工程档案开发利用的方法和途径

徐华

【摘要】水利工程是国民经济和社会发展的主要命脉，而水利档案对于水利工程具有至关重要的使用价值。本文就水利工程档案的开发和利用进行探讨，针对目前存在的几个主要问题提出相应的改进对策，以将工程档案的价值最大化发挥。

【关键词】工程档案;开发利用;方法

水利工程档案是国家宝贵的财富，更是考察水利建设的重要依据，其不仅能够将水利工程建设的实时情况进行记录和反映，还能够进一步挖掘其潜在资源，有效开发和利用促进对工程建设的积极影响，进而推动工程事业的发展进程，为其提供重要的参考依据。因此，要总结工程档案开发利用中存在的问题，有意识有计划地做好相关开发工作。

一、水利工程档案管理上存在的不足

（一）档案管理制度不健全。由于相关领导对档案管理部门的重视程度不够，认为其只是一个资料整理和归档的简单工作，因此相关的规章制度制定不够完善。一些基础性的水文、气象资料并没有及时、真实、准确地进行收集和整理，甚至常常出现资料缺失的现象，进而对于水利工程的建设带来不利的影响。与此同时，个别工作人员只注重工程现场的管理情况，对于档案资料的管理流于形式，大部分水利工程项目在工程快要竣工的时候才进行相关资料的收集整理，而很多关键之处的数据全部是乱写，造成资料失真，对于后续的水利工程管理带来负面影响。个别时候，工作人员借阅档案时登记制度不健全，使得档案资料存在丢失现象。

（二）档案管理意识不强。大部分档案管理工作人员对于自身岗位工作的认识不够全面，重视程度不足。再加上个别水利工程档案管理部门的硬件设施投入不足，很多地方通风采光很差，受潮严重。对于十分重要的水利工程档案没有加密，使得其安全保密性不强，没有经过审批就随意被借阅出去。

（三）档案管理人员素质不高。目前大部分水利档案管理部门缺乏档案管理专业毕业的人才，老一辈档案管理人员的知识结构大都老化，尤其是信息技术的引入使得老员工不能够熟练操作各项系统。对于电脑不熟悉，对于影像资料不了解，重要资料没有及时进行备份。还有个别部门对于档案资料的维护缺少现代化管理方法，没有构建统一的信息系统，进而影响到档案管理的效率和质量。

（四）档案管理缺乏有效监督。档案管理工作离不开有效的监督，这使得在实际工作过程中，工作人员对于档案管理抱着散漫、消极的工作心态，使得工作效率和质量得不到保障，各方面数据资料不能保证其准确性和及时性。像水利工程档案管理这种边缘性的工作，常常容易被领导忽视，所以档案管理缺乏有效的监督是影响其开发利用的因素之一。再加上，越来越多的纸质档案变成了电子档案得以储存，虽然这种方式能够在一定程度上提升档案信息资源的快速检索和利用，但是由于网络本身具有开放性和共享性，如果储存方式不佳，就很容易造成档案信息泄露，进而带来不必要的损失。

（五）档案管理信息化程度不高。信息技术的飞速发展，已经被广泛运用到各行各业中去。现代水利工程的建设也需要大力引入信息技术，构建专门的网络平台，以此来满足现代工程的實际需求。这不仅能够有效解决传统档案管理部门物质空间使用面积大的缺点，还能够运用网络传输达到无纸化办公的目的，大大提升了档案管理人员的工作效率，减轻其工作负担，解决了传统档案管理中滞后的管理模式。除此之外，水利工程的建设和其他的企业单位管理不一样，相关的档案管理模式和内容资料不一样。由于工期的限制，个别建设单位依然使用纸质文件，有信息化意识的单位也是将纸质文件转换成为电子文件的形式。

二、水利工程档案开发利用的方法

（一）引入信息技术，奠定开发基础。在信息化时代，信息资料的利用具有重要的战略作用。档案管理部门必须要加大信息技术的引入力度，从硬件设施到软件系统，都要着重进行引入和管理。由此促使每个工作人员都能够熟练操作系统，减少档案存储的空间，提升工作人员工作效率，促进档案资源走向现代化和智能化。组建专门的技术档案工作室，形成分层管理的网络，聘请专门的技术管理人员，带领各个小组管理好自己的档案。加强工程建设各个部门之间的联动机制，让各个部门能够进行有效的交流和沟通，由此顺利开展档案收集工作。

（二）充分整合资源，提高开发活力。要想开发档案资料，充分整合资源是发展的重要方向。档案管理部门要做好工程档案开发利用规划工作，不仅要考虑到工程建设涉及的方方面面，还需要考虑到自身规模的大小和实际发展情况。注重梳理现阶段档案管理面临的重要问题，针对档案信息资源进行进一步的挖掘，认识档案在工程建设中的重要作用，由此激发档案利用的活力，切实发挥其经济效益和社会效益。档案管理部门要严格按照相关规章条例对资料进行分类和归档，避免资料的遗漏和丢失，总结工作经验，丰富档案的编研成果，从而将分散的档案资源进行整合，让利用者在第一时间享受多样化的服务，将档案开发工作变得更加开放多样。

（三）积极拓展手段，提高开发水平。应当立足于水利工程行业，重视各个环节的服务内容，注重档案管理的变化以及实际对档案的需求程度。重点开发针对性更强的档案信息产品。例如，档案管理部门可以在一些和水有关的活动上印刷和本工程相关的内容和图册，加大力度对社会进行宣传。通过工程档案的介绍和展览，有效将水利工程档案资源盘活，同时积极拓展宣传手段，丰富宣传方式，基于数字化档案的基础上，借助多种媒介吸引更多的阅读者。相关水利单位不仅要宣传水利工程的相关信息，还需要提醒广大群众注意保护生态环境，有效避免污染水资源，关注水利和人们的生活息息相关，切实提升大家对水陆一体的绿色认识。密切联系社会动态，借助广播电视等媒体形式完善档案流程的对接服务，将以往的查询档案资料模式变成跟踪服务，推广档案利用的价值和潜在功能。运用完善的网络信息系统对工程档案信息资源进行利用，切实增强其利用水平。

（四）全面共享资源，提高开发成效。开发利用作为水利工程档案庞大的系统性工程，工作人员应当积极发挥其主动性和创造性，根据工程建设的紧迫性和重要次序，确定档案开发利用的实际顺序，然后按照严格的标准逐步开展相关工作。为了遵循档案管理服务的基本原则，工程建设各个单位需要联合起来，借助自身的电子信息权利，运用快捷方便的方式提供基本档案信息服务。组织和开展工程档案开发利用工作，运用统一的信息系统对档案资料进行高度共享。切忌用统一的标准去衡量档案资源的管理过程，更不能脱离实际，而是要兼顾工程建设以后的发展道路，将目标放长远，基于各自需求和实际基础，进一步开发适用的工程档案信息资源。最终减少工作人员的工作量，切实提升档案开发工作的成效。

三、结语

工程档案管理能够有效提升行业的建设管理水平，工作人员要积极拓展档案开发利用手段，促进档案工作的现代化与信息化，提高水利工程档案开发利用的活力、水平与成效，使其更好地服务于水利事业发展和经济社会发展。

【参考文献】

[1]谢京明.做好水利工程档案开发利用工作探析[J].办公室业务，2018（16）：140.

[2]李慧萍.水利工程档案的管理和利用[J].现代国企研究，2018（8）：107.

[3]朱丽红.水利工程档案的管理与利用[J].吉林农业， 2017（23）：70.