浅谈高校档案管理信息化建设

殷承泰 王春晖

摘 要：档案是高校发展和教学的真实历史记录，是总结经验、制定计划、完善管理的基础。因此，提高档案管理的完善性和工作效率是目前高校档案管理工作的第一要务。互联网、云计算、大数据等网络科技的发展与应用，为高校档案管理信息化建设搭建了必要的技术平台与发展方向。本文建设性的分析了目前高校档案管理工作存在的问题及档案管理信息化建设面临的困难。综合现实案例，提出对策及研讨对策的合理性，希望为高校档案管理信息化建设的顺利进行提供参考。

关键词：信息化建设;档案管理;高校

一、高校档案管理信息化建设的内涵

高校档案是校史的记录者与传承者。高校档案工作有其自身的发展特点，具有多种专业背景的高校人才，在信息技术和创新服务理念上具有独特的优势，更容易跟上时代的步伐。高校档案管理信息化建设是证明大学档案工作能力的重要途径，它的建设是一个巨大的数据项目。它旨在数字化档案资源，智能化管理流程以及使档案服务信息化，完成各种构造。

二、高校档案管理信息化问题所在

1.基础设施落后，管理意识淡薄

基础设施建设和应用系统建设是高校档案管理信息化建设重要的两项建设，是需要投入大量资金的建设。当前高校多数领导对档案管理的建设重视不够，直接会阻碍档案管理信息化建设步伐。高校没有在档案管理上投入足够的资金，基础设施建设落后，应用系统建设无法建立，就不能将原始档案数字化、信息化，从而影响了高校其它工作的工作效率。高校即使重视档案管理工作，如果没有投入信息化设备，仍使用原始的档案管理方式，这样的工作模式需要付出大量的人力、精力，效率低下，耗时较长。同时，原始的档案管理方式出错率高，遗漏情况比比皆是。因此，信息资源得不到有效的利用，就会造成高校管理者、广大师生员工对以往所发生的工作经验与成果、数据信息等无法进行有效利用。

2.管理方式不规范，人员专业素质不高

高校对档案管理工作不重视，档案管理人员非专业化严重，有的高校档案部门成为安置家属工作的岗位，严重地影响档案管理信息化的推进。对于管理人员的不重视，消极的管理方式，导致管理人员的整体素质低下、年龄老化、甚至极其缺乏计算机网络技术。他们只懂得使用最原始的档案管理技术，使用落后的方式进行管理，从而无法使档案管理步入信息化。高校档案资源信息量十分庞大，加上原始落后的管理方式使其成为一个庞大的工程量。再者，档案管理人员经过长期的、重复性工作，工作谨慎性及工作態度也随之潜移默化的改变，其弊端显现一览无遗。

3.档案管理数据量庞大，管理效率低下

高校的档案管理涉及的数量庞大而又种类繁多。以我校为例，自学校成立以来，拥有超过200，000册纸质档案，相关资料、视听、实物和其他文件，已有60多年的历史。共处理文件检查、财务凭证和绩效证明14，000多人次。但是，工作人员并没有增加反而减少，人均工作量继续增加。不可避免的是在一年中的某些特殊时间，如毕业季、年底课题组经费审计等，形成业务量堆积现象。高校档案管理的信息化建设是需要长期而又持久的工作，档案管理人员在长期的枯燥繁重的工作条件下，管理效率低下，工作认真的程度将面临着巨大考验。

三、高校档案管理信息化发展的条件

建立档案管理数据库，对数据资源整理与利用的方式，是高校对推进档案管理信息化的态度。因此，如何建设好高校档案管理信息化，促进档案管理信息化建设更好的利用和发展是当前高校的重点工作。

1. 配置信息化硬件设施，加强管理意识

高校档案归档立卷种类多，信息量巨大，如我馆每年归档的就有党群档案、科研档案、教学档案、财会档案、基建档案、声像档案、实物档案、出版类档案、产品类档案等等，这些档案信息需要相同的方式，相同的数据储存方式进行数据库录入。而高校网络信息一体化建设需要从基础设施入手，需要加大投入相应的计算机、扫描仪、刻录机等数字设备促进档案管理信息化发展，档案管理现代化和办公自动化，档案计算机管理全面推进，逐步将计算机和网络技术装备到各类档案馆。加大投入档案管理软件的开发与利用，普及电子档案的利用率及使用权限，加快档案管理信息化的步伐。这体现了基础设施建设和应用系统建设的重要性，投入相应的建设，建立良好的使用机制，高校在档案的查找与利用、文献的检索、现况对比等等工作将简单、准确、无误的呈现出来。提高了基础设施建设同时也提高了信息资源录入的准确性，扫描、拍照等手段加强了档案的准确性和具体形式转变。

目前，我馆按照工业和信息化部的有关要求，以信息化带动工业化、以档案信息化促进档案事业发展为重点，加快档案信息技术应用步伐，全面推进数字档案资源存量。

在学校领导高度重视和支持下，投资百万元的300万页馆存档案数字化项目正加紧执行。在学校信息化处等部门的密切配合下，作为学校九大信息系统之一，着眼于管理和利用网络化、便捷化的档案信息系统前期工作已经完成，现投入试运行阶段，工作效果明显。

部门归档是指档案材料形成部门的所有工作，从筛选、分类、归档进入管理系统，分类到系统，以及在归档管理部门的指导下定期转移到档案馆进行归档。目前，我们的管理系统使用浏览器/服务器结构。所有部门的兼职档案管理员只要拥有网络计算机，便可以登录系统，使用各种功能。

2.革新档案管理模式，提高管理人员专业能力

在高校的档案形成过程中，会产生很多的电子公文等数字档案。目前我校各部门的请示签报申请、学校发文处理、外来文件处理等涉及公文、财务、教学、科研、资产等领域90余项事务均已实现OA网上处理，这些标准化格式的电子数据对学校和社会具有极大的保存价值。在电子文件等文件归档的实际操作中，我校提出在文件编号规则中增加每个部门的代码，以使同一部门的文件相对集中，便于查找和使用。归档过程采用电子数据和纸质档案‘双套制归档模式，即电子公文等数据录入档案管理系统归档，同时还将己办结的电子公文等制成纸质形式等进行归档，两者互为镜像，实现了文档一体化。通过实际操作，优秀的管理队伍足以证明对档案管理信息化建设的重要性。

档案管理水平在一定程度上反映了高校各个方面的管理能力。如今，信息时代的数字信息管理模式已经开始深刻影响档案管理的全过程。为了快速、方便、准确提供档案，共享开放的档案信息资源，更好地满足师生使用档案的需求，档案管理队伍建设及档案管理人才的培养在其中的作用已是不言而喻。

3.实现档案服务信息化，优化服务效率

在实现档案服务信息化的过程中，主要完成两部分：在线档案信息认证和远程档案认证。

在线提供档案信息：随着信息技术的发展，互联网已经成为人们日常生活和工作的重要组成部分。数字校园环境下的高校，在线提供档案信息，不仅可以为大多数档案用户提供便利，还可以提高文件利用效率。例如，向海外发送中文（英文）成绩单、学历证明等，为老师和学生节省了时间。

远程办理档案证明：是指档案利用人在局域网以外的全国各地，使用任何一台电脑登录档案管理系统来获取档案信息资源的一种形式，但档案管理系统在后臺需要验证档案利用人的身份，这增加了系统管理员的工作负载和难度。目前，只有同济大学档案馆开放了“档案服务利用系统”。

四、结语

高校档案管理信息化建设是网络时代的管理方式，是跟随现代化发展的必须形式，其最终成效就是淘汰传统的档案管理模式。同时，也提高了档案管理人员的工作效率，避免了“翻查”导致的时间与空间的浪费。档案管理信息化建设之后，管理人员对档案资料进行收集、整理、保存就变得非常便捷，归档数据信息一次录入就可以长期保存，查找利用更加便捷，节省档案库房面积等相关资源，通过不定期进行归档数据信息的备份，使其保存更加长久安全。

信息化建设的推进是各大高校档案管理迫在眉睫的工作任务，积极推进信息化建设，高校才能跟上时代发展步伐，才能对国家的经济发展和社会科技建设起到重要的推动作用。

参考文献：

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[2]周 玮.高校档案信息化建设[J]. 上海信息化，2015

[3]蔡盈芳.加强《意见》在企业的贯彻落实——学习杨冬权局长在全国企业档案信息化现场会上的讲话体会[J].中国档案，2015

[4]凌瑞英.数字信息化时代高校档案管理工作路径探索[J].现代企业文化，2017

（作者单位：哈尔滨工程大学档案馆）