浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策

王丽华

摘 要：随着信息化技术的发展和应用，档案信息化管理是企业现代化建设中不可获取的重要组成部分。现代化档案管理工作逐步引入信息化技术。不断提升对档案的管理水平。在办公效率不断发展的时期，企业不断探索信息化建设的同时，提高档案规范性管理模式，加强档案管理信息化建设，提升档案管理的工作效率。本文围绕信息时代企业开展档案信息管理面临的现实问题和企业开展档案信息化管理的路径探析，从两个维度出发，对企业如何做好档案信息化管理展开深入解读。

关键词：信息时代;档案管理;问题及对策

档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成原始材料。档案具有时效性、价值性和系统性的特征。随着信息技术的不断发展，为档案管理工作带来了挑战和机遇。

一、信息时代企业开展档案信息管理面临的现实问题

社会经济不断发展的今天，伴随着企业改制活动的深入推行，做好档案管理工作是取得企业发展的关键所在。随着信息化技术的发展，档案管理数量的不断增加，加速档案信息化管理进程实现现代化档案管理尤为重要。但在深入了解中，不少企业在档案管理工作存在诸多问题。

（一）缺乏信息化、数字化档案管理水平

在档案管理过程中经历传统人工存档、人工与计算机统筹管理和依靠信息化大数据管理档案的历史演进。随着信息技术的不断发展，企业对档案管理贯穿于整个管理过程，现代化档案管理工作，不仅需要对传统档案进行有效保管，还需要对网络鉴定、识别归档和定时储备等多项功能管控。部分企业设立专门的档案管理部门，但是利用计算机网络技术，开展档案信息化管理水平较低。档案管理部门对储存分类、更新保存和备份存储容易出现丢失和损坏等情况[1]。

（二）档案管理人员工作效率有待提升

在企业中不少档案管理人员安排即将退休或文凭较低的职工管理，档案管理团队的综合水平较低，对档案管理工作的认识不足，无法实现现代化智能管理手段在档案管理工作中的应用。长此以往，由于缺乏思想上的督导和管理上的指导，档案管理工作出现遗失、漏寸及丢失等不良情况发生。

二、企业开展档案信息化管理的路径探析

就企业发展而言，开展信息化管理系统的目的是实现多种业务的综合性管理，在根本上提升运行状况，改善管理效率。

（一）提升数字化档案管理的水平

随着信息技术的发展，开展档案管理工作的目的是实现多种业务的综合性管理，在根本上提升科技指引发展，改善现阶段档案管理工作效率。单位在生产活动中，设立专门的档案管理部门。对基础文件进行保存的基础上，提高对更新替代文件的保持。充分利用计算机网络技术，开展档案信息化管理。管理部门对储存分类、更新保存和备份存储等内容集中管理，避免出现丢失和损坏等情况。还要对档案保存周期和使用权限做好定期维护工作。

将纸质文档通过扫描、录入等方法，将信息存储到专门的档案管理计算机数据库中，以实现快捷检索、同步备份、具有存储空间小、维护方便、安全可靠等特点。档案管理数字化是信息时代发展的必然趋势。构建数字化的档案管理，应注重选择安全可开的档案管理软件。因为，质量优异的档案管理软件，是协助档案管理工作者开展各项档案管理工作的重要保障，在提高经济效益的同时，还可以大大增加办公效率[2]。

（二）构建统一的电子档案信息管理体制

企业在生产活动中，设立专门的档案管理部门。对基础文件进行保存的基础上，提高对更新替代文件的保持。充分利用计算机网络技术，开展档案信息化管理。管理部门对储存分类、更新保存和备份存储等内容集中管理，避免出现丢失和损坏等情况。还要对档案保存周期和使用权限做好定期维护工作。从企业领导的角度，加大对电子档案信息管理人员的工资待遇及硬件基础购置，同时，加强电子档案的管理相关工作的部署，从整体上提升对信息时代档案管理工作的重视，对档案的储存分类、更新保存及备份储存等工作加强管理和监督[3]。

（三）加强对档案管理部门的人员培训

企业在选用档案管理部门人员时，需要考虑管理人员的综合素质。选拔积极优秀且富有责任意识的专业人员开展档案管理工作。同时，不断学习基础专业知识的技能外，还全面提升计算机网络基础、档案软件使用水平和恪守职业道德等方面培训。

新形势下，做好档案信息化建设，从管理入手。严格执行职业上岗制度，定期开展业务考评工作。建立完善的档案信息化管理制度。积极配合档案信息工作的开展。充分调动档案管理工作人员的积极性，从而更好地开展档案管理工作。

（四）循序渐进的加强档案管理

企业的档案信息化管理具有较强的系统性，保障安全管理的情况下，循序渐进地开展建设工作。档案管理工作内容全面丰富，为此加快档案数字化进程，除了要构建统一的管理平台外，还要重视对原始资料的保存。结合企业的自身发展状况，强化数字化建设。

加强档案管理中重要的基础是保障运行系统安全，这就需要加强对来往资料的可靠性监督。保障档案共享人员的登陆状态、处理状态的安全。借助数据备份、拷贝下载权限的管理，提升档案使用的安全性。合理设置跟踪机构，对数据传输稳定分析和安全扫描加密等处理。降低信息和关键技术泄漏的风险。

网络化进程日益发展的时代，企业也要与时俱进。依托前端的信息处理资源开展档案管理工作。企业在发展过程中，充分认识到档案管理重要的重要性，将系统复杂的档案管理工作通过信息化、数字化的有效途径提升上来。在安全和共享的环境下服务我国的事业发展。

参考文献

[1] 李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题與对策[J].科技风，2020（5）：105.

[2] 任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2020（2）：117-118.

[3] 杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（1）：129.