北京市档案馆民国档案文件级目录著录难点及对策

姚行

摘要：本文分析了民国档案文件级目录著录难点，如辨识文字难、理解内容难、概括内容难、判断责任者难、识别文种难等，并结合北京市档案馆民国档案著录实践有针对性地提出了解决相关难点的对策。

关键词：民国档案 文件级目录 著录难点

北京市档案馆馆藏中华人民共和国成立前的档案主要为民国档案，为响应国家档案局建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”的号召，从2013年起北京市档案馆开始了民国档案文件级目录著录的工作探索。经过几年的实践，特别是从2017年开始以项目外包形式开展文件级目录著录以来，北京市档案馆积累了比较丰富的经验，本文结合北京市档案馆实践，对民国档案文件级目录著录难点及其对策进行研究。

一、开展民国档案文件级目录著录的难点

（一）辨识文字难

1.字迹潦草。民国档案文件多为手工书写，风格因人而异，人为因素大，书写工整、赏心悦目的档案相对较少，多数字迹潦草、杂乱无章。北京市档案馆所存民国时期的档案大多数只以文件定稿形式存档，上面保留着圈圈点点、勾勾画画、增字减字、修改润色的痕迹，有的甚至全文乱七八糟、字迹潦草、识别极难。

2.字迹褪色。民国档案形成距今已超过70年，当时所使用的纸张化学性能不稳定、质量普遍较差，并且受动荡社会环境影响导致保存不善，部分档案存在字迹褪色的现象。个别字迹变浅尚可通过前后字句联想猜测，但有些文件内容严重模糊，想要识别其中的文字变得异常困难。

3.字形字体复杂。民国档案字形上包含繁体字、简体字、异体字，字体上有楷书、草书、隶书等，字形夹杂，字体繁杂。有的同一个字简繁体不同，在草书中，写法更是多达数十种，有的字词撰稿人笔误、简写、缺笔少画，更是让人费解、难以辨识。著录人员只有经过较长时间的积累和锻炼，才能准确识别档案中的文字。

（二）理解内容难

北京市档案馆馆藏民国档案主要为文书档案，其中多数是政府公文和私人信函，这两类文书各有特点。

1.政府公文带有明显的时代印记。民国时期政府公文行文风格、用语等与现行公文差别极大，多为文白夹杂、紧写连书、竖排书写、没有断句、不分段落，特别是其中包含着大量的公文套语，如“案查”“等因”“奉此”等用以标明公文层次起讫承转。行文针对的机关等级不同则用语不同，不能混用，同时也是一种表示官署尊卑等级的符号，带有明显的时代印记。

2.私人信函注重体现传统礼仪。民国时期文人来往通信书文并重，既注重修辞、文法，更讲究中华传统礼仪。信函讲究自谦而敬人，表现在结构、格式、用语、称谓等方方面面，比如在敬称谦称的使用上，不同的身份有不同的用语，信函中涉及的人物往往讳名而使用字号称呼。信函中不能使用我、你、他的字样，而用其他词代替，提及自己时用“在下”“小弟”“晚”等，提及对方時用“仁兄”“先生”“阁下”等，提及别人时用“彼”“渠”等代替。向对方馈赠时，要用谦语，如“菲仪”“芹献”“寸志”等。

著录人员如果对上述特点不了解、不掌握，看档案便如同看天书，不可能理解其内容。

（三）概括内容难

民国档案与现行档案相比有一个突出的不同，即多数文件没有题名。著录中概括内容“难度系数”比较大的档案，大致可以分为三类。一是政府公文。公文标题形成之前，公文的内容主要通过事由揭示，但并不是所有公文都有事由。例如，上级机关向下级机关行文一般不拟事由，有的文件因涉及秘密内容而不拟事由，当时事由拟写也不规范，跟现代意义上的题名差别很大，经过概括、改造、加工才能形成文件题名。二是私人信函。私人信函用语讲究、晦涩难懂，包含众多的称谓语、提称语、思慕语、祝愿语等，理解语义、概括内容需要仔细揣摩。三是商业电报。商业电报涉及事项细碎、复杂，包含众多的行业术语、暗语，著录人员要找出其重点、总结出题名，困难可想而知。

（四）判断责任者难

形成文件内容并对其负有责任的机构或个人即为责任者。责任者项作为必要项目，不能为空。只有完整、明确的责任者，对于检索档案内容才有实际价值，但有些民国档案的责任者并非一目了然。一是责任者信息不完整。如文尾落款处仅为“第一科”“秘书室”“第五保”等内设机构名称，没有其隶属的上级机关信息。二是表格单据类，有的虽然内容完整，但没有明确的责任者信息。三是私人信函结尾落款往往是写信人的字号，当姓名不完整时，责任者需要进行考证。

（五）识别文种难

文种是按性质和用途确定的文件种类的名称，民国文书档案中文种极为丰富，基本可以分为两大类：一是公文类文书，明令颁布的如训令、指令、布告、任命状、委任令、咨、公函、通知、详、咨呈等，经常使用的杂体文，如电令、代电、通电、手谕、通告、报告、签呈、笺函、节略等。除此之外，还有其他专用公文，如司法、商务文书等。二是非公文类文书，如信函、收条、领条、甘结等。文种种类繁多、格式各异，有的文件文种使用不规范、格式不标准，加上使用时期、范围等经常变化，对于许多特殊的文件，以及原来没有文种的文件，要准确判定其文种并非易事。

二、针对文件级目录著录难点提出的有效应对策略

民国档案存在诸多难点的现实决定了要提高目录质量水平，打造高质量目录，必须应对有方、措施有力。北京市档案馆认真总结实践经验，不断探索新的方法，形成了行之有效的制度安排和管理方法。

（一）重视业务培训，培训工作贯穿始终

基于民国档案及其著录工作的难点，加之各全宗档案情况不同，对著录人员进行业务培训必须贯穿项目始终。

1.多种形式开展培训。为保证培训效果，北京市档案馆根据不同的培训内容灵活选择培训形式。

一是业务讲授。例如，对于民国公文的结构、套语、用印、署名及如何找到重点与概括内容等知识采取业务讲授的形式，使著录人员在短时间内尽快掌握著录的基本知识和技能。

二是参观展览。组织著录人员集体参观档案展览，走进档案、感受历史。北京市档案馆组织全体公司人员参观了“档案见证北京”“古都新生人民胜利”等展览，在寓教于乐中全面、直观、形象地了解北京的重大事件和历史变迁。

三是文化讲座。档案是历史的见证，了解相关历史背景知识对于从事著录工作的帮助作用是不言而喻的。北京市档案馆组织公司人员聆听了关于北平市长的文化讲座，收到了良好的评价和反馈。

2.双方培训互相配合。民国档案认字难、理解难、概括难等，决定了将之前从未接触档案著录工作的新人培训成合格著录人员时间长、要求细、难度大，而培训效果如何将对项目成果产生直接影响，仅仅依靠档案馆或公司独立开展培训均会存在力量不足、急于求成、知识割裂等问题，因此应使档案馆培训和公司培训相互配合、互相补充。

一是进场培训，即项目人员进入北京市档案馆之后的初始培训，其培训效果如何将会对整個项目周期产生深远影响，应由档案馆人员负主责。进场培训不仅在于著录规则的仔细讲解和深入剖析，更在于著录思想、价值理念的灌输，以求建立共同的思想认识。

二是后续培训。在实施过程中，项目人员的变动难以避免，在出现后续培训需求时，充分发挥公司的作用，在档案馆人员的参与和指导下对新进人员开展培训，并负责对项目过程中理解能力差、学习速度慢、目录问题多的人员进行跟踪辅导。

3.适时研讨，增强合力。根据项目进展、业务指导、后期质检等情况，北京市档案馆适时组织公司进行业务研讨，事实证明，业务研讨作用明显。

一是找到缺少的“答案”。对于单凭某一案卷无法解决的问题，如读不懂的信函、字迹潦草难以辨认的文字等，都可能在研讨中找到参考甚至明确答案。

二是提高题名拟写水平。题名拟写是著录中的一大难关，即便经过同样的培训，面对同一份档案，所拟的题名也可能全然不同，甚至所叙事由五花八门。通过题名拟写探讨，著录人员各自说明拟写思路和思考重点，档案馆人员最终点评，一方面可激发著录人员主动思考，统一拟写思路，另一方面也可借此掌握各个著录人员的著录水平，对其目录质量水平做到心中有数。

三是交流著录经验。著录人员在掌握了具有普遍性的著录知识，如著录规则、公文套语、题名结构、信函常用语等，独立开展著录工作后，会逐渐形成独特经验。通过业务研讨，档案馆人员将新发现的目录问题汇总说明，著录人员交流自身所获得的新经验，可以实现不同经验的交流、碰撞、汇聚。

（二）建立沟通机制，解疑释惑及时有效

民国档案著录难点多，难点问题若得不到迅速解决，在“破窗效应”下，类似问题目录不断增加，后期返工改正将费时耗力，所以建立顺畅的沟通机制尤为必要。

1.内部沟通。面对民国档案著录工作的诸多难点，单纯依靠个人力量解决所有问题显得力不从心，组织业务小组可以很好地解决这一问题。为充分发挥业务小组的作用，小组成员之间应加强沟通。

一是工作记录。业务小组的职责范围涉及项目管理各个工序，检查图像、负责答疑、现场指导、抽检目录等，每一个工序都关系着目录质量，个人难以解决的难点问题，成员之间及时进行沟通交流，并建立工作记录，记录档号，描述存在问题及解决措施，为同类问题的解决提供参考依据。

二是业务交流。业务小组成员职责分工虽有不同，但业务存在交叉，每个人接触的档案及对于档案内容的思考不同，相互之间沟通图像和目录问题可以交流新的经验和想法，借助集体智慧，形成聚能环，攻克著录难点。

2.外部沟通。北京市档案馆民国档案文件级目录著录工作采用的是“著录公司+全检公司”双重模式，作为项目主导力量，做好与两家公司之间的沟通十分关键。

一是指定专人管理。著录公司负责生产民国档案文件级目录，这是一个从无到有的过程。全检公司负责全面检查著录公司已经完成加工程序的文件级目录，这是实现文件级目录质量提升的过程。为处理两个项目过程中的问题，北京市档案馆分别指定专人管理两家公司，负责解答公司遇到的难点问题。

二是实行间接沟通。在整个项目过程中，著录公司与全检公司之间实行间接沟通。著录公司完成文件级目录加工程序后，由档案馆指定人员负责目录及其图像的移交与接收。对于全检公司的著录建议，不能直接与著录公司进行沟通，应提交至档案馆指定人员，这样既可避免双方因直接沟通意见不一致产生的分歧，也可使档案馆进一步了解著录公司本批次目录存在的问题。

三是书面意见反馈。全检公司按批次接收著录公司的目录及图像数据，上一批次发现的目录问题可能在下一批次中再次出现，但信息反馈不能“迟迟未到”。特别是整批次数据质量存在明显问题并已超过档案馆规定的错误率时，全检公司应第一时间填写反馈记录单，内容包括档号、问题项、存在问题等，按批次汇总提交，由档案馆人员反馈著录公司返工改正。

（三）合理安排质检，难点问题重点突破

1.著录自检。著录公司人员的著录水平有高有低、背景知识有多有少，民国档案著录中要克服的难点又相对较多，著录人员直接完成的目录质量难以保证，必须经过内部质检。自检环节的内容包括：一是题名拟写是否真实准确地体现档案内容；二是责任者的选择是否正确；三是各著录项的格式是否正确等。经过公司自检合格的目录，才能办理向全检公司移交的手续。

2.全面质检。全检公司的质检是对著录公司文件级目录的一次“全面体检”，重点在于：一是检查文件级目录各著录项是否完全执行著录细则要求；二是各著录项考证内容是否符合常理；三是题名拟写是否逻辑清晰、重点突出。为压实全检公司质检责任，北京市档案馆规定数据一旦提交，后续环节所发现的目录问题，由全检公司负责全部改正。

3.重点抽检。全检公司对著录公司完成的数据开展质检，对于档案馆而言，属于质检力量的补充和强化，不等同于档案馆质检。北京市档案馆在加强对于全检公司质检管理的同时，依据前期指导情况按批次对目录开展重点抽检：一是字迹潦草的档案；二是私人信函；三是研讨中反映的疑难类档案；四是经过返工程序的档案；五是曾经答疑的档案等，发现问题，视不同情况，向两家公司反馈。

（四）拓展软件功能，实时记录共享信息

1.全程可追溯。著录公司依托加工软件生产民国档案文件级目录，主要经过以下几个步骤，即图像导入、分件、著录、质检、数据导出等。一条文件级目录经过多人加工处理，才能最终成型。为明确责任、可查可追溯，北京市档案馆要求公司加工软件实现全程留痕，可实时查看分件人、著录人、质检人、著录内容、质检修改内容等详细信息。全程可追溯，既帮助提高著录人员的质量意识，加强目录质量管理，也有利于实行针对性指导，减少纠错时间成本。

2.信息可共享。采取项目外包形式开展文件级目录著录，多人甚至几十人同时开展著录工作，将档案划分为一个个独立单元，无形中割裂了案卷之间千丝万缕的联系，单兵作战难以对难点问题形成合围之势，信息共享才能握指成拳。北京市档案馆规定在软件内，设置专门的模块用于存储信息、实时共享，如新的草体字、文种、人物字号等。实时共享的意义在于：一是方便现场人员随时查看，提高信息利用时效；二是建立系统的信息资源库，便于后进人员学习掌握，为项目留下可资利用的素材和资料。

民国档案文件级目录著录工作虽然存在诸多难点，但也面临着难得的机遇。当前，国家重点档案目录基础体系建设正在加速推进，而民国档案属于国家重点档案的范围，借助国家档案局专项资金支持，加上重视人员培训、畅通沟通渠道、合理安排质检、发挥软件作用等有力的方法措施，将实现提高文件级目录著录速度的同时，有效提高目录质量的要求和目标。

作者单位：北京市档案馆