企业工程类物资采购存在的问题及改进措施

吴红香

【摘 要】 工程项目的采购管理是项目建设的重要环节，必须符合国家法律法规、行业监管要求、及相关强制性标准的规定。在管理中，工程物资类采购存在金额大、专业性强、风险廉洁点多、管控难的问题。审计从宏观的角度通过审核招投标/竞争性谈判等采购文件的编制、采购过程的合法合规性、合同条款的规范性等，揭示采购管理中存在问题，并将事后审计转变为事前、事中审计，防范于未然，帮助企业规避风险，挽回损失，提质增效。同时，还深入挖掘问题产生的根源，为完善项目管理，提出合理化的改进意见和建议。

【关键词】 工程物资 采购 问题 改进

一、采购管理存在问题

对于生产型企业来说，采购总额占比前三的往往是生产主料（包括原料及大宗辅助材料），其次是工程项目类（包括改扩建项目、及工程相关的设备及材料），最后是生产所需的服务类项目（包括物流运输、维修等）。由于工程项目采购金额大、专业性强，往往是违章操作的高发地，同时也是审计关注的重点，审计从企业发展战略、组织架构、业务模式分析等方面入手，揭示采购管理中的核心问题和潜在风险。并以问题、风险为导向，对关键流程管控问题进行深层次检查和剖析;通过穿行测试、对比分析、访谈等一系列审计方法深入挖掘本质原因。通过梳理发现，工程类物资采购中存在的问题，主要集中在以下几点：

1.设计图纸不充分就进行工程招标。由于为了赶工程进度等原因，应建设方要求，设计单位组织设计人员在项目现场集中办公，“边论证、边设计、边施工、边修改、边优化“，前期施工主要依据白图或电子版图纸，图纸会签和施工图会审环节未能得到有效控制。企业按图采购，即使是采购程序正确，也必将导致大量的设计变更，甚至形成低价中标，高价结算的局面。同时，还存在设备采购后，发现与工艺流程不匹配，为确保正常生产，企业不得不与供应商协商进行更换，或重新采购、重新安装调试，不但影响了生产，还造成设备的闲置和投资的增加。所以设计图纸不充分就贸然采购，必将导致采购失败。

2. 规避工程招标、虚假招标。根据国务院关于《必须招标的工程项目规定》的批复，施工单项合同、与工程建设密不可分的重要设备、材料等货物达到一定金额时必须公开采购，企业出于种种原因，往往肢解项目后，通过竞争性谈判、比价等方式进行采购。甚至招标人，招标代理单位、投标人恶意串通，进行虚假招标。

3. 对招标代理单位监督力度不够。由于在合同中对招标代理单位的权力和义务约定的不详细，当招标代理单位在招标现场的人员专业能力不足时，容易造成流标，或者招标成功后，中标单位的专业能力、经验达不到要求等，造成项目返工或延迟交付使用等问题。

4.涉嫌围标、串标。围标和串标的方式多种多样，在审计过程中难以查实。如，投标方的IP地址一致、手机号一致，投标单位投标文件异常一致，多项招标项目各投标单位报价呈规律性变化，等等。

5.招标条款与合同约定不一致，使采购方受损。某发电项目，厂前区工程为综合费率招标，招标文件要求“报价方式为综合费率下浮，投标人价格在合同实施期间不因市场因素变化而变动”，而在实际签订的合同中，依据其附件表明材料价格据实调整。在招标文件中，承包方完全承担市场价格风险，而实际签订的合同中，承包方无任何市场风险，合同签订与招标文件不相符，使本次招标失去了实质性意义，既违反《招投标法》的相关规定，也未能充分维护企业自身利益，不利于项目投资控制。

二、改进措施

1.采购管理体系做保障。成立采购领导小组和项目小组，明确管理职责;配套出台相应的监督和追责机制，签订项目责任状。以领导小组为核心，推动和落实企业采购管理与执行体系的运转与完善，同时，为项目工作小组提供决策、支持和帮助。统筹兼顾采购的事前规划，事中的执行，事后的控制维护，以达到降低项目成本，保障项目质量的目标。项目小组主要负责采购的实施与具体管理。

2.推进廉洁、务实的文化建设。一是集体决策，提升决策的透明度，减少暗箱操作;二是严要求，靠制度和廉洁文化共同保证采购环境的公平、公正;三是公布廉洁电话和管理指引;四是引入效能监察，对所有采购活动进行全过程监督，包括采购现场监标、采购执行监督等;五是培养积极健康的合作关系，从全方位、多角度对承包方进行评价，引导承包方以专业技术能力和良好的服务取胜。

3.引入全程跟踪审计，全过程参与项目建设管控。在项目启动前，选定审计机构。施工图出来后，委托专业机构编制工程量清单，然后由审计机构审核。以最终审定价为依据确定招标项目的控制价。此做法即控制了工程造价，又防止投标单位高估冒算或不平衡报价。在项目建设中，全程跟踪审计单位全过程参与了项目建设管理，为建设方提供了较好技术咨询服务，也为项目建设投资把控起到关键性作用。

4.推行集中采购。依托集采的规模优势，优化资源，通过战术采购与战略采购相结合，实现采购资源共享、统一管理，利于提高采购成本的控制能力。

5.建设信息化采购平台。通过采购信息化建设，使采购制度、流程嵌入到系统中进行管理。通过制度管人、平台管事，达到“采购业务合规可控，实现采购管理价值增值”的管理目标。

从采购需求，到采购定价，再到合同签订，实现全程在线操作，采购过程记录归档;结合采购管理制度达到阳光采购、规范内控、提高效率、统一管理、降低采购成本的项目目标。优化采购流程，实现采购部门与供应商在线协同，保证沟通的高效、准确，减少事务性工作，减 少人为差错，实现文档标准化。同时，采用大数据分析方法，采购平台自动锁定IP地址相同的投标方，并提出警示信号，提前防范串标、围标的不合规行为发生。

总 结

工程物资采购是项目成本控制的重要环节，采购环节节约1%，项目成本将降低5%-10%。采购也是项目质量控制的第一关，一旦放松，即使投入使用后，再投入数倍的精力与成本都难以彌补。对采购风险的管控程度，往往决定了项目的成功度。企业若想降低采购成本，增加企业利润，应认真分析采购成本影响因素，选择适合本企业的采购成本控制策略与方法，扎实做好企业的采购管理工作，提升企业采购人员的采购管理水平，才能有效解决企业采购中出现的各种问题。