高校重大事件档案收集工作探讨

程娟

摘要：高校重大事件档案是高校档案资源中的重要组成部分，具有产生的不确定性、内容的广泛性、来源的丰富性、形成的集中性、形式的多样性等诸多特征，客观上给收集工作增添了难度。高校重大事件档案的收集工作是档案形成中最基础的重要环节，收集管理好高校重大事件檔案，对于今后工作查考研究、宣传教育等都具有重要意义，因此在此类档案收集过程中应遵循科学的工作原则和方法，明确收集范围，应收尽收，保证档案工作高质量完成。

关键词：高校档案；重大事件；疫情防控；档案收集

分类号：G272.2

Discussion on the Collection of University Major Events Archives——A Case Study of Collection of Epidemic Prevention and Control Archives

Cheng Juan

（Archives of Jinling Institute of Technology， Nanjing， Jiangsu， 211169）

Abstract：The archives of major events are an important part of the archives resources in colleges and universities， which have many characteristics， such as the uncertainty of occurrence， the universality of content， the richness of sources， the concentration of formation and the diversity of forms， which objectively add difficulties to the collection work. The archives collection of major events in colleges and universities is the most basic and important link in the formation of archives， and it is of great significance to have a good collection and management in the archives of major events in colleges and universities for future research， publicity and education. Therefore， in the process of collecting such archives， scientific working principles and methods should be followed， the scope of collection should be clear， and collect all that is needed to ensure the completion of archives work with high quality.

Keywords：CollegeArchives；MajorEvent；EpidemicPreventionandControl；AchivesCollection

高校重大事件档案具有产生的不确定性、内容的广泛性、来源的丰富性、形成的集中性、形式的多样性等一系列特征，收集难度大，如何做好收集工作、为何要收集、采用何种方法收集、收集的原则是什么、收集的范围又是哪些等，都是高校档案工作者需要明确的。2019年12月，新冠肺炎疫情发生以来，党中央高度重视，习近平总书记作出一系列重要指示、批示，多次发表重要讲话，为高校疫情防控工作提供了根本遵循。在此次突发重大事件中，高校各部门和广大师生校友团结一致、共同抗疫，由此形成了大量文件材料，收集管理好这些材料，能够真实记录和完整保存这一历史过程，对于今后工作查考研究、宣传教育等都具有重要意义。疫情的发生，使得探讨高校重大事件档案的收集工作迫在眉睫。

1高校重大事件档案的界定和特征

1.1高校重大事件档案的界定

重大事件是在某个社会群体，如社区、地区、民族和国家乃至全球的视野下，具有“重大”特征，值得纳入社会记忆的事件。[1]高校重大事件档案是指高校在重大事件中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、音视频、电子文件、实物等各种形式和类型的历史记录。

与重大活动档案有所不同，重大事件档案侧重在有突发性质的重大事件中形成的档案，而重大活动档案侧重在有目的有计划举办的重大活动中形成的档案。[2]根据《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》第三条规定，重大事件档案更符合在重大自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件中产生的各类档案。

1.2高校重大事件档案的特征

高校重大事件档案虽然是高校档案的重要组成部分，也属于高校档案的范畴，但它具有不同于常规档案的特征，要想做好此类档案的收集工作，只有明确高校重大事件档案形成的特征，才能更有针对性地、更高效地收集到有价值的档案。具体特征如下：

（1）产生的不确定性

许多重大事件的发生本身就具有不确定性，事先无法预知。对于高校而言，无论是内部发生的重大事件，还是参与社会重大事件，都存在不确定性，无法预见。如疫情防控工作档案资料主要来源于疫情防控工作，其随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和发展的不确定性[3]，直接导致涉及档案产生的不确定性。另外，重大事件的发展从产生到结束有时也不能完全被确认，是一个动态发展过程，这种不确定性加大了事件处理的难度，给档案的收集带来困难。

（2）内容的广泛性

重大事件一旦发生，即会产生巨大影响，涉及面广，其内容具有广泛性。一方面，从重大事件的产生、发展到结束，都会生成一系列应对、防御及处置的材料；另一方面，高校还会在党群、行政、教学、科研、财务、设备、声像、实物等各个门类产生材料。上述这些材料反映了事件的各个方面、各个环节，共同构成了一个整体，全面、真实、准确地记录了高校应对处置重大事件的整个过程，其涉及内容是非常广泛的。

（3）来源的丰富性

从来源主体看，高校重大事件档案有国家、省、市等下发的有关疫情防控工作要求的文件等；有学校各部门产生的文件材料，如学校及二级单位或临时机构产生的文件、会议材料等；有学校师生参与事件形成的原始材料，如工作资料、感受感悟、抗疫日记等；有校友的抗疫故事、物资捐赠材料等；有网络、新闻媒体关于学校及师生校友的宣传报道等。这些出自不同主体来源的材料，将人们预防、应对、抵御和善后处置重大事件的过程全面、综合地记录了下来，充分体现了其来源的丰富性。

（4）形成的集中性

重大事件自发生起，会在短时间内产生大量的原始材料，这些材料的数量和种类呈爆发式增长，集中形成于某一个时间段。如疫情防控工作机构的成立文件、各类防控工作方案以及联防联控、物资采购、奖惩、志愿服务等材料都在短期内迅速形成。当重大事件发展到一定阶段及至结束后一段时间，材料的产生数量会直线下降，直至零增长，因此具有形成的集中性特征。

（5）形式的多样性

高校重大事件档案的形式具有多样性。从载体来看，有纸质材料、电子文件、各类实物等；从制作手段来看，有摄影、摄像、录音等；从表现方式来看，有文字、图表、照片、音视频等；全媒体时代的到来，各新闻媒体、自媒体、社交媒体及影视爱好者在直播、采访过程中形成的纪实性资料和宣传报道，师生们创作的网络文化产品，如文章、诗歌、音乐、绘画、海报、短视频等，共同形成了形式多样的材料。

在明确了高校重大事件档案的界定和特征后，我们将着手探讨为什么要收集（Why），即收集的意义；怎样收集（How），即收集的原则和方法；收集什么（What），即收集的范围。

2高校重大事件档案收集的意义

高校重大事件档案的收集工作是进行高校重大事件档案整理开发和利用的前提，做好高校重大事件档案的收集对于整个高校重大事件档案工作都具有重要意义。疫情防控工作中形成的档案資料是高校师生认真贯彻落实国家、省、市决策部署，实施疫情防控阻击战形成的重要历史记录，对于构建完整的高校记忆，完善高校档案管理的内容，科学有效地进行高校管理，体现组织动员力、执行力，以及为校园文化建设提供鲜活案例等具有重要价值和意义。

2.1丰富高校档案资源，构建完整的高校记忆

高校重大事件档案是学校档案资源的重要组成部分，做好收集工作，能够丰富高校档案资源，对构建完整的高校记忆具有不可替代的作用。如疫情防控工作中形成的各类文字、照片、音视频和实物等材料，能够真实记录和完整反映这场重大突发公共卫生事件的防控全过程，收集这些档案材料就是为了守护好这段高校记忆。

2.2建立高校档案管理体系，完善高校档案管理内容

收集高校重大事件档案有助于建立包括常态管理和应急管理在内的高校档案管理体系，完善高校档案管理的内容。在档案常态化管理方面，我们已经在理论与实践领域取得了卓著的成果，积累了丰富的经验，形成了许多行之有效的制度和办法，取得了较为理想的成效[4]。而在重大事件面前，高校档案的应急管理尚处于起步阶段，与应急管理相对应的理论和实践不及常态管理丰富，内容也不够充足。收集高校重大事件档案不仅能够完善档案管理的内容，还有助于建立包括应急管理体制、机制、评估等在内的高校档案应急管理体系。

2.3为高校管理的科学、有效，提供必要的信息基础。

高校重大事件档案能够为高校管理者实现科学、有效的管理提供必要的信息基础。如2003年的“非典”防控档案，由于具有相似的发展规律，可以为校领导决策部署全校新冠疫情防控工作提供重要参考，为学校应对新冠疫情、做好防控工作发挥积极作用；高校疫情防控档案可以为高校专家、学者开展进一步的科学研究工作提供信息基础；可以为今后干部选拔和任用等组织人事工作提供信息参考；可以为今后学校教学管理、学生工作、校园治安综合治理及后勤保障等方面的应急管理提供信息基础。

2.4为校园文化建设提供广泛的素材、鲜活的案例

收集高校重大事件档案能够为校园文化建设提供广泛的素材和鲜活的案例。高校疫情防控档案能够充分体现全校干部师生团结一致、全力以赴共同抗击疫情的良好风貌，体现担当作为、服务奉献、共克时艰的精神。以档案为载体的鲜活素材和案例可以传播抗疫一线的感人故事、所见所闻所感，凝聚校园文化精神。如党员干部身先士卒、不畏艰险、冲锋在前的逆行故事；专业教师、一线辅导员不忘师者初心、停课不停教的育人故事；莘莘学子从我做起、自律有责、停课不停学、志愿服务、为群众分忧的青春故事；校友不忘母校，自购抗疫物资捐赠母校、饮水思源的感恩故事；企事业单位雪中送炭、捐赠抗疫物资、保障师生健康安全的担当故事等。

3高校重大事件档案收集的原则与方法

与常规档案收集工作的常态化、规范化、有序性、相对可控性等特征相比，高校重大事件所引发的档案收集工作，具有产生的不确定性、内容的广泛性、来源的丰富性、形成的集中性及形式的多样性等特征。因此，常规档案的收集工作模式难以套用到重大事件的档案收集工作中，高校档案工作者应该在具体的收集工作中结合重大事件的特征，遵循科学的收集原则和方法。

3.1收集原则

（1）应急处置优先原则

重大事件突然发生后，高校首先要做的是应急处置。在疫情防控工作中，档案收集必须让位于应急处置，应该让工作人员把更多精力投入到疫情防控第一线，不能增加疫情防控工作负担。当疫情防控阻击战取得阶段性胜利后，收集工作不再与应急处置产生冲突，此时再开展收集工作较为科学。

（2）应收尽收原则

高校重大事件档案的收集范围应突破常规档案的收集范围，事件中形成的过程性材料和终结性材料均要收集，力争做到应收尽收、应归尽归。高校重大事件往往影响较大，涉及面广，其产生的材料无论是内容还是形式都非常丰富，在收集时可以采用“先进馆后鉴定”的方法，成都中医药大学档案馆在汶川地震期间即采用了此法，“宁滥勿缺”，以确保抗震救灾留下完整的历史记忆。[5]疫情防控档案的收集也可参照此种做法。

（3）全面及时原则

由于重大事件的发生具有不确定性，因此当重大事件发生时，高校档案部门应迅速响应，抓住时机，及时制定重大事件档案材料收集工作的通知，对各部门、各二级单位提出档案收集工作要求，明确收集范围和标准，从制度上确保全面及时；积极与疫情防控工作领导小组等各工作机构建立联系，协调确定各机构档案工作负责人及档案员，在原有工作网络基础上，组建学校重大事件档案工作网络，主动与各工作机构的牵头单位对接，指导收集业务，从机构上确保全面及时；高校档案工作者此时应切换档案收集模式，变常态模式为应急模式，变被动为主动，变静态为动态，积极参与，主动介入重大事件的每个环节，实现前端控制、全程服务，从工作模式上确保全面及时。

3.2收集方法

收集高校重大事件档案材料时应改变常规档案的收集模式，采用人工收集、网络收集以及两者相结合的方法。只有采用科学的收集方法，两种方法相互补充、灵活运用，才能确保收集工作质量，最终实现材料收集的完整齐全。

（1）人工收集

人工收集，一方面是指高校各部门、二级单位按照归档制度将文件材料移交档案部门，这是一种最主要的也是最传统的收集方法；另一方面，高校档案工作者应主动出击，深入重大事件的处置一线，公开征集各种有价值的材料。

（2）网络收集

網络收集，一方面是指通过高校档案管理系统接收需归档的重大事件档案材料，如在OA系统中流转形成的与重大事件有关的电子文件等；另一方面，对于微信、微博、社交网站等基于互联网应用程序的社交媒体上的重大事件信息，可以通过信息技术手段实时捕获或直接下载，以达到完整收集的目的。

4高校重大事件档案收集范围——以疫情防控档案为例

在了解高校重大事件档案的界定、特征、意义及科学的收集原则和方法基础上，只有进一步明确收集范围，才能保证收集工作的有序开展，做到应收尽收。高校重大事件档案的收集范围应包括重大事件发生的整个过程中形成的材料，能够全面客观地反映和体现重大事件产生、发展和应急处置过程的各种信息。包括能体现重大事件发生、发展、最终走向的材料，重大事件涉及的人物，重要的工作节点及产生重要社会影响的材料等。笔者根据不同来源将高校重大事件档案材料的收集范围简要汇总为以下三种类型（如表1所示）：

第一类是来自上级机关部门。重大事件发生后，国家、省、市等上级机关部门会快速通过政务平台或机要渠道下发有关应急处置部署的文件材料。目前多数高校具有智慧校园建设背景，档案管理系统已和校内多个业务系统实现了集成，如OA系统中，上级下发的电子文件在办理完毕后能够实现线上实时归档，由于“双套制”的要求，纸质副本可以在重大事件结束后2—3个月内完成线下归档。

第二类是来自学校内部各部门。学校由于应急处置形成的各类文件材料，如应急处置机构的成立文件、应急方案、制度规定、各类会议材料，应急处置工作中形成的其他各种管理材料等，这类材料通常需要在重大事件结束后，由各应急处置机构的牵头单位经过系统整理后归档，时间通常是重大事件结束后2—3个月内。

第三类是来自师生、校友及社会。重大事件的发生，对师生、校友及社会都会产生极大影响，人们在团结一致、共同面对重大事件过程中，会产生各种类型、各种载体的材料，这些材料常常是散落在个人手中，或是各类新闻媒体、社交媒体及自媒体平台上，其中不乏具有较高归档价值的材料，能够多维度构建高校重大事件的记忆，因此也应纳入收集范围，通常以公开征集的方式进行收集，收集时间不限，可长期进行。

高校重大事件档案的收集范围中还应重视不同载体材料的收集，包括纸质文件材料、声像文件材料（照片、音视频）、电子文件材料和实物等。

以疫情防控档案为例，高校疫情防控档案是高校重大事件档案的一类。疫情发生后，国家档案局于2020年2月7日发布了《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》[6]，湖北省档案局（馆）、江苏省档案局（馆）等多家档案主管部门发布了做好疫情防控期间档案工作的通知及征集公告，武汉大学、南京大学等多家高校在校园网上发布了疫情防控档案收集归档工作的通知及征集公告。笔者根据《高等学校档案管理办法（教育部27号令）》《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》等要求，结合高校疫情防控工作实际，将高校疫情防控档案的收集范围进行了系统梳理。高校疫情防控档案的收集范围主要包括归档范围和公开征集范围两个部分。

4.1高校疫情防控档案归档范围

高校疫情防控档案的归档范围主要是指高校在疫情防控期间成立的各类应急处置机构形成的材料及上级机关部门下发的应急部署文件等，档案部门以接收为主（详见表2）。

4.2高校疫情防控档案公开征集范围

公开征集是高校疫情防控档案按归档制度接收的有效补充，通过开展征集等方式和途径，将与疫情防控有关的各类文件材料（各单位归档范围以外的）收集起来，以确保齐全完整、真实、可用[7]，公开征集的材料与归档范围内的档案共同构成了更加立体、全面和丰满的高校抗疫记忆。公开征集的范围主要包括以下内容：反映师生、校友先进事迹的材料；反映师生、校友参与抗击疫情、联防联控、共克时艰、团结一心的相关材料；反映抗疫期间师生、校友居家生活、工作及校园面貌的材料；师生、校友在国内外期刊或新闻媒体、自媒体、社交媒体发布的有关防疫抗疫的科研成果、访谈音视频等；师生、校友创作的以防疫抗疫为主题的艺术作品等（详见表3）。

5结语

收集工作是高校重大事件档案管理的第一个环节，也是一个最重要、最复杂的工作环节。高校重大事件档案的收集既是一项传统的档案管理工作，也是一项需要结合自身特点、遵循科学原则和方法进行的工作。历史无声，档案有痕。高校在此次疫情期间发生的点滴将会由高校档案工作者通过自身的业务活动，在师生校友及社会各界人士的共同努力下，以疫情防控档案的形式收集进馆，构建出一个完整的高校抗疫记忆。

*本文系南京大学完善重大疫情防控体制机制研究专项“重大疫情档案资源库建设研究”阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]蔡娜.重大事件档案管理机制研究[J].档案学通讯，2012（3）：65-67.

[2]黄香玲，吴博文，李鸿.“双重”档案概念初探[J].兰台世界，2013（23）：45.

[3]张斌，杨文.关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理的建议[N].中国档案报，2020-02-10（003）.

[4]薛匡勇.重大突发事件中的档案应急管理研究[J].档案学通讯，2013（5）：86-89.

[5]刘谷辛，吴丽娜，邢芳芹.从5·12看重大突发安全事件档案的收集[J].兰台世界，2009（5）：4.

[6]国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知[EB/OL].[2020- 02- 07].http：//www. saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/d8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d. shtml.

[7]黄庆，仝莉，尹庆红.对新冠肺炎疫情防控档案工作的几点思考[J].云南档案，2020（3）：47-50.