大数据时代档案工作面临的挑战与对策

王娜

【摘要】大数据时代，档案工作面临众多挑战，因此档案部门应当采取相应决策加以解决。本文先列举了大数据时代档案工作面临的挑战，然后针对性地提出档案部门应当实现档案的集中化管理、完善网络档案管理安全系统、转变工作人员的思想观念、缓解经费紧缺四个解决对策。以供读者参考。

【关键词】大数据;档案工作;集中管理

在现代社会中，随着科技水平的不断提高，云计算与大数据技术为人们的生活提供了便利，也带来了机遇与挑战。因此，档案管理部门应当顺应时代的发展，积极面对大数据时代带来的挑战，使用科学有效的应对方法解决遇到的难题，从而完善档案管理工作，提高员工的工作效率，促进企业发展。

一、大数据时代档案工作面临的挑战

（一）档案管理的信息数量和类型增多。在大数据时代，因为大数据技术的应用，档案工作正在向着电子化的管理方式转变。当前社会中，档案包括的内容与种类众多，人们的个人信息、集体活动、个人行为等都属于档案工作，因此各种各样的档案信息都需要档案工作人员进行管理，使档案管理颇为混乱。同时，随着信息化时代的到来，在档案信息管理工作中，档案信息的来源也向着多元化的方向转变。大数据时代背景下，人们在信息获取和信息传递方面都变得极为便捷，档案工作人员只要利用网络就可以获得大量的信息，而在这样的情况下，档案信息的数量巨大与种类繁多也为工作人员带来了巨大的挑战。

（二）档案储存面临着安全问题。随着大数据时代的到来，很多部门的档案信息变得数据化，并存储于计算机的硬盘或网络云盘当中，而在这样的情况下，档案的信息安全也受到了威胁。利用电脑和网络储存确实节省了空间，也便于工作人员管理，但是，在网络中，有个别动机不良的人利用黑客技术进入部门的电脑中盗取档案信息，而且还不容易被发现，因此，在档案管理工作中很有可能会出现档案信息的泄露、丢失、损坏等问题，尤其是在一些街道办的档案管理部门，其中涉及的档案直接涉及街道住户的个人信息，一旦被不法人员盗取，就很有可能对街道用户进行诈骗，危害人们的生活安全。

（三）檔案管理人员思想方面存在不足。在现代档案的管理工作中，部分管理人员没有意识到档案管理的重要性，因此，这些人员的工作效率会逐渐降低。同时，有些地方档案管理部门的工作人员很少发生变动，而随着这些工作人员的年纪逐渐增大，他们在档案管理方面很难紧跟时代的发展，在档案管理技术方面也存在不足，如街道办事处的档案管理部门，工作人员工作极其稳定，很少发生人员更替情况，工作人员也缺乏竞争感，所以很难提升其思想觉悟。

（四）档案工作中经费不足。档案工作想要适应大数据时代的发展，就应当在技术、设备、人员等方面进行变革，要想使档案工作向着科技化数据化转型，就需要大量的资金支持。这种资金支持对于一些私人企业可以向财政部门申请，但是对于街道办事处这些基层档案管理部门，其只能依靠国家拨款才可以维持工作，因此在资金方面就严重不足，而同时，物价的不断上涨也加剧了档案工作的经费紧张。

二、大数据时代档案工作应对挑战的策略

（一）实现档案的集中化管理。为了适应社会的发展，档案管理部门应当对现有的管理模式进行转变，通过实行集中化管理的方法，将各种各样的纸质档案、电子档案都进行集中整合管理，从而满足人们多元化的信息需求。在档案管理中，每个街道因为所属区域企业活动、人员流通、经济发展的不同，其管理的方法也有所不同，档案信息也较为独立与分散，无法实现信息的共享。因此，档案管理部门应当树立集中化的管理理念，将分散在不同区域的档案信息通过互联网加以整合，从而建立完善的档案信息管理平台，以便于档案管理工作的开展。例如，鼓楼街道办事处为了进行档案管理，部门采用了“大档案”的管理理念，使用“档案+众筹”的管理方法，让街道办所属市民都参与到工作中来，并且让这些人民群众成为信息的提供者，从而获得大量信息，再将这些信息加以整合，进而建立出一个完善的档案信息资源管理平台，建设出集约型的档案管理制度。

（二）完善网络档案管理安全系统。档案信息的安全是保证档案管理工作可以顺利开展的关键，因此，工作人员应当注重档案信息的安全性，完善档案管理安全系统，从而有效地防止档案信息出现泄漏、盗取等情况。为了有效地防止黑客入侵，档案管理部门应当加强网络监管的力度，通过完善网络监管机制对档案信息数据库进行全程监控，从而保证工作人员在第一时间发现黑客入侵。同时，部门还要使用网络信息防护技术，通过使用认证技术、加密技术、数据恢复技术等先进的网络信息安全技术，保证档案信息的完整性与安全性。例如，街道办的工作人员为了保证信息的安全，购买了瑞星个人防火墙技术，这种技术具有完备的规则设置，能有效保护网络不受黑客攻击。并且还拥有超强智能反钓鱼能力，通过升级智能反钓鱼引擎，大规模升级恶意网址库，全面提升了对钓鱼网站的拦截能力，因此，街道办在使用了这项防火墙技术后，信息的安全性得到了显著提高。

（三）转变工作人员的思想观念。为了适应大数据时代的社会环境，档案工作人员应当转变其传统的思想观念，不断提升个人能力，从而提高其对数据化管理的认知，使档案管理工作可以更好地服务于人民。为了转变工作人员的思想观念，首先，部门管理者应当先强化工作人员的数据化管理意识，领导可以组织工作人员观看数据化管理的纪录片，使这些人员理解档案管理的现状，明确数据化管理对档案信息管理工作的重要性，使其愿意配合领导开展工作。其次，领导应当安排专业人员对员工进行技能培训，通过培养工作人员最新的数据采集技能、数据储存与保管、数据分析与处理等能力，使工作人员的工作能力得到提升，提高其工作效率。最后，档案管理部门不能故步自封，应当面向市场进行招聘，尤其是一些工作人员老龄化严重的街道办，更要招募一些年轻的新鲜血液加入工作中，这些年轻的高素质人才在工作能力、工作热情等方面都符合数据化档案管理的需求，可以减轻现有档案管理部门的工作压力，促使部门转型。

（四）缓解经费紧缺。一些街道办的软硬件设施不足一直是影响其发展的重要因素，因此，政府应当加大资金的投入，缓解经费紧张问题。政府应当在软硬件两方面加大资金的投入，在硬件方面，政府应当为档案管理部门提供打印机、传真机、扫描仪、电脑等全套的硬件设施。在软件方面，可以为档案管理部门购买先进的档案管理系统，通过系统实现对档案的全面管理。例如，东软档案智能管理，将人工智能为代表的新技术与档案工作深度融合，实现档案服务知识化，同时实现对档案工作的信息化管理，使档案可以将收、管、存、用综合为一个流程，并满足了国家、行业的相关标准法规，实现对各类档案信息资源的标准化、规范化、数字化管理。档案管理部门通过引进这些先进的档案管理系统，可以使工作更加便利，也提高了档案的管理水平。

三、结论

综上所述，在大数据环境下，档案管理工作应当通过使用正确的对策来应对即将到来的挑战。经过上文可知，档案管理工作人员应当改善管理方法，从而对档案进行集中化管理，保证档案信息的安全性，并转变工作人员的思想观念，从而提升部门的工作效率，还要增加资金的投入，推动部门发展。

【参考文献】

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