高校档案管理工作的保密与安全措施探究

摘要：档案管理工作关系到高校的核心利益，是保护校园信息、资产安全和师生权益的重要举措，尤其是包含校企合作、科研资料等机密内容的档案更需要做好保密与安全措施。部分高校在档案管理工作中存在管理意识薄弱、遗失混档和管理资源匮乏的问题，不利于我国高校的信息建设。通过人才培养、场地优化与制度设立等多个角度，对高校档案管理工作的保密与安全措施进行详细探究，以期改变当前档案管理现状。

关键词：高校 档案管理 档案保密与安全

中图分类号：G647  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2020）08-0121-02

高校档案的管理工作是学校行政、教学任务的基础，是学校、在校师生与职工的共同财产。涉及重要信息的档案需要做好周全的保密与安全措施，从而保证学校信息的安全与师生职工的利益。

一、高校档案管理工作的保密与安全措施概况

（一）高校档案管理工作的保密与安全措施的价值

高校档案工作是高校行政、教学、管理的基础，是学校各种工作、活动的信息记录背书，具有极其重要的价值。档案的完整与否，关系到学校行政管理的实施，教职工的工作考评和学生的学业记录。如果没有档案管理工作，这些重要信息就可能丢失、残缺、散佚甚至泄露。因此，对重要档案的保密、保护工作就成了档案管理必需的保险措施。

高校本身作为国家与社会的公有资产，其核心利益也与国家息息相关。很多高校所掌握的机密档案也关系国家的信息安全、技术安全甚至是国防安全。例如机密的历史文档、绝密的技术资料和保密的国防咨询，对内是高精尖专业的研究课题，对外则是需要高度保密的国家机密。对此，各高校必须加强档案管理工作的保密与安全措施。

此外，学生、教师档案中也包含很多隐私信息，如家庭住址、联系方式、直系亲属、学业成绩等，这些资料都是学校为了紧急情况和校内管理而预先采集的信息备案，但如果这些信息泄露，会给学生、教师带来很多社会干扰，甚至是安全隐患。为保护师生的个人隐私和信息安全，这些内容也被纳入高校档案管理的保密范畴。

（二）高校档案管理工作的保密与安全措施的内容

1.加密档案的存储场地与设备

档案室是存放档案的重要场地，其定位选址、室内布置、配套器材都应事先设计、讨论和优化。电子档案则可以存储在U盘或加密文件夹中妥善保管。但存储在电脑主机和网络上的信息，如学生的学业成绩、学籍信息和科研工作者的机密项目内容，仍然可能被黑客盗取，从而导致重要信息的泄露，这需要专门的信息部门和技术人员来防护与定期维护电脑主机与校内网络的安全。

2.对泄密档案的销毁与排查

虽然机密档案在多数时候可以保证安全存储，可一旦泄密，必将产生不可挽回的损失。对此，虽然无法找回已经泄密的资料，但“亡羊补牢”还是可以的。

保密安全人员需要对丢失档案进行存储场地、存储设备、存储方法的检查，查明档案泄密原因，并消除再次泄密的可能性，防患于未然。对于泄密档案，也要及时进行记录备案，以便后续的销毁、追责工作的开展。

3.档案保密与安全管理体系

档案的管理、保密工作，都会由专门的档案管理人员、科室依照相关管理办法、处理办法实施。档案管理人员必须经过专门的技术与素养培训，了解各项保密工作开展的流程、要点和相关技术，还要经过思想道德教育，了解相关档案对学校、社会以至对国家的重要意义，也需要成体系的安全管理办法维护日常工作的运行展开。

二、高校档案管理工作的保密与安全措施现状

高校档案的管理涉及存储分类、抽调回档、安全存储等多方面，其中任何环节的缺失都會导致机密档案的泄露与损毁。以下是目前高校档案管理现状中的常见问题。

（一）档案管理意识薄弱，保密安全措施不完备

很多档案管理员的工作态度较为懈怠，有待提升。很多档案管理人员缺乏对档案保护应有的警惕意识，对档案的内容、存储地点、保密方式存在有意、无意的泄露，导致校园机密的流失。此外，对管理方式的不重视，也导致档案保密措施的滞后。很多高校针对档案管理人员的招聘手段较为简单，入职门槛低，入职后也缺少相应培训，工作人员业务能力的缺失加剧了机密流失情况。

(二)机密档案与非机密档案混档现象严重

除了工作人员管理意识的薄弱，工作人员对机密与非机密档案分类的不明确、不谨慎，以及归档工作的低效，导致目前高校档案的混档现象严重。一方面，混档影响了档案抽调、管理的工作效率；另一方面也极大影响了档案的安全，使机密档案泄露、丢失的可能性加大。尤其是在二级单位抽调归档后，由于归档过程中缺少分类、监督意识，文档在二级单位被随意处理甚至丢弃，从而产生机密档案的丢失与泄密。

（三）档案管理场地、设备的缺失

“工欲善其事，必先利其器。”很多高校的档案存储场地及其设备还存在物资匮乏、分配不规范的情况。例如档案室，本来应该是防火、防盗性能较强的场地，但很多学校只是将文件存储在普通教室内，有时甚至没有上锁，这给不法之徒窃取学校档案提供了可趁之机。很多学校档案室的木质门，不仅不够坚实，在发生火灾时还会被点燃，形成二次火灾。

三、高校档案管理工作的保密与安全措施对策

高校档案管理工作的保密与安全措施是整体、有机的系统，高校应该在人事、场地设备、管理制度三个方面进行相应创新。

（一）加强培养档案管理人员业务素养

档案管理人员是档案管理的承担者和档案保密安全的维护者。提升档案保密安全工作需要先从相关工作人员的综合业务素养提升开始。针对管理人员认识滞后、重视度不高的问题，应该培养档案管理者对档案保密重要性的正确认识和对机密档案的管理、保密能力的提升。此外，还要对工作人员进行职业道德观念培养，使其能够拒绝金钱的诱惑，捍卫学校信息的安全，从人力配置、职员素质方面减少泄密问题。

（二）升级优化档案存放场地与存放设备

作为存放重要资料的场所，档案的储存场地要具有保密性、安全性和功能性。保密性指档案室需要进行独立的室内布置和设施配套，如保险系数高、防盗性能好的防盗门，窗户也应在外部安装铁栅栏，防止窃贼破窗而入，玻璃也应该选择不透明的，防止内部布置曝光。档案室的安全性指防盗门、窗应具有较高的防盗能力，并配置防盗监控设备。门窗及室内文件柜也应具有一定的防火、隔火功能，并配置灭火装置，防止火灾导致的文档损毁。功能性指档案室应根据不同文件内容分布、分配，室内设施也应该有一定的分类能力和针对各種档案形态的储藏能力，文件柜上还应做好分类、编号工作，方便随时取用、归档。此外，作为电子档案存放设备的计算机、U盘也应该得到妥善保护，相关网站、文件夹也需要专业技术人员进行日常的运行维护。

（三）完善档案保密安全管理制度

为保障机密档案保护工作，学校应完善相应的管理制度和奖惩手段，通过制度化、法律化手段保障、规范档案保密、管理工作的有序展开，实现对档案进行有效的制度保护。通过规定各部门的职责与工作范围，工作人员能够各司其职，严阵以待。即使出现泄密问题，管理人员也可在善后时有所依据、有所参考，减少后续损失。

四、结语

高校的档案管理工作需要面对日益严峻的保密任务，档案的信息安全需要校方进行人事、设备和相关制度的优化升级，才能针对日益多样、复杂、信息化的发展趋势制定出高效稳定的档案保密与安全措施。

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责任编辑：赵世鹏

[作者简介]李莹，鲁迅美术学院副研究员，本科，研究方向：档案管理。