高等职业院校图书馆自建数据库现状分析与对策研究——以山西建筑职业技术学院图书馆为例

王 波

(山西建筑职业技术学院 图书馆，山西 晋中 030600)

0 引言

早在上世纪80年代初,随着我国各个图书馆规模的扩大及文献二次开发在图书馆工作中的普及,一些情报机构、公共图书馆和重点高校图书馆开始依托自身馆藏,在做文献二次开发过程中开始建立自己的数据库。但该阶段自建数据库均为书目文摘型,数据规模小,检索功能简单。自1998年中国高等教育文献保障系统(CALLS)启动之后,我国的大部分高校图书馆有了新的技术保障,纷纷开始行动,掀起了特色数据库建设的热潮。2001年后,由于国家加强了对高等学校的教学评估工作,并增加了对高校经费的投入,高校图书馆逐渐成为我国特色数据库建设的主力军,并发挥了越来越重要的作用。

1 高等职业院校图书馆自建库综述

高等职业院校,作为由省级政府管理的高等教育和职业技术教育相结合的大学,一般都具有很强的地方特点,又是职业技术教育的高等阶段,具有很强的专业性和学科特色。与此相适应,高职院校图书馆则积极顺应时代潮流,根据自身学校的专业特色及对应的行业特点,纷纷开始自己的特色自建库建设。由于图书馆自建数据库不仅能实现本校特有资源的数据化,而且能为这些特有资源的整理和使用提供更便捷、有效的途径,由此图书馆自建数据库已经成为各高校图书馆创新整合本校重点学科专业特色资源及进行进一步数据挖掘的重要手段。但是由于受到其学校的专业特点及专业局限,在校学生的学习能力和氛围普遍不高,所以自建库的数量及规模都比综合类大学要少,学生的使用情况也没达到预期效果。其自建库内容一般涉及地方志及地方文献、本校论文论著库、本校核心专业特色库、本校获奖作品库、行业特色库、特殊个人或团体贡献特殊库、馆藏特色图书数字化、成果库(集中展示本校建校以来教学、科研的优秀成果)等,比如广东职业技术学院图书馆的纺织服装特色数据库、深圳职业技术学院图书馆的“深职文库”、宁波职业技术学院图书馆的“机电模具特色资源数据库”以及湖南理工职业技术学院图书馆的“煤炭特色库”。

另一方面,由于各地区、各行业发展的不平衡,经济发达地区、行业发展势头好的高职院校图书馆自建库的建成水平及规模远远好于其他高职院校的图书馆。此外,目前大多数高职院校图书馆的科研职能正在逐步弱化,师生参与度不高,每个高职院校图书馆或多或少面临经费投入有限、与学院总体发展参与度不够等问题。这些因素都制约着高职院校图书馆自建库的进一步发展。本文将以山西建筑职业技术学院图书馆(下面简称建院图书馆)的自建库项目为例分析高职院校专图书馆自建库存在的问题并提出应对之策。

2 建院图书馆特色资源库介绍

2.1 建设背景

2013年山西建筑职业技术学院被评为全国一百所国家骨干高职院校,建院图书馆申请了“建筑类信息资源中心”的特色库建设项目,主要建设学院论文论著名录库、学院教学资源库(教参库)、建筑企业名录库。

2.2 建设原则

学院的每一个自建数据库建设都不是一项简单工作,都是有活力的综合性系统工程,因此在自建数据库的建设中,必须提前规划好建设过程中可能出现的各项工作,并把握好以下几个原则。

2.2.1 独特性原则

要突出本校的地方特色、行业特色及专业特色。自建数据库要在学校的重点学科、重点专业、重点课程、重点项目上做文章,尽量做成行业的精品、学院的名片。

2.2.2 实用性原则

自建数据库遵循了用户至上的原则,把实用性放到了首要位置,要有特定的用户群。要紧紧围绕全院师生的诉求,把主要工作放在满足他们的需求上,还要考虑自建数据库的其他作用及是否能带来良好的社会效益,要具有一定的时效性、实用性。

2.2.3 系统性原则

数据资源是自建数据库的核心,而组成自建库的数据的质量决定着数据库的质量,因此在数据的收集上要做到精益求精,数据的获取途径要严格把关,不仅要保证数据的准确性、时效性、全面性,而且在保证数据的版权问题的同时还要考虑数据库的可持续性。在自建数据库的建设中不能急于求成,要时刻纠正建设过程中出现的问题,边使用边改正,及时进行数据维护和数据更新,这样才能保障自建数据库的可持续发展,才能提高资源的利用率。

2.2.4 标准化原则

要提供服务就得资源共享。自建数据库项目完成后,只有实现网络资源共享才能最大限度体现其使用价值并提高其利用率。所以,数据库建设过程中必须保证数据的标准化和规范化。具体而言,图书馆自建数据库的数据必须按照《中国图书馆分类法》分类,数据的格式必须是时下流行的、通用的及兼容性很强的数据类型,严格按照CNMARC标准著录格式进行标引和著录。文字型数据要采用 WORD、RTF、TXT和XML等文档格式;图片数据采用JPEG、BMP、TIFF、PDF等格式;视频数据采用ASF、AVI、MPEG、FLV、RMVB等格式;音频数据采用CD、MP3 、FLAC、WMA 等格式。确需使用专用 (非通用) 格式的,应能提供软件或技术支持实现与某种通用格式之间的转换。

2.3 建设目的

作为高职院校图书馆,其主要职能是文献资源管理与服务。建院图书馆自建数据库的建设目的主要围绕三个融合展开:第一,与系部融合,积极与教学系部合作,根据教学系部的主要专业提供资源,为专业服务,并根据系部要求及时更新数据;第二,与图书专业公司融合,积极寻求校企合作,引进文献加工设备及技术,建立图书馆的文献加工团队,能独立完成纸质图书的加工及电子图书的格式转换工作;第三,与企业合作,作为山西建筑行业的摇篮,建院与省内大多数建筑企业有着密切的联系,通过校企合作,为行业、企业提供专业化、知识化的信息服务,建院图书馆也尽量做到能给这些企业提供资源服务,并在企业人才需要和学校毕业生之间提供有效的桥梁。

3 建院图书馆自建库现状

目前,建院图书馆“建筑类信息资源中心”自建库共有三个。

3.1 教材教辅库

3.1.1 设计思想

教材教辅库是由图书馆和教务处合作,完成学生所有的专业学习资源的电子化,在数据库的设计上采取浏览式课程学习和主动选课式学习两种模式,为每个用户建立个人学习中心。学生可以不限时间、地点运用计算机或平板电脑或手机进行专业课程的学习。

3.1.2 设计步骤

本资源库是学院电子教学创新的特色数据库,它囊括了适合建院专业教学的很多资源,包括专业类的电子图书、图片、论文、课件、视频、课件等多种格式的资源。设置院系—专业—课程的主分类模式,嵌套本院课本、同类院校的课程课本、参考书、教师课件、教学视频、论文资料、代课教师等课程资源。还可以通过购买市场上的一些资源库(如知网、万方、维普等)的电子图书、电子期刊、硕博士论文等,再通过技术手段抽取需要的数据,标引,分类,按照自建库的类型标准,添加到自建数据库中。专业老师可以参考本资源库的资源做出电子课件,利用自建库丰富的内容应用到教学中,并根据学生的反馈意见进一步完善自己的课件从而形成类似精品课程的资源,还有一些老师的实验实训录像、实习视频、成果、获奖作品等,都可以通过数据处理后分类,将其添加到自建数据库中。学生可以在电子课本做笔记,提供检索功能,同时为本资源库中所有图书添加标签笔记、题录信息、封面信息、章节信息、评论信息功能,最后发展成为学生专业的学习中心,为全院师生开展网络课堂提供学习及交流平台。教材教辅库的主页见图1。

Fig.1 Screenshot of the main page of the teaching materials database of the library of Shanxi Architecture College图1 山西建筑职业技术学院图书馆教材教辅库主页截图

3.2 学院论文论著名录库

3.2.1 设计思想

学院论文论著名录库是由图书馆和学院科研处合作完成,通过收集学院教职工发表的论文、论著及成果,对资源进行有效的整合,整合后的资源可通过统一检索的方式进行查询,随时了解学校教职工的关注方向及资源的使用情况,还可通过时间等条件,统计分析学校及个人论文论著的发表情况,并以此作为学院科研奖励的基础。待教职工退休后,图书馆还将以学院名义赠送给他们精美的个人科研成果册。

3.2.2 设计步骤

要求收录学院所有教职工公开发表的论文、编写的图书和论著、参与的课题等等科研成果,收录学院校刊的论文,收录学院教职工的个人随笔诗歌,设置作者、主题词、所在的部门、科研论文提名等相关检索项,为所有的科研成果设置等级项和权重项,由学院提供每一项科研成果的评分细则,以便将来为每一个人或者每一个部门的科研成绩做评测,在以部门和个人的检索时,除了检索时链接所有科研成果外,并生成文字、表格、曲线等多种形式的科研分析报告,用以展示部门或者个人的科研创新能力。论文论著名录库的主页见图2。

Fig.2 Screenshot of the pubications database of the library of Shanxi Architecture College图2 山西建筑职业技术学院图书馆论文论著名录库主页截图

3.3 建筑业企业名录库

3.3.1 设计思想

建筑业企业名录库是由图书馆和招生就业处合作完成,企业库的建设是图书馆走出校门为社会服务的一个重大举措,搭建学校和企业的一道桥梁,把图书馆文献服务推荐给企业行业使用,与企业共建共享信息资源,同时把学生的就业信息传递给企业,将企业的重要信息带给校内学生,全方位地展示企业风采,全力打破企业与学生获取信息不对称的瓶颈。

3.3.2 设计步骤

要求收录以山西地区为主所有建筑企业和行业的详细信息(原始资料由图书馆收集),由众多条目组构成一个特色资源库。主要包括企业成长历史、企业规模介绍、企业人才需求、企业文化、联系方式、校企合作等方面内容。通过企业名称、企业地域、专业人才需求等设置检索词。设置校企合作、新闻公告、企业培训、山西建院企业分区图书馆等栏目内容。企业名录库的主页见图3。

4 建院图书馆自建资源库存在的问题

自2013年三个自建库建成以来,由于新校区建设、学院地址搬迁等客观因素影响,三个自建库自验收以来几乎处于停滞状态。除了这些客观原因,还存在着以下问题。

第一,在自建库的项目论证完成后,前期准备工作中没能对自建库的各项功能进行可行性研究,以至于后期有些功能难以实现,数据整理收录仅仅停留在简单的数字化加工分类,没有进行更深入的数据挖掘,以至于数据库功能比较单一、使用率较低、用户体验差、整体评价不高。

第二,建院图书馆的三个自建库,分别依托信息化公司的三个软件平台,数据主要是购买数据库或者网络抓取,由于图书馆工作人员不足且专业水平有限,数据库的更新速度几乎处于停滞状态。

第三,三个自建库分别由三名图书馆专业的工作人员各自负责一个,由于学院各处室之间的沟通不畅,造成使用宣传不足,院系师生参与度不够,与院系沟通几乎处于停滞,因此缺乏更专业的建设方向。

第四,由于学院没有设立图书馆工作委员会,也缺乏相关组织机构的工作指导和监督,后续完全没有经费投入,不能很好地调动图书馆相关工作人员的工作积极性。

第五,与外界高校图书馆沟通少,也没有上一级的专业指导机构,各个高校自建库资源遵循的标准的不统一,使用的软件及平台的不统一,因此造成了各个学校自建库质量水平很低,同时也不利于下一步在网络上实现资源共享。

Fig.3 Screenshot of the enterprise database of the library of Shanxi Architecture College图3 山西建筑职业技术学院图书馆企业名录库主页截图

第六,图书馆相关专业人员缺乏外出学习及培训的机会,业务能力不能很好地与国内先进水平接轨,也造成数据库的建设水平与国内先进水平有着很大差距。

第七,自建库的宣传工作需要学院相关部门的配合,但是鉴于图书馆工作在全院工作中处于次重要的地位,因此宣传工作也没能积极有效地开展,利用率很低。

5 探索解决问题的方法及建议

高校图书馆大楼一般都是每个学校的地标性建筑,但是图书馆却不是学校的核心部门,特别是高职院校图书馆,采购资源都是以应付评估为目的,馆藏资源的结构非常不合理,对自建库持续发展的支持也非常有限。鉴于此,我认为高职院校图书馆应该积极寻找解决途径。

第一,积极督促学院分管领导成立学院图书馆工作委员会,定期召开会议,讨论图书馆重要工作(包括党建专库、学校自建库、自助化系统等重大事项)及发展方向,积极反映全院师生的意见和建议,寻求下一步改进意见及具体措施。

第二,在高职高专图书馆工作委员会的指导下,寻求更高一级的图书馆(如山西大学图书馆等)的帮助,经常交流意见,最好能形成工作指导文件,并根据文件精神进行下一步工作,共同探讨进一步促进兄弟院校各图书馆的技术交流和资源共享。

第三,积极向分管院领导汇报,寻求经费持续支持,建立长效机制,并能利用有限的经费争取最大的产出。

第四,做好图书馆相关专业人员的配备及长效培训工作,每个自建库必须有专人负责,并及时跟进软件的升级培训,增加数据的获取途径,提高数据库的数据质量,应该发挥本校特色专业优势,建立一定的激励机制,充分调动图书馆工作人员及各系部相关专职教师的积极性,利用各系部特色资源,在充分考虑本校自主知识产权的情况下,对自建库进行数据挖掘,尽量满足全院师生的需求,提高自建库的价值。

第五,依托图书馆工作委员会,服务于系部,并积极寻找深度融合的办法,积极参与到系部重点学科和重点专业的建设上,争取使得每一位老师都能够且愿意提供最大的文献资源支持,并及时与老师沟通,及早得到相应的反馈。

第六,学院自建库需要引入相应的评价体系,根据自建库的数据规模、质量、反馈意见等制定相应的评估标准,并争取与学院课题申报相结合,吸引更多专业老师参与。

第七,图书馆应积极寻求良性运行机制,努力构建自建库软件平台、管理员、教师、学生、专家学者等能自愿参与并相互促进的良性运行机制,努力打造可持续发展的“生态系统”,以便能引起越来越多用户的兴趣,使其愿意参与资源建设,比如尽可能增加师生的作品、成果展示,在线赚取积分兑换虚拟礼品,颁发电子证书等,积极宣传并不定期举办活动,让全院师生参与进来。

第八,图书馆应当与学院各系部、教科研、招就处等部门紧密合作,为本校做校史、教学科研成果等方面的资源积累,直接有效地获取他们的数据,及时加工到资源库中。

第九,寻求学院其他部门合作,积极做好宣传工作,争取更多的师生参与使用,并根据他们提出的意见建议及时反馈到自建库的更新工作中,使用适当的激励机制,让更多的人参与自建库的建设中来,形成一个动态的、可持续发展的有机体。

6 结束语

综上所述,我认为只有建立更高一级的指导机构,获得更多的资金支持,及时获得最先进的技术支持,吸收更多的学院师生参与,发挥自建库的特色优势,做好信息资源共享,扩大宣传,建立长效激励机制,使更多的人参与进来,才能将自建资源库变成一个动态的有生命力的有机体,才能有效地突出“特色资源,特色服务”这一最终的建设理念,并更好地发挥它应有的作用。