、数据库的检索方式等，提高他们的信息化能力和专业素养。在工作人员完成了培训后，还需要定期的组织考核，并将考核结果与薪资水平相结合，提高工作人员的培训积极性，促进工作人员综合素养的提升。

3.3 加速推动档案管理信息化建设

事业单位的领导需要加强对档案管理信息化的重视，并根据自身的情况制定档案管理工作的制度和监督制度，对档案管理人员进行约束和管理，使档案管理工作规范化，并充分的保障相关资料的安全性。此外，事业单位的领导需要做好档案管理工作重要性的内部宣传，加强基础配套设施的建设，从而激发相关人员的工作热情。

4 结语

随着信息化时代的到来，事业单位也需要加强信息化建设，尤其是档案管理工作，档案管理水平直接影响到事业单位的发展。因此，事业单位需要重视档案管理工作的信息化建设，加强对相关人员的培训，提高信息化建设水平。

（作者单位：内蒙古兴安盟扎赉特旗纪检监察干部培训中心）