浅谈企业发展的行政规范化管理

刘洋

随着经济的快速发展，改革开放进入深水区，企业也面临着改革和内部结构调制。在此契机下，企业内部行政管理问题凸显。传统行政管理方式已经不能适应企业发展的需要，进行一定的改革和创新才能更好地适应企业发展。基于此，本文以中小企业为例，研究企业行政管理发现的问题，并找到解决对策，促进企业更好的发展。

一、引言

企业管理是一个与许多顶级行业相关的广阔领域，包括金融经济学，人力资源，市场营销，运营管理，信息系统，食品服务管理，办公室管理和医疗保健管理。业务管理的主要目的之一是主持组织的日常运营，以最好地确保事情顺利，高效和盈利。企业的目的是调动人力、物力生产出产品或服务来与客户交换价值，赚取利润。而在这个过程中会产生许多事务性工作，比如：办理各种证件执照、租赁办公场所、装修装饰、软硬件维护、出入管理、物品采购等，这些事务让研发、生产和销售人员兼职来做不仅机会成本较高，还会造成重复工作，效率低下。为了解决这个问题，把这一类“杂七杂八”工作专门分工给一些人进行处理，这就是行政部的由来。

二、企业行政管理的重要性

行政管理是一个由规则，法规和个人关系组成的框架。它定义了官员的权限，实现组织目标的责任和义务。一般行政管理工作是在企业综合部和各个职能部门处理部门的具有事务，如：起草简单公文、收发文件、整理文档、统计报表、督办催办、后勤保障、商务接待、对外公关等，一般是文员岗位。如果综合素质比较强，工作能力很强，可以升值为主管或综合部的经理。行政部门通过参与和保障企业的经营活动，让专业岗位从事务性工作中脱离出来，提高人力资源和物质资产的利用效率来实现本部门存在的意义。

企业行政管理是企业管理与行政管理的结合。公司的行政管理与一般政府的行政管理不同。在广度、深度、重要性、敏感性等方面与其他方面不同，具有相当的延展性。企业管理重视内容和质量，减少繁复的流程，强调人员结构设置与企业经济效益的相关性，为企业的有效管理提供理论和手段，它往往基于企业的实际需求，对行政管理的许多制度、程序、环节、涉及的文件等进行修正和调整，使其针对于具体问题微细化，实现实用化、简明、方便的办公流程。

三、企业行政管理存在的问题

（一）办公室职责不清

企业办公内容较多，相比企业的对外业务，企业行政管理更多的是比较琐碎和繁琐的工作，因此需要谨慎对待。然而现有很多中小企业中，部分企业存在办公室职责不清行为，人事、财务、管理等没有明显的职位区分，甚至身兼数职。人员的选取、配置和使用是否合理，這是关系到企业发展成败的大事，国内外诸多成功公司如海尔、宝洁、丰田等公司在人员的合理化配置上都下足了功夫。在全球化的经济浪潮环境下，企业要想在现有市场与规模的基础上有更长远的发展，必须在适应环境的同时进一步为企业注入新的力量。国企在培训的问题上存在错误认识：1、不关注培训的具体过程，只看重结果，甚至还有的企业认为培训费时费力，是不必要的，敷衍了事，导致目标与结果差异很大;2、培训计划制定不够完善，出现培训方法的选择和培训过程中的沟通不利、缺少关于培训结果的考核机制等问题;3、培训内容、时间、人员选择不当，目标制订不当，导致培训工作无法健康运行。

（二）个人素质能力不足

行政管理作为一门繁琐的工作，虽然与工科技术类相比专业性较低，但是作为企业发展的推动力，对稳定企业内部环境有着重要作用。然而现实中企业行政管理存在管理人员能力与职位不匹配的现象，主要表现在：（1）缺乏一定的专业性。虽然办公室行政属于文职类，但是仍需要对日常工作表现出一定的专业性，尤其是在处理企业的实际事物中，不能盲目、无计划的做，需要合理规划时间，安排行程，协调各部门之间的关系，防止出现效率过低影响企业的操作，尤其是在中小企业中，行政人员的频繁变更导致办公室业务不熟悉，会造成公司的经济损失;（2）责任心不足。普遍的办公室文职工作薪资较低，相比工作量，很多人因为各种原因难以沉下心认真做事，或者对工作环境不满意，导致在处理工作时，存在敷衍了事、走过场的行为，消极怠工甚至罢工的现象，不仅没有完成本职工作，更是影响了企业的综合发展。

（三）内部监控不到位

企业的监管就是监督企业内部控制措施有没有执行以及执行的效果等，但很多企业内部控制环节薄弱，尤其是对资金的监督控制。但企业建立的监控体制流于形式，没有成套的评判考核制度和惩戒制度，各职能部门之间规划不清晰，工作内容不明确，一旦出现问题就相互推诿，各行其是，普遍缺乏科学性和合理性，影响工作的顺利进行。同时，企业对内部审计工作的重要性也认识不足，内审部门既要治标又要治本，查舞弊反贪污查违规，还要从根本上解决、找出发生不良现象的原因。但我国现在企业内部审计刚起步，相关制度不健全，更依赖于事后审计，问题出现之后才能察觉，这种滞后性导致企业不能及时规避风险。完善内部控制很重要，但同时还要保证执行力。发现问题及时纠正，尽可能将企业的损失降到最低，但部分企业员工执行力差、自由散漫，组织纪律性不强、缺乏时间观念，为了改善这种状况，就要定期检讨更新，随着大环境的发展要及时调整。

四、提升企业行政管理对策

（一）明确责任，完善激励机制

营造公平合理的绩效考核体系和薪酬分配体系，作为员工加薪、晋升的依据。通过加强日常考核，提供展示才华的舞台和公平竞争平台营造人才脱颖而出的良好氛围。针对不同的产业，采取灵活多样的分配形式，在不同的岗位之间利用绩效考核机制合理拉开收入差距，稳定和吸引人才。国企改制后在生存与发展面前面临着许多不确定因素，而人力资源作为企业核心竞争力的重要要素，做好开发与使用，充分调动员工队伍的积极性、主动性，才能为企业的可持续发展提供强有力的保障。

（二）提升高素质人才

提升管理人员的自身综合素质。人力资源部门涉及范围较广，在各部门之间相互来往，以此来了解各人的责任和分工，因此除了专业的财务类知识，开展传统的人力资源审阅、核对等检查、验证工作，还要掌握经济管理的基本理论和方法，与人为善，通过与人交流收集材料信息，了解员工的成本管理、人事编制和配备情况等，同时建立人才培训机制，使管理人员具备丰富的知识和技能，定期或不定期进行水平考核，开展学术交流活动，交换彼此的经验和实践认识，取长补短，也可以学习借鉴国外的管理技术和手段;另一方面，提高从业人员的道德品质和法律观念，确定以人为本的管理思想和价值观，树立创新意识，有效地开发创造性能力，能更好地开展管理工作。

（三）完善企业内部控制

内部控制包括机构管理层采用的所有政策和程序，以确保经济，有效和高效地实现机构的目标，确保根据适用的法律，法规和管理政策运作，以确保资源的保护浪费，滥用，错误管理，错误，欺诈和其他违规行为造成的损失，以确保开发和维护可靠的财务和管理数据及其在定期报告中的发布。此外，应在操作风险控制职能，业务线和支持职能之间分离责任和报告关系，以避免利益冲突。该框架还应阐明公司管理运营风险所需的关键流程。有效的人力资源政策和程序可以增强组织的控制环境。这些政策和程序应涉及招聘，定位，培训，评估，咨询，晋升，薪酬和纪律处分。（作者单位：北京奥依特科技有限责任公司）