行政事业单位内部控制信息化建设路径探讨

王颖怡

摘要：内部控制主要是行政事业单位为了实现基础的发展目标，保证资金的完整性，采取的自我约束与控制方式。由于行政事业单位的资金大都来自国家的拨款，实现资金的优化利用，能够将单位的公共服务职能凸显出来，并塑造出良好的社会形象。本文从行政事业单位内部控制信息化建设的基本思路展开分析，并以此为依据，提出梳理详细的内部控制流程、规范化管理单位内部的组织结构等几个方面的措施。希望能够加快内部控制信息化发展的脚步，并将内部控制体系建设成果落到实处、发挥实效。

关鍵词：行政事业单位;内部控制;信息化建设;固定资产管理

行政事业单位的内部控制作为有效的经济监督手段，逐渐得到领导人员与社会的重视，形成了相对健全的内部机制。内部控制是廉政风险防控体系的重要保障，是“不能腐”的重要利器。但由于行政事业单位自身性质的特殊性，长期以来面临配套制度不健全、内部控制力弱等问题。信息化时代背景下，单位需要强化内部控制，并依托信息化平台，建设集六大经济活动管控于一体的内部控制管理系统，实现单位对经济活动的管理从“事后管”向“全程管”转变，同时更侧重事前防范、事中控制，侧重“防未病”。通过内部控制的信息化，合理保证经济业务活动的合法、合规;国有资产的安全、完整;财务信息的真实、有效;积极预防腐败、预防舞弊，最终提高单位公共服务的质量。

一、行政事业单位内部控制信息化建设的作用

（一）强化单位工作质量

在当前技术快速发展的背景下，网络信息技术得到了迅速推广，包括行政事业单位在内的各行各业都纷纷将信息技术加入到单位内部控制中。内部控制信息化后，可做到规范业务，关联控制，全程管控，审核留痕，责任清晰。可将上级部门与单位内部相关的各项规则进行量化和内嵌;可以实现不同经济活动、业务行为之间的关联控制;可将各岗位的责任以审核要素内嵌到审批流程中;也可以智能归集单位的各项数据信息，有效提高了单位的内部控制质量，信息的及时传输也是内控工作时效性的保障。

（二）节约人力

在内控信息化的体系内，行政事业单位人员的工作内容会发生明显改变，很多以往人工的工作内容，都可借助计算机信息系统来进行。经办人员单据填报、审核人员单据审核、审批人员单据审批等都可以在系统上操作各项数据的归集与统计都是系统自动进行的，有效解放了人力，从而使工作人员有更多的精力来完善自己的本职工作。

二、行政事业单位内部控制信息化的主要问题

在开展行政事业单位内部控制之前，单位应当明确要向有效落实信息化工作，应当克服或改进的相关问题，从以下几点入手。

（一）内部控制信息化的范围及边界问题

行政事业内部控制的主要内控包括业务层面以及内部职能层面。业务层面主要是包括单位日常运营中的业务预算、收入、采购、资产管理、合同控制等。后者指的是单位的部门管理、职责权限、人员培训等方面。根据不同层面的特征来看，后者主要依靠单位的制度设定、日常管理、文化建设这些方面来进行。而前者也就是业务层面就适合开展内部控制信息化，利用信息技术的时效性，实现业务层面包括预算、采购、收支等环节的全过程监管与信息传递，并可借助信息技术所统计的信息进行及时评价，了解当前的运行状况，发现问题并改进。

（二）单位现有信息系统的升级问题

行政事业单位的内部控制信息化是当前形势所趋，单位应当顺应信息时代的发展对单位的内部控制工作进行全面的信息化改造。但在此之前，很多单位已经或多或少引入了一些信息系统。但都较为基础，比如办公室OA系统、固定资产管理系统等，这些基础的办公软件，难以有效支撑单位的信息化全面升级改造，所以单位应当在现有信息系统的基础上进行全面升级，打造更加系统全面的、适应单位个性化需求的内部控制信息系统，单位在引入系统的同时，还应开展操作技能的培训，确保系统的功能得到充分发挥。

（三）内部控制信息化的组织结构重构问题

行政事业单位往往没有设置专门的内部控制工作部门，这也导致相关工作无法有效落实。行政事业单位应当进行组织重构，成立专门的内部控制部门。部门要负责相关制度的制定与发布以及执行过程中与各部门间的相互协调。另外需要相对独立的部门负责监督管理。此外在内控部门中还应设立信息小组，协助单位各部门完成信息化升级，掌握信息技术的运用。并由信息小组和财务部门定期收集、整理各部门的运营情况。另外内控部门还应负责信息的维护与管理，包括安全防护、系统权限设置、软件升级等，保障信息的安全性，防止外部病毒、木马的入侵。可见，这一部门需要具备过硬的管理能力与信息技术能力，单位应当选拔专门的人才，或对现有人员进行定向培养，以满足单位信息化管理工作的需要。

三、行政事业单位内部控制信息化建设的基本思路

在行政事业单位的长期发展过程中，内部信息控制管理属于重要问题，下面对行政事业单位的内部控制工作信息化建设思路进行分析：①从信息控制的对象进行分析，内部控制信息系统的对象主要是六大经济活动，包括预算管理、收支管理、采购管理、合同管理、资产管理和项目管理。其中不仅包括日常的管理活动，还有各项业务活动，例如资产管理、材料采购等。②对六大经济活动进行全过程的留痕管控。以业务活动为出发点，通过审批流程的固化和各项规则、规范、制度的内嵌，减少人为操纵和失误的空间。③实现财务数据的集中和日常财务管理工作的信息化，可以将财务人员从日常的审核工作、规则等繁琐的基础性工作中解放出来，把更多的精力放在统筹利用好财政资金、提高资金的使用效益上来。④在实际管理活动中，大规模收集单位各项活动所产生的信息，并对这些信息进行论证与分析，将有效的数据存储在信息化数据库中，并同时开展风险因素的分析。通过内部控制系统中的大数据分析模块，对各类经济活动的金额、时间、内容等进行自动统计，既能服务于财务统计和监督管理的需要，又为领导的各项决策提供了有力的数据支撑。

四、行政事业单位内部控制信息化建设路径

（一）梳理详细的内部控制流程，保证财政资金的安全性

在行政事业单位内部控制信息化建设过程中，应当完善内控信息化体系，将岗位职责、内部制度等内控信息整理录入与信息归集，并在系统中形成标准文档。在此基础上，对已有的办公自动化系统、固定资产管理系统以及预算管理系统等各自独立的管理系统，根据业务的基本范围，开展业务流程规范化管理与整合。此外，行政事业单位需要对内部控制的运行过程出具详细的报告与记录，方便解决后期的问题，并且作好监督，跟踪缺陷的整改过程。在加强监督控制力度的同时，持续改进管理机制，保证内部控制的执行力度。只有从多元化角度进行评价，保证各个部门的工作人员都能够参与进来，根据业务风险点与业务抽取等不同的方式，建立自我评价报告制度，并保证相关部门与领导者能够获取到相关的报告资料与数据。

同时，信息化技术的广泛运用在降低工作成本与提升工作效率方面发挥了重要的作用。在开展内部控制工作的同时，合理利用信息化技术，实现单位的改革与发展，提高资源利用率，加强经济监督等。行政事业单位的领导人员，需要从思想上提高对内部控制信息化的重视程度。内部控制工作本身就是“一把手工程”，是一个复杂的工作体系，涉及到预算、收支、资产、采购等各个方面。领导的重视与推动是内部控制信息化建设与實施工作的重要保障。内部控制信息化建设，能够提高风险预警与识别能力，并且能合理保证行政事业单位内部财政资金的安全性，促进各项公共事业的稳定进行。

（二）加强各部门交流协作，规范管理单位岗位分工

行政事业单位要保证各个部门之间的合作与交流，内部控制信息化建设主要体现在内控服务项目、业务平台等。数据资源的来源渠道不同，只有将单位内部控制服务与服务总线进行综合，才能够实现信息服务总线与管理平台的融合与连接，并保证信息数据的资源共享。在建立内部控制信息化系统时，明确各工作人员的岗位分工，同时将各岗位的标准以审批要素的形式内嵌到各经济活动审批流程中。将财政纪律、政策规定、支出标准、制度设计等上传至信息平台，同时融入到每一笔预算执行中。将业务经办人、业务处室负责人、财务人员和局领导的资金使用和管理职责清晰地在内控平台上显示出来，使每一个工作人员都可以明确财政资金使用的责任，实现公开透明化监督。其次，根据内部控制规范，梳理相关业务工作，其中包含的仍然是零余额支付系统、预算系统以及固定资产管理系统等。确保充分实现对风险矩阵的分析工作，有效保证各项决策的合理性。在强化执行与监督的同时，将其归纳到实际的业务流程中，开展合理的应用。最后，在内部控制的生命周期中，不断提升内部控制的管理效率，主要就是利用固定的步骤，工作流程与文档电子化的形式，逐步执行内部计划。只有对存在的缺陷进行整改，并对具体的步骤进行有效控制，才能在完善信息管理的同时，得到及时的内控预警信息，为管理层的经营决策提供重要依据。

（三）加强固定资产管控，保证国有资产的安全、完整

在内部控制制度完善的过程中，应当强化固定资产的管理。完善固定资产的验收管理工作，包括自有资金购入与资产调拨、资产捐赠等不同的渠道获取的所有的固定资产。在固定资产入账之后，不会产生账外资产。健全固定资产验收入库制度，使物资管理部门根据相关规定严格执行验收。通过定期开展对单位内部固定资产的清查或是盘点工作，保证固定资产账实相符，杜绝出现资产流失问题的发生。

（四）建立健全的风险评估机制，提高风险防范能力

行政事业单位应当建立健全风险评估机制，开展事中的延伸管理与事前的风险评估工作，内部控制部门需要开展合理的分析工作，整合各项管理数据。采用定量分析与定性分析相结合的形式，落实风险监督管控的工作。在搭建健全信息化平台的同时，实行对数据的定期清理与整合，以保证管理数据的及时性。

五、结束语

总而言之，在行政事业单位的运营过程中，内部控制是重要的保障。通过引进先进的信息化设备、定期开展对工作人员包括经办人、负责人、单位决策层、系统管理员等的培训活动，进而提升内部控制的效率。在加快内部控制信息化建设的同时，实现多部门、各系统的协调与融合发展，并且对行政事业单位的资金使用情况进行监督，梳理详细的内部控制流程，保证财政资金的安全性。在提升单位风险防范能力的同时，完善信息化系统的建设工作，规范化管理单位内部的组织结构，梳理内部工作流程，为行政事业单位的资金安全提供相应的保障，提高单位管理水平，节约管理成本，强化单位廉政体系的建设。

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