高校学生档案管理体系优化策略探究

黄煌

学生档案主要是学生管理过程中，可以综合反映学生个人经历、成绩、表现等，是个体集中保存的文字历史记录资料。高校学生档案管理在学生管理活动当中发挥了重要作用，其重要性不可忽视。当时目前高校学生档案管理工作依然存在些许问题，本文以此为出发点，首先分析了档案管理的概念性内容，其次总结了当前高校档案管理现状，最后有针对性的概括了高校学生档案管理体系优化策略。

档案管理工作长期作为一项服务性和政治性的工作内容而存在，因此档案管理的水平也成为了考量高校管理质量的指标之一。目前阶段，高校的信息化建设水平不断提升，传统的档案管理工作开始面临新的挑战。对此，应该全面关注和深度分析高校档案管理存在的问题，提出有针对性的优化策略，发挥理论的指导意义和价值。

1 高校档案管理概述

高校学生档案管理在学生管理活动当中发挥了重要作用，其重要性不可忽视。学生档案主要是学生管理过程中，可以综合反映学生个人经历、成绩、表现等，是个体集中保存的文字历史记录资料。学生档案可以为用人单位的人才选拔提供参考，通过档案招聘人员可以准确并全面的了解学生个人素质、能力、表现、成绩等。对学生的晋升、任免、奖惩等多方面材料汇总后归入档案，成为了人员考核的重要依据。学生档案内容包括高中阶段的学生学籍档案资料、基本信息登记表、军训鉴定、毕业测评、党员及团员资料及其他奖励材料等。

辅导员之所以需要进行全面的档案管理，主要是由于档案信息价值的重要性。在新生入学后档案归档，大学期间会进行档案再次整理，如果学生中途休学、退学、参军、公务员考录等都需要提前调阅档案。档案的派遣、改派、查询等需要依照不同单位要求进行不同操作。

2 当前高校档案管理现状

2.1 管理意识薄弱

高校档案管理意识薄弱主要是由于高校决策管理层对档案的认识不足，未能充分认识到档案管理的重要性。很多高校档案管理者片面的认为档案成果资料数量较少，因此实际管理难度不大，因此并没有有针对性的建立起科学的档案管理体系，这也在一定程度上弱化了档案的内容价值和服务利用价值。实际上，各大高校目前都已经在档案的收集、整理和保管方面建立了统一的管理办法，但是实际落实效果也并不理想。综合分析可见，管理意识的薄弱和重要性的认识不足是直接影响高校档案管理效果的问题所在。

2.2 管理制度不健全

目前阶段高校档案管理存在制度不健全的问题。规章制度是开展各项档案管理工作的重要标准和基础，因此在制度方面的欠缺直接降低了档案管理的效率和质量。很多高校在开展档案管理的过程中缺乏统一的规范和标准，这也导致了操作规范出现失误和问题。管理制度不健全所导致的问题主要表现在以下几个方面。首先，档案管理制度不健全导致学院和档案管理处业务对接不到位，资料管理和收集不及时，增加了资料定期整理和查找的难度。

2.3 管理开发利用不到位

目前，很多高校开始意识到校园档案管理工作的收集内容重要性，但是对开发和利用的关注较少。重视档案收集和管理而忽视档案的资源开发利用是目前存在的重要问题之一。由此也导致了很多高校的档案资源管理系统迟迟未能落实到位，在电子信息化的校园建设中，档案管理相关环节的电子化建设落后。同时，由于很多档案资源处于被动服务、保守封闭的状态，也不利于档案资源的开发和使用，等同于耗费资源管理和收集而没有发挥实际效用。该问题的出现也阻碍了高校档案管理水平的提升和高效服务体系和服务价值的提高。

2.4 管理信息化水平低

上文分析中提到，档案管理开发利用不到位间接导致了在电子信息化的校园建设中，档案管理相关环节的电子化建设落后，很多高校的档案资源管理系统迟迟未能落实到位，这也是管理信息化水平低的重要表现。目前很多高校的档案管理依然保持在传统的档案收集、立卷、归档、分类、编号和编目的手工操作状态，不仅耗时耗力，同时也开始脱离信息化的校园建设要求。虽然目前很多高校的档案管理部门配置了扫描仪、计算机、复印设备等，但是由于缺乏充足的资金支持，也影响了档案信息化建设。

3 高校学生档案管理体系优化策略

3.1 提升档案管理重视程度

针对上文中提到了目前高校档案管理工作存在的问题，应该进一步提升档案管理重视程度。应该从管理层入手，由校领导亲自开会落实档案管理要求，明确档案管理工作的重要意义，提升全体参与人员的档案管理重视程度。由此才能让全校教职工作人员充分充实档案管理工作，形成良好的工作氛围，以档案管理要求为标准。高校的档案管理工作人员也应该明确自身的工作职责，积极投入更多精力，加大档案管理的工作力度，提升工作热情。

3.2 完善档案管理制度

制度是实践的重要前提和基础，拥有良好的档案管理制度才能更好的指导实践的发展。高校档案管理工作制度的完善应该从以下几点入手。首先，应该明确各学院与档案室的工作关系及各自的权利、义务。保证档案资料归档过程中各部分参与者顺利开展工作;其次，应该形成一套完整的档案管理工作细则，保证档案管理工作人员可以按时完成档案归档;最后，应该以档案管理制度为依据来做好档案的收集、装订、借阅等，形成规范化的运行机制。

3.3 加强高校档案编研

高校的档案编研工作应该事先档案收集保存与开发利用的同步进行。高校在科研、基建、教学等各个方面的工作内容的回顾和总结都需要档案资料为参考。因此档案编研需要参与者全面加强档案资源的征集和归档，坚持详尽而没有遗漏。对于所征集的资料也应该积极坚持分类整理、科学甄别，保证档案资源的完整、真实。除此之外，不同载体的资源开发和利用应该形成专属的目录及汇总材料，帮助使用者更快捷的获取所需要的档案信息，通过加强高校的档案编研来進一步实现高校档案的凭证化、系统化。

3.4 创新档案管理方法

在创新档案管理办法的过程中，提升高校档案管理的整体信息化水平是关键所在。高校应该在信息化校园的发展背景下做到以下几点：首先，应该建立健全校园档案管理局域网，利用先进的网络技术进行深层次的档案资源挖掘，通过档案资料的系统化收集和整理来实现自动化办公的有机融合;其次，应该通过扫描、录入等不同方式实现传统纸质档案资源向电子档案资源的转化，便于统一的数字档案收集、传输、查阅;最后，应该建立起高校的档案资源数据库，完成资源的远程检索，促进档案资源的功能模块化、网络共享化。

4 总结

综上所述，高校的档案管理工作对于整体的校园建设和发展有十分重要的影响。因此，各大高校应该做好档案管理的优化工作。充分认识到当前存在的管理意识薄弱、管理制度不健全、管理开发利用不到位、管理信息化水平低等问题，进一步有针对性的提升档案管理重视程度、完善档案管理制度、加强高校档案编研。通过多种办法有针对性的实现高校学生档案管理体系优化，推动高校档案管理水平的不断提升。

（作者单位：四川工商学院）