国企办公室秘书沟通协调的技巧及其要点探讨

林苏阳

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）01- 093- 02

摘 要 随着近年来我国社会经济发展水平的不断提升，国企的发展也相应的产生了一定的变革，在国企办公室当中，秘书起着重要的沟通桥梁作用，特别是在国企中领导人员和其他部门之间的交流沟通，或者是企业和其他公司的相互交流，在这其中秘书都扮演着一个重要的沟通角色。对于国企办公室秘书而言，他们需要很强的沟通协调能力才可以更好的完成相关工作，协助办公室领导进行信息的整理和传达。因此说，在未来的发展过程当中，秘书也要不断的进行沟通技巧的提升，对于沟通协调的要点内容加以探究，争取在国企办公室中发挥出更强的桥梁作用。

关键词 国企办公室 秘书 沟通协调技巧 要点

就我国社会当前的实际发展状况来看的话，社会主义市场经济的发展取得了越来越大的进步。当前市场对于人才的要求也越来越高，不仅需要他们具备更强的专业素质，而且对于他们的情商和综合素养也提出了越来越高的要求，尤其是对秘书这个职业来说，他们的主要工作内容也相应产生了变化。在国企办公室当中，对于秘书沟通协调的能力提出了更高的要求，可以说秘书的沟通能力和协调能力会直接关系到办公室工作的顺利进行。在传统的国有企业当中，秘书主要是负责处理一些文件工作，或者是为领导安排简单的活动，但是在当前经济深入发展的背景之下，秘书的工作范围也相应的有了扩展，对于他们的沟通协调能力也提出了更高的要求，所以说国有企业办公室的秘书也要积极的拥抱当前新的发展形势，不断地对自身素养加以提升，主动的进行沟通协调技巧的探索，对于沟通协调的要点内容加以学习，进而实现自己综合素质的提高。

一、国企办公室秘书沟通协调的技巧

（一）秘书和办公室领导的沟通协调技巧

就国有企业自身的组织结构来看的话，办公室秘书其实处于一个企业的枢纽位置，一方面，他需要在领导和同事之间进行信息传达，另一方面也需要负责客户和领导之间的沟通，对客户和领导之间的关系加以协调，这样一来可以维系国企工作的正常运转。在和领导进行沟通的时候需要注意一定的沟通协调技巧，首先来说，秘书需要对自己的身份和工作有一个正确的定位，秘书是领导的助理，因此在进行沟通的时候不能超过自己的职权范围。其次在和领导进行工作汇报的时候，要做一个更加全面的准备，汇报的内容需要简洁明了，并且富有条理性，这样有助于领导从汇报的内容当中找到工作的重点，国企办公室领导每天要处理的工作内容是很多的，所以说往往背负着很大的工作压力，因此，秘书就要结合领导的实际工作安排来对领导的工作内容进行筛选，在进行内容安排汇报的时候要简洁明了，抓住重点内容，经过筛选的信息会在很大程度上减轻领导的工作负担。最后办公室秘书在和领导进行沟通协调的时候还需要具备较高的情商，比较善于做和人打交道的工作，对于不同类型的领导要采取不同的沟通技巧，对于国企办公室秘书来说，由于国有企业发展规模的庞大，办公室秘书往往要和不同性格的领导进行沟通，所以在日常的工作过程当中，要注重自身沟通能力的培养，学会在不同类型的领导面前采取不同的沟通协调方式，善于观察领导日常的工作，从中获取到更多的信息，对于领导的性格和处事风格进行分析。此外，秘书在进行日常工作的时候，还需要时常向领导征求意见，在遇到事情的时候不能随意自己做决定，这样一来，不仅能够提高办事的效率，而去也能够更好的契合领导的要求[1]。

（二）秘书和国企同事的沟通协调技巧

对于国企办公室秘书来说，同事是工作当中主要交流的对象，做好和同事之间的沟通协调工作，能够提高信息传达的质量，对领导所提出的要求，可以及时的传达给同事，并且将同事的意见及时的反馈给领导，这样一来，秘书的工作效率就会得以提高，因此，对于国企办公室的秘书而言，在和同事进行交流的时候，也需要掌握一定的沟通协调技巧。首先来说，在和同事进行沟通协调的时候必须要做到诚信和宽容，在人际交往当中，诚信是最基本的原则，秘书在和同事进行沟通协调的时候，也需要遵循社交的基本原则，在面对工作内容的时候，不能轻易的做出承诺，在答应同事要求之前需要考虑自己是不是有能力可以胜任，对于无法做到的事情要及时的和同事说明原因，并且要征求同事的谅解，此外在和同事进行工作沟通协调的时候，还需要保持一颗宽容的心，一旦由于同事的原因而出现问题的话，需要从对方的角度来进行问题的考虑，理解对方的难处，并且及时的进行问题解决，防止更大损失的发生。其次，秘书在和同事进行沟通协调的时候，还需要具备一定的团队精神，国有企业就是一个团队，在进行事物处理的时候，秘书必须把国有企业的利益放在最前面，树立全局意识，国有企业当中的员工是很多的，办公室的秘书也不是一个独立的个体，秘书的日常工作需要和不同部门的同事进行交流，如果办公室秘书缺乏团队意识的话，那么就无法很好的融入到团队工作当中，也无法对自身所需要承担的责任进行承担，在遇到事情的时候，不能斤斤计较，这样才有利于企业内部氛围的提高，对于工作效率提升也会产生积极影响。最后，秘书在和同事進行沟通协调的时候，需要对他人尊重，待人随和，不能太傲慢，尊重是人和人交往的一个基本原则，秘书和同事在工作上是处于一个平等位置的，并且尊重他人既是沟通协调的一个技巧，也是日常社交的一个礼貌，在工作过程当中，秘书要对自身的言语表达加以注意，不能乱开玩笑，把握和同事交往的之间的一个度，平等、公平的沟通协调才能够产生更加融洽的同事关系[2]。

（三）秘书和国企客户的沟通协调技巧

国企办公室秘书还有一个重要的工作职责，就是和客户之间进行沟通协调，在和客户进行沟通的时候，秘书代表的就是国有企业的形象，因此必须要具备一定的素质。首先来说，秘书要重视沟通协调的礼仪，保持微笑是最基本的，在和客户的交流过程当中需要注意自身良好形象的保持，对每一个客户都要有礼貌，客户和企业之间的关系是经济上的往来，并且和领导同事进行比较的话，和同事之间是属于陌生的关系，陌生人之间的交流和沟通是更需要遵循一定的社交沟通礼仪的，如果秘书的态度太过无礼的话，那么将会使对方之间的沟通陷入僵局，并不利于工作内容的开展，因此秘书在和客户交涉的时候，需要用周全的礼节来尽可能给客户留下良好的印象。其次，秘书在和客户的沟通协调过程中还需要做到换位思考，由于和客户之间会有经济利益上的往来，因此，在进行沟通的时候，对于客户所提出的问题要尽可能地对其进行解答，站在客户的角度上进行问题思考，为客户提出更加专业化的服务，客户对企业内的工作内容是陌生的，但却要和企业展开合作，所以需要加强对国企发展的了解，客户往往会根据双方之间的合作内容来提出相应的问题，秘书的合理解答能够增强客户对于双方之间合作的信心，展现国企的形象和文化，对国企的发展提升信任的程度，进而促进双方的合作，达成经济上的往来。

二、国企办公室秘书沟通协调的要点

（一）秘书在沟通协调要态度谦和

就沟通协调本身来说，这可以说是一种艺术，在国企办公室当中，沟通协调不仅仅是对话，而是艺术性的对话，秘书所具备的沟通协调技巧可以帮助他们更好的协调人际关系，对于各项工作的开展是会起到积极促进作用的。沟通协调是面对面的进行信息传达的过程，谦卑的态度会拉近沟通双方之间的距离，更好的协调和对方之间的关系，有助于信息传达工作更顺利的进行，对于秘书来说，无论他面对的对象是领导、同事还是客户，在进行沟通协调工作之前，都需要确立起一个明确的自我意识，以谦卑的态度来和他人进行交流，这在沟通协调的过程当中可以让对方感受到尊重，也可以更好的倾听到他人的心声，进而促进沟通效率的提高，通过协调工作的进行，可以更好的促进工作的开展，提高工作的效率。

（二）秘书的语调需要委婉

在进行沟通协调的过程当中，说话的语气也是一个很重要的内容，秘书在进行沟通协调的时候，不仅要对自己的语言表达加以重视，而且还要注意自己的语气表达，无论沟通协调的对象是领导还是客户、同事，都要注意语气的委婉性，也可以给对方带来一种更加舒服的感覺，过于强硬的语气是不适合沟通需要的，因此秘书无论面对什么样的对象，自己的语气都需要注意，有效的规避诸多矛盾的发生，树立起国企更加优化的形象。

（三）秘书在沟通协调时信息传达要精准

秘书在国企办公室当中是起到重要的上传下达作用的，他们需要将办公室领导的相关命令进行传达，也需要及时的将工作人员的相关意见向领导进行反馈，因此说秘书在进行沟通协调的时候，必须要确保相关信息内容的精准性，一旦在进行传达的时候出现错误的话，那么对最终的工作成果也一定会产生不利影响，精准的信息可以让工作人员高效率的完成工作内容，也可以让领导根据具体的信息反馈来对相关决策及时的做出调整。秘书在进行沟通协调的时候还必须要将信息当中的重点内容加以精准把握，尤其是在向领导进行汇报的时候，领导本身的工作内容是比较多的，每天都需要处理诸多的事务，所以秘书就要帮领导将那些无用的信息进行筛选过滤，告诉领导应该要去做的重点内容，该向领导说什么，这需要秘书结合信息特点和自身工作素质去进行尺度的合理把握。

三、结语

综上，对于国有企业来说，它的规模一般是比较大的，所以说员工的数量也比较多，在日常的工作过程当中会出现很多交流协调方面的问题，国企办公室秘书主要负责的是领导和其他部门、或者是客户的交流，往往会担负起一个桥梁的作用。秘书沟通协调能力会直接关系到企业内部关系的协调性，包括和领导、同事以及客户关系等等，这就要求办公室秘书要不断的提升自己的沟通协调能力，灵活的运用沟通协调的技巧和方法，进而可以在实际的工作中取得更佳的成果，更好的胜任国企办公室秘书这一工作。

参考文献：

[1]汤全.简议国企办公室秘书工作的沟通协调[J].企业文化（下旬刊），2018（5）：157.

[2]李娜.国企办公室秘书沟通协调的技巧及其要点思考[J].中国集体经济，2017（6）：95-96.