办公室档案管理工作的改进策略

赵雅博

【摘要】近年来，事业单位的内部分工日益明确，而且各司其职，极大地提高了办公室档案管理工作的整体效率，同时也为单位的发展提供了相应的信息资源基础。随着社会化服务体系的不断推进，办公室档案管理工作逐渐变得十分重要。档案工作的管理水平不仅取决于办公室档案管理工作的进度，同时也取决于档案管理工作人员的工作效率。因此，在办公室档案管理工作开展的过程中，单位领导应提高对于办公室档案管理工作的重视程度，明确办公室档案管理工作对单位发展的重要性，在提高整体效率的情况下，通过找出办公室档案管理工作过程中存在的瑕疵，有针对性地提出相应的解决对策，以实现提高办公室整体的档案管理工作水平。

【关键词】办公室;档案管理;策略

此外，通过切实提出相对可行的改进策略，使得办公室档案管理工作得到有效的提高，这对于实现办公室档案管理工作的现代化模式是极有帮助的，不仅从根本上提高单位的整体发展，同时也能够更好地实现办公室档案管理工作的有序化。为此，本文重点探讨了办公室档案管理工作的改进策略探讨，并针对当前办公室档案管理工作存在的问题提出相对可行的改进策略，使得我国办公室档案管理工作有新的突破和进展。通常来讲，在单位工作开展的过程中，许多单位内部的业务进行都与办公室档案管理工作有着密切的联系。因此，不难看出，如果办公室档案管理工作水平较差，不仅会影响档案工作管理自身的工作开展，同时也会影响单位业务的整体发展进度，对整个办公进度产生了一定的影响。目前，由于办公室档案管理工作仍存在一些比较棘手的问题，其主要体现在三个方面：一是档案管理工作尚未得到充分重视。档案管理工作是确保办公室工作顺利开展的一个重要组成部分。通过档案管理工作，不仅能够提高单位业务的整体发展，同时能够了解当前档案管理工作的开展情况，以此来更好地提升单位工作的整体进度。此外，通过档案管理工作，能够了解单位业务事项的信息内容，为单位业务的整体发展提供一些信息参考。因此，若办公室档案管理工作开展的过程中存在一些问题，例如档案管理不及时，档案管理信息存在疏漏等等，就会极大影响办公室工作的整体发展，同时也会影响工作人员的工作效率。二是办公室工作人员对于档案管理工作的重视程度相对较低，工作態度较为散漫，并没有意识到档案管理工作对于单位发展的重要性及重要程度，因此，许多办公室人员对于档案管理工作的重视程度并未提高，逐渐导致档案管理水平降低，同时，在信息录入、档案管理整理方面存在着疏漏。如果档案没有及时进行分类、存档和归档，就会极大影响办公室档案管理工作开展的正常进行，也就会极大影响档案信息内容的真实性以及准确性，在单位获取档案信息的过程中就会出现一定的问题，极大地影响了办公室档案工作的顺利开展。三是多数的办公室档案管理机制不健全。目前，在办公室档案管理工作中，针对性的档案管理工作制度的制定仅仅流于表面，并没有充分发挥制度的保障作用。此外，单位的档案管理方法人仍沿用传统的管理形式，其相应的设施建设也无法跟上新时代的社会进步发展，多数办公室档案管理工作仍未全面覆盖计算机档案管理方式，这种落后的方式不仅对信息档案管理产生了极大的影响，同时，由于手动记录档案存在着许多疏漏，在具体的档案管理工作的过程中，不仅会造成效率低下，同时也会造成相应的数据错漏，极大地增加了档案管理人员的工作难度。随着我国经济社会的不断发展，各项工作都在不断地进步，在大数据的网络背景下，对于档案管理的发展提出了一定的新要求，这也就意味着档案管理工作面临着新的挑战。因此，在当前的背景下，单位还应不断地为办公室工作的开展以及工作人员效率的提升一些提供重要的信息资源，以此提高和改进办公室档案管理工作的整体质量和效益。

一、重视办公室档案管理工作，不断完善办公室档案管理制度

由于很多事业单位不重视办公室档案管理工作。因此，单位领导可以根据办公室档案的日常管理工作，把档案管理工作划分到个人，进行办公室档案管理工作人员的绩效考核，激励员工各司其职，争取让办公室档案管理工作顺利地进行。另外，单位也要不断完善办公室档案管理工作，为工作人员制定合理的工作流程，并建立相应的规章制度，使得办公室档案管理工作井然有序，从而实现办公室档案管理的规范化和安全化。

二、规范办公室档案收集整理，不断提高办公室档案人员的管理意识

对于办公室档案的收集和整理工作，单位领导应该予以重视，因为办公室档案管理的收集与整理是办公室档案管理的基础，所以办公室应加强对档案的收集工作，使得档案管理工作能正常且有效地进行。当然，对单位各个部门的档案要进行分类收集、整理并归档，而且收集的资料一定要符合规定，从而最大限度地规范档案的收集和整理程序，进一步提高办公室档案收集效率。另外，办公室档案管理内容和工作量相对较多，工作内容也较为复杂，因此在档案管理的过程中，工作人员必须根据单位办公室档案管理条例，按照工作顺序开展档案管理工作，这样才能够使档案管理工作变得更为清晰。但目前，单位对于档案管理工作并没有提高重视，并没有聘请专业的相关人才进行档案管理工作，这就会导致档案管理工作缺乏一定的专业性，因此，办公室想要更好地提高档案管理工作的整体效率，首先应当聘请专业的档案管理人员开展档案管理工作，其次还要制定相应的工作条例，使工作人员能够按部就班地开展档案管理工作。此外，单位还要对档案管理人员定期进行专业化的培训，并且举办相应的讲座，通过这种方式不仅能够提高档案管理人员的综合水平，同时也能够提升办公室档案管理工作的整体效率。通过档案管理人员能力的提升，提高档案管理工作开展的效率。档案管理人员的专业素质也是决定档案管理工作开展的一个重要因素之一，因此，通过提高档案管理的专业素质和专业素养，以此来提高档案管理工作的整体质量，在提高档案管理人员工作技能的同时，能够更好地为办公室档案管理工作提供更有效的服务。

三、推进电子化进程，加快实现信息资源共享

在这个信息化的时代，要不断推进档案的电子化进程，使得办公室档案管理工作跟上时代发展的步伐，并走在时代的前端。首先，要加快数字化档案的进程，根据单位需求，制定合理的管理目标，加强监管力度，为尽快达到档案数字化这一目的，要注重对单位发展前景的展望，不断推进档案的电子化进程。另外，单位也要根据办公室档案的管理现状，把纸质档案与电子档案有效地结合在一起，从而确保办公室档案的存档与管理。其次，加快实现办公室档案资源共享的步伐，根据办公室档案管理需要，建立健全办公室档案信息管理系统，将办公室档案进行分类、整理并归档，通过档案管理系统的建立与生成，逐渐实现信息资源共享这一目标，从而使办公室档案管理信息一体化和安全化，从而极大限度地提高办公室档案管理工作水平。

四、结语

在开展办公室档案管理工作的过程中，积极引进先进的科学技术，在提高档案管理工作质量与工作效率的基础上，促进档案管理工作逐渐朝着信息化方向发展，从而为单位长期稳定发展奠定坚实基础。因此，单位要根据办公室档案管理工作的现状，不断改进并革新办公室的管理策略和管理理念，使得办公室档案管理工作能够有效进行。另外，单位领导要注重对办公室档案管理工作人员的管理意识和管理技能的提高，并在日常的培训工作中，让管理人员加强对信息技术的运用，使档案管理工作符合时代的发展需求。

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