信息时代办公室档案管理工作创新分析

童文凌

【摘要】随着我国现代信息技术的不断发展，传统的办公室档案管理方式已经落伍。因此，需要对档案管理工作进行改革与创新，以此来提高办公室档案管理效率，将档案价值最大化发挥出来。基于此，本文立足信息时代，从多个方面探讨如何创新办公室档案管理，以期能够为其他办公室档案管理工作者提供参考。

【关键词】信息时代;办公室档案;管理;创新

随着我国迈向信息时代，办公室档案管理模式也发生了转变，信息化建设在各行各业普及。如何紧跟时代发展，提高办公室档案管理效率，确保办公室档案能够为推动单位各项工作有序、高效运作，切实发挥出办公室档案服务、协调、决策参考等功能。对此，结合多年相关工作经验，笔者就信息时代办公室档案创新管理措施进行阐述。

一、提高办公室档案管理人员综合素养

随着信息技术在档案管理工作中的普及，要求工作人员在具备基础档案管理知识、理论、方法的同时，还要具备计算机技术和信息素养，能够熟练操作计算机，使用数字档案管理系统，提高办公室档案管理工作质量，满足档案数字化管理要求。在管理方式上，数字化管理与传统人工管理有很大区别，在传统的档案管理中，档案的存取由档案管理人员人工操作，而档案数字化管理则更加便捷，但同时也需要管理人员了解数字档案形成的过程，知道电子文件在当前社会形势下所具有的价值。利用计算机技术开展文件管理，完成信息收集、分类归档作业。因此，为了更好地适应时代要求，办公室档案管理人员必须与时俱进，不断学习，以自学为主，树立终生学习理念。要落实好激励机制，借助奖励措施激发档案管理人员的工作积極性，借助惩罚机制来约束其行为与思想，奖惩并重，推动办公室档案管理人员更好地开展工作，切实提高档案信息化管理水平。

二、制定健全的办公室档案管理制度

在信息时代，要想切实提高办公室档案管理制度，推动档案管理科学化发展，就必须要结合单位性质，立足档案信息化建设需求，制定相对完善、健全的档案管理制度。制度内容应该涵盖办公室档案管理内容、档案信息化建设方法、办公室档案管理职责、档案管理考核条例、档案管理奖惩措施等内容。只有全面包含各方面内容，单位员工才能进一步了解信息化背景下办公室档案管理工作的价值与意义，同时明确自身在办公室档案管理中所担任的角色和肩负的职责，进而积极主动参与到档案管理工作中。另外，明确档案管理流程，制定统一的监督约束机制，将任务目标层层分解，落实到具体人头，并将档案管理成果纳入绩效考核范畴之中。

三、加快办公室档案信息化建设进程

基础条件配备是办公室档案信息化管理的关键：首先，要加强硬件设备投入，建立起专业的办公室档案数字化馆，馆内包含计算机、数据存储设备、服务器、档案自助服务机等。其次，要加强软件系统建设，根据单位业务实际，研发具有自身特色的办公室档案管理信息化系统，着力开展办公室实物档案管理可视化，将办公室档案实物与互联网连接起来，进行信息交换，从而实现智能追踪、识别与定位。基于物联网的办公室档案管理系统，在档案中标注电子标签，通过签字标签、阅读器以及服务器之间的通信，能够快速找到档案的存储位置，实现档案追踪与管理，从而弥补传统档案管理存在的保管不善的问题。同时，还可以着手建立三维互动展览室，提高办公室档案在网络中的利用率，创设虚拟档案袋，并在展览室中将虚拟档案上架到档案架上，需求者可以通过系统访问权限获取相应的档案文件，从而减少一些重要纸质档案的损坏。再者，要加快实现办公室档案资源共享。借助先进科技、如物联网、大数据等技术打破技术壁垒，将单位网上办公应用系统与档案管理系统实现数据共享。以需求为导向构建办公室档案信息资源检索目录，利用单位局域网进行网上传输，实现办公室档案资源一体化管理体系，真正形成数据共享。

四、加强办公室档案网络安全管理

首先，构建办公室档案管理安全保障体系。根据办公室档案管理的特征与需求，不断完善和改进现有的档案网络管理安全体系，确保网络平台上，办公室档案资源的安全性以及数据库系统、信息系统以及数据处理器的安全，能够有效应对各类病毒、黑客的入侵，避免单位办公室档案资源被窃取、泄露。因此，要求单位档案管理人员做好安全防护工作，加强防毒软件、防火墙、漏洞扫描等确保信息系统安全性设备的应用，定期对电脑进行杀毒处理，为档案资源管理创设良好的网络环境。同时，需要对办公室档案信息系统进行身份认证，设置访问权限，做好系统加密工作，在进行访问授权时，系统将凭证和令牌发给成功登陆的用户，以防恶意攻击。其次，构建网络安全评估和监管体系。档案管理部门应加大云技术的使用，与相关软件、技术研发公司合作成立安全评估小组，制定完善、健全的安全评估机制，设定相近的安全评估指标，对可能存在的风险进行全面评估，事先做好防范措施，在发生风险时才能及时采取应对措施。再者，要加强网络安全事件应急演练。档案管理部门应采取多样化方式，针对办公室档案管理可能存在的安全风险进行演练，并对这些安全风险进行等级划分，演练后需要对演练过程、演练内容以及演练方式进行总结，找出演练过程中存在的不足，对办公室档案应急预案进行完善。

五、确保办公室档案归档的完整性

办公室档案的信息来源主要来自单位各项工作开展过程中产生、传递的数据、文件、资料等，主要包含单位内部文件和单位外来文件。在单位内部日常工作中所产生的数据、文件、资料等是办公室档案管理的重点，因此必须要对这类文件了然于胸，准确掌握和控制，确保文件档案的完整性和全面性。通常，办公室工作比较繁琐，所产生的档案分布零散，但是随着档案管理工作的开展，信息建设进程加快，办公室自动化全面普及，有些重要档案需要录入系统进行保存，确保邮件、传真、文件等档案资源顺利归档立卷，避免出现混乱，尽可能降低办公室档案归档立卷时出现错误。

六、结语

总而言之，目前我国正处于飞速发展的阶段，无论是市场经济还是社会环境，都瞬息万变，要想做好办公室档案管理工作，就必须要紧跟时代步伐，具备随机应变、灵活创新的能力，能够快速适应社会环境。在新形势下，办公室档案管理工作者要意识到信息时代对传统档案管理所带来的影响，积极革新传统档案管理方式，加强自身信息素养的培养，充分吸收信息化时代给办公室档案管理带来的便利，并积极参与到档案信息化建设中，加大对计算机技术的使用熟练度，真正提高办公室档案管理工作效率，助力单位更快更好发展。

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