RPA下H集团FSSC费用报销设计与实施研究

司宇 王荟晴

摘要：当今社会已经迎来了人机协同、跨界融合、共创分享的智能时代，伴随着全球企业数字化转型的热潮，RPA（Robotic Processing Automation，机器人流程自动化）技术已经成为助力企业数字化转型和发展最为重要的一项智能技术。随着德勤财务机器人的问世，为企业财务共享服务中心业务流程优化与改进提供了一个新的技术思路。现以H集团为例，在分析集团财务共享服务中心费用报销业务现状的基础上，根据其存在的不足，引入RPA技术，来代替人工进行具有重复性、规律性且大批量的工作，提升费用报销流程的运行效率。

关键词：财务共享服务;RPA;资源整合;费用报销

中图分类号：F275    文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2020）05-0062-02

一、引言

从最早的会计电算化，到上世纪90年代的ERP，再到近年来的财务共享服务，其发展的核心在于提高企业财务工作运行效率，而如今RPA（机器人流程自动化）技术的诞生，可以作为进一步提升企业财务工作运行效率的一种可选择方案。德勤2018年报告《关键时刻——数字化世界的财务》中指出，流程机器人对于财务的影响将愈发显著，将会成为新时代的财务工具之一。随着数字化技术应用的不断发展，许多企业的财务部门在引入新技术提升其运营效率的同时也致力于降低其运营成本、减少员工基础性工作量，实现企业运营标准化、智能化。

二、财务共享服务中心费用报销现状

H集团是一家集医药制造、贸易、科研于一体的大型企业集团，是国内最具价值的医药品牌之一。近年来，随着H集团规模的不断扩张，业务量也逐年提升，致使企业财务工作中面临的员工费用报销业务量也随之增加。H集团于2018年建立起了财务共享服务中心，企业的OA平台虽实现了移动端和PC端同步使用，信息传达速度和流程运转效率都得以大幅提升。但在此过程中，财务人员仍需对报销的金额、发票等相关事项真实性、合法性进行审核，财务人员的工作量也随之增大，给费用报销部门工作人员带来了巨大的压力。

H集团财务共享服务中心的费用报销流程中包含多个业务环节，如员工报销申请，报销单据审批和账务处理等。然而，将各个模块进行信息集成不仅需要高额的投资成本，还需要一定的建设周期，费用报销流程设计蓝图与实际操作还有一定的差距，尤其是费用报销流程中存在着大量的纸质发票，影像扫描等技术没有运用到实际的工作中，没有达到压缩人力成本的目的。目前来看，集团财务共享服务中心中仍然存在着许多具有高重复性、批量大的流程环节，进一步优化解决费用报销历程中耗费大量人力的情况，正是下一步运用RPA技术进行设计与实施的關键所在。

三、财务共享服务中心费用报销存在的不足

（一）发票处理手段落后

目前H集团费用报销流程中，发票是唯一的报销依据，且纸质发票占大部分。在财务共享模式下，由报销申请人在报销系统中进行报销单据的填写，通过审核后，再将纸质发票上传至影像扫描系统，再由单位领导、财务总监进行审批。在此过程中，发票需要财务人员手工进行查验;影像系统与财务系统不能直连;报销的电子发票不能直接上传，需要打印出来再通过影像系统扫描。报销发票的查验、录入财务系统等环节都会耗费大量的人力成本，甚至在报销过程中还会掺杂票据造假、票据损坏以及丢失的现象，大批量且高重复性的工作导致了企业资源的浪费。

（二）票据审批智能化较弱

票据信息进行相应录入时往往需要人工事先对票据进行相应整理和分类，财务人员通过影像设备对票据图像信息进行扫描、上传，查验发票时就不得不采用手工录入发票号码、发票代码等相关信息的方式来获取有用的信息。与此同时，人工操作的方式往往会带来不可避免的人为错误，随着报销单据的增加，此工作环节中投入的人力与时间成本也相应增加，不仅提高了企业的运营成本，而且人工的操作速度也难以得到提升。在发生报销单据骤增的情况时，公司只能通过增加人工的方式来对票据进行扫描、查验等工作，人工进行发票真伪的查验工作时，失误率难以得到有效控制，导致业务流程运转减慢，难以提升工作效率以及服务质量。

（三）费用审核和资金支付无法实现优先性排序

集团现阶段费用报销流程中，报销审核以及付款时没有进行分流控制，因此，一旦报销单据骤增，相应财务岗位的工作人员面对大批量的工作，工作的繁多以及效率低下，容易使财务人员产生消极心态，进而导致员工频繁离职或申请调岗的现象发生，造成财务共享服务中心费用报销部门产生较强的流动性，员工的突然离职以及调岗还会导致工作交接不畅，进一步影响流程运转效率，有悖于构建财务共享服务中心的初衷。

四、财务共享服务中心费用报销业务设计与实施

（一）费用申报

在费用申报流程中，报销申请人以电子邮件的形式将所需报销的发票以附件的形式发送到企业费用报销专属邮箱以供报销审核，财务机器人通过票面信息自动筛选出属于本公司的发票报销单据。借用UiPath软件进行智能化读取符合标准的未读报销邮件，实现系统直接进行自动化的操作，UiPath具体操作流程如下。

通过【Get IMAP Mail Messages】活动来获取员工报销发票，将读取条件设置为仅读未读邮件，用来筛选已读邮件，防止报销重复的现象发生。添加【Build Data Table】活动和【Write Range】活动，以用来记录发件人的邮箱信息。添加【For Each】遍历循环，其中【Body】序列中的【Save Attachments】用来保存收到的发票附件，通过【If】条件判断是否为新的报销申请人。

（二）自动化获取并验证发票真伪

运用OCR影像识别技术，RPA财务机器人通过预先设定好的发票查验规则高度模拟人工完成网上发票真伪查验。核验过后系统会将核验通过的发票验证消息以邮件或者短信的形式发送至财务部门工作人员。如发票信息有误，则返回通知报销申请人，报销申请人需重新申报，如此一来，财务工作人员就省去了发票真伪的查验工作，以实现发票管理的自动化，具体流程操作如下。

添加【Start Process】活动，输入国家税务总局网址，来登录网站进行发票验真，通过添加【HTTP Request】活动调用百度OCR接口来对需报销发票中的发票号码、发票代码、发票号码、发票日期等验证时需要输入的信息。再通过【HTTP Request】活动调用第三方识别验证码接口来识别国家增值税网站中的验证码，进行自动验证发票真伪操作。

（三）资金结算

运用RPA财务机器人可以达到达到自动化的对比报销金额的效果，同时建立员工信用等级制度进行报销分流，对应着不同信用等级的报销申请人在报销审批环节过程中会出现与其对应的免审、审查、双审制度，鼓励员工维护信用，减少报销申请人的负面情绪，运用UiPath自动对比金额流程如下。

添加【Build Data Table】活动创建数据表，添加【Write Range】活动用来记录接下来读取的发票信息进行比对，添加【For Each】活动，在内置的序列中添加【Export PDF Page As Image】活动，将报销金额逐条登记添加【If】条件活动，将员工姓名与公司员工名单进行对比，对比成功后，对比报销金额是否大于报销标准，超出报销标准的金额不予报销，并在最后汇总给公司相关负责人进行登记员工信用程度。

（四）自動化登记凭证

财务部门工作人员在现阶段需要根据报销申请人的发票等凭证进行相关查验、审核后手工进行填写对应凭证。通过RPA财务机器人达以做到自动填写凭证的功能，具体实施步骤如下。

添加【Build Data Table】活动和【Write Range】活动，通过OCR技术将读取到的报销申请人姓名、发票摘要、借贷方科目、所属部门、报销费用类型以及实际报销金额写入Excel表中。添加【Start Process】连接企业财务系统，添加多个【Type Into】活动，来输入账号、密码等相关信息，添加【Click】活动点击登录财务系统，添加【Read Range】活动来读取之前记录下来的发票信息。添加多个【Assign】赋值活动，分别将对应记录的报销费用类型、借贷方科目以及金额等信息进行生成变量并进行对应赋值，依次添加多个【Type Into】活动和【Send Hotkey】活动来依次填写凭证信息，信息填写完毕保存后，添加多个【Write Cell】活动，将生成的凭证号、报销申请人姓名、摘要、借贷方科目、员工所属部门、费用类型以及报销金额写入一个新的Excel表中，最后添加【Send SMTP Mail Message】活动，以邮件的形式将此表发送给财务部门相关负责人作为留底。

本研究通过H集团财务共享服务中心费用报销流程现阶段存在的不足，结合RPA技术进行发票查验、录入凭证等环节的自动化操作，能够有效地提升工作效率，增强预算控制，降低人力成本，为财务共享服务中心费用报销流程进行优化提供了一个切实可行的方案。

[责任编辑：王 旸]