信息技术在事业单位档案管理中的应用研究

孙强

摘 要：中国改革开放几十年之后逐渐发展了信息化，在实际生活中信息技术应用广泛，对于一些企业和事业单位来说，信息技术占有较大的优势，还有一些高科技的产业也将信息技术应用于研究中，信息技术应用最广泛的领域就是企业和事业单位的管理工作上。本文针对目前社会的信息发展情况，结合的事业单位的管理工作发展趋势，对事业单位传统的管理方式进行了分析，探究了事业单位在管理中对于信息技术的应用。

关键词：安全管理;.事业单位;计算机程序

我国网络技术发展迅速，在信息化时代中也在世界上取得了較好的成就，我们在生活生产方面都要运用到信息化网络技术。信息技术对于企业和个人生活都有较大的影响，如果企业能运用网络技术，那么在它的发展中也有了较大的优势。对于我国民众来说，事业单位是基础的结构组成，在群众的生产生活中占据了比较重要的地位，所以事业单位必须要提升自己的工作效率，对于档案的管理一定要足够的重视。

1 信息技术应用于事业单位的管理工作

1.1通过计算机管理档案

将计算机技术应用到档案的管理中，可以对于档案的管理进行精细化，在计算机技术发展达到一定水平后，就可以专门的利用计算机里的程序优化档案的管理。比如可以利用计算机的程序进行修改档案，就可以在档案发生错误时及时的改正错误，还可以及时的调出所需要的档案信息。这样就减少了人力和物力的浪费，当然档案管理工作也不再仅仅是需要人工的管理，对于管理工作的保密问题也得到了保证，既保障了档案的安全也给工作人员减少了不必要的麻烦。操作人员对于信息技术的专业技能一定要达到工作的需求，才能使计算机的功能更好的应用在工作中，所以必须要提高工作人员对于计算机的知识素养，再加上对于事业单位硬件设施的提高，就可以使档案管理的方式呈现对企业有利的趋势。

1.2 档案管理工作的流程

提高事业单位的档案管理工作需要，对于信息的良好利用，在信息化时代的背景下，利用好互联网技术对于事业单位的，当管理来说是非常重要的，但是仅仅利用计算机程序管理档案是不足的，为了能够更好地管理档案，就必须要在单位内部打造一个完整的信息档案库，建立一个完整的信息管理机制，使档案管理的信息通道得到扩大同时也简化了管理流程，这样就能够更加快速便捷地传递档案信息。

1.3 信息技术在云终端的备份

首先我们要将信息录入到计算机系统中，将文字档案转换成电子档案，再通过人工输入和文件扫描在云终端中将这些信息进行备份和储存。这样不仅优化了档案管理的方法，还能够及时改正档案管理中出现的缺失。在大数据时代背景下，社会广泛的运用了大数据技术，在人们的运用和科技的发展过程中，大数据技术逐渐的适应人们的生活。所以企业可以运用大数据技术进行档案管理，使档案实现数字化，跟随大数据的发展趋势。工作人员利用大数据技术就可以将文字档案转换成数字档案，并且在云端进行备份。运用了大数据技术之后，对于档案的管理来说非常有利，不仅解决了管理单效率低下的问题，还能够更加全面地了解档案内容。工作人员也更加了解和掌握了大数据技术，对于档案的管理也有了更多的经验。

2将信息技术运用到工作中的优势

2.1 事业单位的结构得到优化

在传统的事业单位中，工作人员的数量非常多，职位也比较多，对于事业单位的结构来说，比较复杂，管理起来非常困难。同时，工作人员的工资在财政中占有较大的比例，给财政管理带来了一定的压力。将信息技术应用的事业单位的管理工作之后，就可以优化事业单位的人员结构，大部分的人力都可以用计算机来代替，计算机可以代替人工完成一些不重要的工作，有些工作甚至并不需要人工，这样就可以解放一部分的工作人员，精简事业单位中的工作人员，使工作人员的整体结构都得到了优化。事业单位整体的工作效率也得到了提高，坚持以人为本的原则，为人民服务。

2.2 保障档案管理的安全

在传统的档案管理工作中，并不能保障档案的安全，对于档案室的环境也没有很高的要求，如果档案遭到虫蛀、潮湿或者霉变之后，就会对档案的安全性产生影响，还有在单的搬迁过程中也容易造成丢失，导致工作泄密。在管理中运用了信息技术之后，就可以解决档案的安全问题，将纸质档案转变成电子档案之后就可以避免因为一些外界因素对于档案的破坏。再加上在云端的储存和备份，就可以很大的保障档案的安全。

2.3 提高档案管理的工作效率

工作人员在学习了信息技术管理工作之后就可以操控计算机将纸质档案变成电子档案，对于档案的管理工作来说提供了一些便利。通过涉及计算机程序就可以自动分类归纳记录这些电子档案，在对于档案的调出工作中，提供了比较大的方便，也实现了资源的共享，减少了资源的浪费，利用计算机的共享技术就可以将文档传送到各个地方，同时也提高了事业单位的工作效率。

3 结语

在我国进入信息化社会之后，传统的事业单位已经无法满足社会的需求，所以必须要改变这种情况，就要将信息技术应用到事业单位的档案管理中，提高当管理的效率就可以使事业单位的信息化发展逐渐的跟随时代的潮流，所以事业单位一定要利用好信息技术，更好的完成档案管理工作。

参考文献

[1] 于海腾.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019（23）：251-252.

[2] 曲杰.新技术在事业单位人事档案管理中的应用研究[J].兰台内外，2019（27）：63-64.