成教学生毕业档案管理存在问题及对策的研究

韦先良 赵邦 刘庆委

[摘 要] 习近平总书记在十九大报告中指出，要办好继续教育，建成社会主义现代化强国。成人教育是继续教育的重要组成部分，成教学生毕业档案管理工作是成人教育管理工作的组成部分，因此，提高管理水平，规范成教学生毕业档案的管理是办好继续教育，建成社会主义现代化强国的必然要求。本人结合实际工作经历，对成教学生毕业档案管理中存在的问题进行深入分析并提出相应的对策和建议。

[关键词] 成人教育;毕业档案; 问题;对策建议

[中图分类号]G647   [文献标志码] A [文章编号] 1008-2549（2020） 05-0038-02

本人以广西本科医学院校成教学生毕业档案管理為研究对象，文中提到的成教学生主要是指函授/业余学习形式的非脱产成人学生，此类成教学生的毕业档案主要包括毕业生登记表、实习鉴定、成绩单等材料。作者经过与广西主要本科医学院校档案管理人员的沟通交流，并结合近两年来对本校成教学生毕业档案管理工作的接触、观察与思考，拟对档案管理中存在的问题进行原因分析，并提出一些对策建议，旨在为各成人院校规范成教学生毕业档案管理，提高管理水平，推进继续教育事业的发展提供一些有用思路。

一 成教学生毕业档案的重要性解析

毕业档案主要由毕业生登记表、实习鉴定及成绩单等组成的文书档案材料。它是成人学生在校学习成果及毕业的重要证明材料，具有较高的客观真实性与可信度。因此，它成为学生走向社会、向社会推介自己的最有效的证明材料，成为学生毕业后在工作单位后晋职晋级的最有效凭证，它的作用和可信性远远超过毕业文凭。[1]学生评聘职称需要用到毕业档案，晋职晋级需要用到毕业档案，城市落户还是需要用到毕业档案。因此，成教学生毕业档案的作用与可信度远远超过毕业证，它已然成为学生的第二身份证。

二 成教学生毕业档案管理的问题分析

（一）学生对毕业档案的重要性认识不足

成教学生毕业档案的作用及重要性不言而喻。但是，由于绝大部分成人学生只是把成人教育作为提升学历层次的途径，只看重那一纸文凭，加上学校在毕业档案重要性上的教育引导不够，成人学生的档案意识淡薄，对毕业档案根本不重视，不把档案当回事。在工作中，我们常常发现，有些学生，毕业时只领取了毕业证、学位证，不领走自己的毕业档案;有些学生即使领走了毕业档案，也没有根据学校的提醒与要求，及时把毕业档案放到人才交流服务中心等档案管理服务机构托管;有些学生，把毕业档案乱丢乱摆乱放，随意私自拆封档案;更有甚者，从来不关心自己的毕业档案，对此不闻不问，根本不知道自己的毕业档案到哪里去了。往往到了落户，评聘职称，晋职提升的关键时刻，有关部门需要他们提供成人学习阶段的毕业档案时，才想起档案的重要性，急急忙忙想起回学校办理档案补办，档案装封盖章等手续。“老师我的档案不见了，能回学校补办吗？”“老师，人才市场说我的毕业档案需要寄回学校密封盖章后，由学校寄过去，我应该找谁办理？”成为我们工作中常常碰到的电话热线问题。几乎我们每隔几天就会接到类似的电话。有时是在假期或者出差中接到这样的电话，学生会跟你说很着急，因为评职称或者落户需要用到档案，能不能请老师抽空回来帮忙办理一下，使得我们具体负责档案管理的老师不胜其扰。更严重的问题是，经常办理档案补办手续，既影响到心情也影响到其他工作正常开展及工作效率的提高，因此，成人学生应该高度重视毕业档案，积极协助学校及时办理档案托管转递手续，避免出现自己着急，老师烦心的状况。

（二）缺乏毕业档案管理人员

毕业档案管理存在的第二问题就是缺乏毕业档案管理人员，整理及装封人员不够。在广西主要的本科医学院校，成人教育教师管理队伍偏弱是一个普遍存在的现象，大部分继续教育（成人教育）学院的教职员工人数在15人以内，而成人教育学生几乎都达到上万或者数万人，生师基本上都在1000∶1以上，有些高校甚至高达1500∶1。（具体参见上表：广西四所本科医学院校成人教育师生人数对比分析表）

从上表分析可见，广西主要本科医学院校成人教育教师管理队伍普遍薄弱，生师比严重失衡，基本上没有专职档案管理人员。即使大部分成人学生放在各教学站点教育管理，但是据了解，毕业档案的分类、整理、盖章与密封等大部分工作都是由校本部来承担，往往一个档案管理人员要在短期内集中完成数千上万份毕业档案的整理、分类、盖章、密封等工作。这就凸显毕业档案装封整理人手的极端不足。由于各教学点上交毕业档案材料不够及时，再者，毕业前补考大多安排在10月中旬，等所有毕业材料都移交完毕时，已经到了11、12月份，一名档案管理人员要在短短的1个多月到两个月的时间里完成上万份的毕业档案整理、盖章与密封工作，往往需要没日没夜地加班加点突击工作，这对档案管理人员来说是极大的挑战与压力。

（三）毕业档案转递托管工作不规范不统一

全日制学生毕业档案的转递托管工作相对规范，在学生毕业前夕，学校招生就业处会统一帮学生打印报到证，报到证印有学生档案去向地址，学校档案室根据毕业生提供的档案去向地址与报到证把毕业档案通过EMS转递到相应的档案管理服务机构，档案管理服务机构接收到毕业生档案后一般把回执寄回学校档案室，学校基本上对学生档案去向做到了如指掌。在2015年以前，由于毕业生托管人事档案需要收取档案保管费的，因此档案管理服务机构并没有拒绝学生自带档案前往办理托管，加上成教学生管理相对宽松，因此在2015年以前，成教学生毕业档案一般是直接发给毕业生，由学生自行携带前往档案管理服务机构办理托管手续。成人教育管理部门并没有收集毕业生档案去向等信息，无法对档案是否托管进行跟踪了解，加上与档案管理服务机构的沟通交流不够，对档案托管的政策流程，档案的重要性也是模棱两可，并且对毕业生关于毕业档案重要性的教育引导是不够的。成教毕业生只重视毕业证，对毕业档案的重要性没有深刻认识，再者，办理档案托管需要缴纳档案保管费，因此，部分毕业生拿到毕业档案后根本没有及时把档案托管到档案管理服务机构，只是把档案随意放到家里的某个角落，档案丢失或者破损已经成为常态。成教学生对毕业档案的不重视和毕业档案转递托管工作的不规范是导致毕业档案补办现象不断涌现的主要原因。

三 成教学生毕业档案管理的对策建议

（一）加强对成教学生的教育引导，提高学生对档案重要性的认识

要解决毕业档案补办不断涌现的问题，关键要加强对成教学生的教育引导，提高学生对档案重要性的认识。这样学生才不会私自拆封档案，才会及时提供档案托管单位、地址等信息，认真如实填写实习鉴定表、毕业生登记表，确保毕业档案的完整性与真实性。因此，成人教育管理部门要充分利用新生入学教育或者学生批次返校面授主题班会等多种渠道加强对成教学生的教育引导，把毕业档案的主要功能、重要性及时告知学生，提醒学生重视毕业档案，积极协助学校及时办理毕业档案的转递托管手续。

（二）发挥教学站点的协助作用，增强毕业档案整理装封力量

生师比例失衡是各大高校普遍存在的现象，全日制二级学院都很难按照教育部18∶1的生师比标准（依据：教育部教发[2004]2号文件）配备师资，更何况是没有全日制在校生的成人教育学院或继续教育学院了。在生师比严重失衡的情况下，学院不可能把负责其他工作的人手抽调到学生档案室协助开展毕业档案的整理装封工作的。在这种形势下，要解决毕业档案整理装封人手不足的问题，唯一的办法就是充分发挥下面教学站点的协助作用，在毕业档案整理装封高峰期，从教学站点抽调人员上来分时段整理装封各自教学站点的毕业生档案，以缓解校本部档案管理工作人员的压力。校本部档案管理工作人员只需要做好档案整理装封的指导工作及各教学站点档案整理装封时间安排与场地提供等协调工作。据笔者调研了解到，桂林医学院与广西中医药大学等高校已经采用这种管理模式来解决档案整理装封人手不够的问题，这些好的做法，好的经验值得各高校借鉴推广。

（三）积极与档案管理服务机构沟通交流，规范毕业档案转递托管工作

要解决成教学生毕业档案转递托管工作不够规范的问题，首先要认真研读《中华人民共和国档案法》2017年修订版、中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》人社部发〔2014〕90号、人力资源社会保障部办公厅《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》人社厅发〔2016〕75号等档案管理政策文件，熟悉流动人员，特别是高校毕业生人事档案管理相关规定。其次，成人教育管理部门要就毕业档案转递托管、档案管理过程中经常碰到的问题积极与档案管理服务机构沟通交流，必要时与对方进行座谈交流，对毕业档案转递托管程序做到做中学，学中做，学做结合，用日常工作实践促进档案管理能力的提升，用档案管理知识指导日常工作，不断提升成教毕业生档案转递托管的规范化程度与成人学生档案管理水平。

参考文献：

[1]李春湘，陈樹勋，李凡成. 浅谈成教学生档案的特点及管理[J].湖南大学学报（社会科学版），2001（02）.

[2]李卫忠.成人高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].内蒙古财经学院学报（ 综合版），2011（01）.

[3]中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知，人社部发〔2014〕90号.

（责任编辑：张宏玉）