约哈里窗口模型下高校办公室管理问题及对策

曾爱华

【摘要】高校办公室管理在学校整体管理工作中具有非常重要的地位，影响着学校整体管理决策和服务的质量。本文以高校办公室管理工作中的问题为研究切入点，运用约哈里窗口模型分析管理问题中的阻碍因素及其消解对策，力图为行政管理研究领域提供一种新的思路和解决路径。

【关键词】约哈里窗口;高校办公室管理;问题;对策

高校办公室管理在学校整体管理工作中扮演着重要的角色，肩负着上传下达、协调沟通和管理督办的职能，是实现学校教学、科研和管理服务顺利运行的重要机构。近年来，随着教育事业的不断发展，管理幅度逐步扩充，管理内容更加复杂，办公室管理所需要应对的挑战和问题也不断增加，如岗位体系不够健全，配置专业性尚待提高等矛盾日渐突出，影响了办公室切实有效落实管理职能。因此对办公室管理存在的问题进行思考，积极寻求解决之道，有利于更好地发挥高校办公室职能，提升管理效能，促进各项工作顺利有序开展，为学校持续健康发展提供有力的保障和支撑。

一、约哈里窗口模型

约哈里窗口（Johari windows）是1955年由美国心理学家约瑟夫·勒夫特（Joseph Luft）和哈里·英厄姆（Harry Ingram）共同提出的分析人际关系和媒介传播的理论模型，也被称为“信息交流过程管理工具”。该模型通过窗口式图形，把人际传播中知觉的心理模式，展示为人际互动信息交流中的四种区域：“开放区域（the open area）”指传播各方的“我”均认为公开的信息;“盲目区域（the blind spot）”指传播各方的“我”不知道的他人评价“我”的信息，即所谓“当局者迷，旁观者清”;“隐蔽区域（the hidden facade）”指传播各方的“我”没有公开的私人的信息;“未知区域（the unknown area）”指传播各方都不知晓的信息，如下图所示。

各个区域的大小直接影响人际沟通传播效果。积极传播效果的取得有赖于传播各方开放区域的大小。主动扩大开放区，有效回避盲区和隐蔽区，是取得积极沟通传播的举措。反之，盲区和隐蔽区增大，会阻碍沟通传播的效果。现在，约哈里窗口已经被引入管理学和人力资源领域，广泛用于信息沟通、团队发展和组织动力等问题的研究。本文拟以约哈里窗口模型理论为基础，研究高校办公室管理工作中的问题，力图为行政管理研究领域打开新的思路，切实提升高校办公室管理服务的能力和水平。

二、约哈里窗口模型下高校办公室管理问题

（一）盲目区域障碍。首先，盲目区域指传统的高校办公室管理体系自身的机制构建与协同效能不足的问题。高校办公室管理范围庞大，事务冗杂，但一直以来却存在机制构建滞后的问题。岗位多但编制有限，行政人员一人身兼数职的现象比比皆是，闲人无所事事，忙人忙得不可开交，导致职责不明确，分工不均衡，工作人员易出现疲于应付的局面，影响工作规范高效运行。机制构建滞后使本应目标清晰、职能明确的办公室管理进入了盲区。其次，部分高校办公室缺乏一套系统健全的管理制度和完善的办公制度，职责模糊不清，工作无章可循，靠上级下达任务，行政命令来完成工作和处理问题，极易导致管理人员的工作积极性不高，计划性不强;并且缺乏有效的工作效果评估机制，影响工作效率与质量。这种协同管理效能不足的问题也形成了办公室管理体系中的盲区。

（二）隐蔽区域障碍。隐蔽区域指高校办公室管理体系信息化建设不足的问题。随着信息化大潮的到来，社会正进入一个全方位的“互联网+大数据”的新时代，这无疑对办公室管理工作也提出了更高的要求。然而，传统的高校办公室管理由于资金和技术支持有限，办公设备设施滞后，信息化建设不到位，软件系统效能低，不同部门的信息数据无法共享，重要的信息陷入“隐蔽区”，出现多个“信息孤岛”，降低了整体工作效率和协同办公效能。此外，专业信息化管理人员在传统高校办公室配备不足，大部分行政管理人员不是信息化专业出身，加之繁琐的工作限制了行政管理人员的培训时间，从而导致在专业技术方面，无法保障信息化建设水平。这种办公室管理的信息化建设不足间接“隐蔽”了大量高校的重要信息资源，阻碍了“开放窗口”的扩大，降低了工作效率，影响了行政管理的效果。

（三）未知区域障碍。未知区域指高校办公室管理的人本体系建设中，人员的素质提升和职业发展。现代化教育背景下，高校办公室工作人员应具备熟练的业务能力、扎实的工作作风和與时俱进的业务素养，才能满足工作要求。由于高校办公室工作事务繁杂，办公室人员很少有外出培训学习的机会，其发展性需求被忽视，未知提升空间受到阻碍。不少高校办公室工作人员的学历、专业程度和职业能力参差不齐，而不间断专业学习与培训机会的缺乏，更令自我提升空间受限，影响了办公室职能的有效发挥。

三、高校办公室管理问题应对策略

约哈里窗口理论认为，四种窗口模型的大小不是静止的，而是动态变化的，达到最佳效果的方法就是不断扩大开放区域范围。隐蔽区域、盲目区域和未知区域都可以通过改变转化，成为开放区域的一部分。

（一）减少盲目区域。针对约哈里窗口模型中的盲目区域障碍，主要应当通过积极主动构建高校办公室管理机制，完善组织协同，构建高校管理体系，从而达到减少盲目区域，扩大开放区域，提升办公室管理效能的目的。首先，应合理配置岗位编制。高校办公室日常工作事务繁杂，面广量大，且各类突发性、临时性工作较多，应根据实际情况，适量增设相关行政管理编制，适度运用“人事代理”“人才借调、派遣”等人力资源管理模式，依类设岗，分工细化，明晰职责。合理完善的机制体系可以减少盲区，提升办公室管理人员的工作自尊和自信，促使他们走入开放区域，激发工作潜能。其次，应加强组织制度协同，构建科学高效的管理体系。高校办公室应建立起一套健全的管理制度，科学的规章和规范的工作流程，明晰岗位职责和任务分工，规范流程、分门别类将各项工作落实到岗，确保事事有章可循、有据可依，科学规范地开展各项工作。科学规范的管理体系可以让办公室管理各岗位走出盲区，明晰权责，并增进各岗位之间的相互协调配合，增进内部有效沟通，从而更好地提升工作效率和质量。再次，高校办公室应建立健全绩效制度，优化人员评价激励体系。绩效与评价激励机制中，对于传统考核标准要及时改进，应根据办公室人员实际能力与工作成绩，将硬性指标和弹性指标相结合，质性评价与量化考核相结合，把工作业绩与绩效奖励、荣誉表彰和职称晋升等有效挂钩，充分体现工作价值。科学合理的绩效与评价机制可以让办公室管理走出盲区，使管理人员走入开放区域，激发其工作潜能，从而提升管理服务质量与水平。

（二）缩小隐蔽区域。针对约哈里窗口模型中的隐蔽区域障碍，主要应通过积极建设高校办公室信息化系统，建立信息共享机制，统筹各部体系，使信息互通，从而达到释放隐蔽区域，扩大开放区域，提高办公室行政管理效能的目的。随着网络信息技术的快速发展，高校办公室管理信息化环境虽有所提高，但仍存在相当的提升和创新空间。高校办公室应加强行政管理信息化建设，增加相关经费投入，建设网络化管理体系，建立信息共享机制，实现各岗位的数据信息资源的互通交流，打破不同管理岗位的“信息孤岛”，让现代信息化终端设备实现高效的信息传输和多层次行政事务管理，为各部门协同一致、通达协调、加强合作提供便利条件。此外，对于不断建设更新的信息化办公设备，要不定期组织人员培训，介绍使用方法及日常维护技巧，为办公设备的顺利运行和切实有效服务提供保障。信息化共享体系的不断建设和完善，可以让办公室管理缩小行政沟通中的隐蔽区域，自我揭示，扩大开放，各部门通达协作，从而有效提升办公室管理的综合效能和质量。

（三）探索未知区域。根据约哈里窗口模型，构建不断扩大的开放区域，应通过积极建设高校办公室人本管理模式，优化行政队伍建设，不断提升管理工作人员的政治素养和综合素质来实现。高校应为办公室管理人员不断提供继续深造的机会，有计划开展各类培训，不断提高管理团队综合素质。其目标包括：一是不断提高政治素养和自身责任意识，不断加强世界观和价值观的修养，培养管理人员队伍以敬业为特征，忠于职守。二是培养深入探索精神，强化服务理念，主動学习先进的管理理念与方法，不断强化专业技能和创新思维，从而满足新时期发展对高校办公室行政管理工作提出的新要求，适应现代教育发展的新标准。人本管理模式的不断建设和完善，可以激发办公室管理队伍的潜能，不断探索其未知能力，扩大开放，创新发展，进而不断提升高校办公室管理工作的质量和效能。

四、结语

高校办公室管理在学校整体管理工作中具有非常重要的地位，影响着学校管理决策和服务的质量。本文以高校办公室管理工作中的问题为研究切入点，运用约哈里窗口模型分析了管理问题中的阻碍因素及其消解对策，力图为行政管理研究领域提供新的思路和解决问题的路径。作为行政管理主体，高校办公室可以通过积极主动缩小盲目区域，自我揭示减少隐蔽区域，努力探索提升未知区域，减少和规避行政管理中的问题和障碍，不断提升管理服务的质量和效果，切实提高管理效能和服务水平。

【参考文献】

[1]Hall.J.Models for management.The structure of competence.（2nd ed.）[M].TheWoodlands.TX：Woodstead Press，1988.

[2]丁坤.新时期提升民办高校办公室管理效能的探讨[J].长春教育学院学报，2013（14）：151-152.

[3]郭淑娟.约哈里"窗口理论"在跨文化传播中的运用[J].新闻与传播研究，2010（4下半月）：13-14.

[4]庞宝鑫.管理学视野下高校院系办公室提升行政工作效能初探[J].内蒙古师范大学学报（教育科学版），2017（01）.