浅谈医院人事电子档案的安全管理与防范措施

朱鹏

【摘要】随着“互联网+”广泛普及运用到医院的各项工作，普遍建设“智慧医院”平台，而医院的人事电子档案也得到了很好的发展空间。但是，如何保证医院人事电子档案的安全，成为医院人事电子档案管理的难题。

【关键词】人事电子档案;安全管理;防范措施

在网络飞速发展的今天，随着“互联网+”广泛运用到各个行业及领域，在医院全面信息化建设的大背景下，各医院都加大了信息建设资金投入，分别建立了“智慧医院”平台。在医院信息化建设发展的同时，促进了电子档案的快速发展，在医院档案的管理中起着举足轻重的作用，医院的人事档案使用计算机进行收集整理归档管理。但是，在人事档案电子化管理的过程中，各个医院出现了不同原因、不同程度的安全问题。那么，作为医院人事档案管理者，我们要如何维护人事电子档案的安全呢？

积极探索医院电子档案的安全管理与防范措施，具有一定的现实意义，我院现有1300余名职工，且随着医院的不断发展，每年都会以各种方式补录职工，现结合我院近几年来的人事电子档案管理经验，探讨管理过程中存在的问题及困难，并对存在的问题提出应对措施。

一、确保计算机系统的安全与防范

我们都知道，电子档案是完全依赖于计算机技术的，档案管理人员的管理操作直接影响其内容的真实性与系统安全，电子文件及电子档案依赖计算机系统才能形成和处置，计算机系统是否安全直接影响到电子文件及电子档案的安全。因此只有确保人事电子档案计算机系统的安全，人事电子档案的安全才能得以保证。

（一）计算机系统存在的不安全性。目前，从计算机系统的各个方面来看，都还没有达到很安全、很完善的程度，无论是哪个计算机系统都存在很多不容忽视的安全隐患，一般说来，计算机系统的各个组成部分都有薄弱环节，都存在着不同程度的安全隐患，极易遭受到攻击或破坏。另外，计算机系统的自我保护功能是非常薄弱的，它的操作系统难以准确判断和控制有害病毒的侵害，也难以保护包括操作系统在内的各个档案资料的安全。

（二）计算机病毒的危害与检测防治。计算机系统软件的不安全性是由于计算机容易受到病毒的危害。计算机病毒的侵害过程具有广泛的传染性、长期的潜伏性、随机的触发性、极大的破坏性以及攻击的主动性、衍生性等特征，计算机病毒的攻击速度和范围是极快极广的，所以受到病毒的攻击可能性极大。那么，我们应该怎么样防范计算机病毒呢？这是每个计算机管理使用者一直思考却未能有效解决的难题。现在，虽然计算机系统都采用并安装了各种病毒检测、防治方法以及很多的杀毒软件，计算机专家也在不停地研究检测防止病毒侵害的软件使之广泛运用到计算机系统中。但是每一种检测防治软件只能在一段时间内有效，而不是长期的，检测防治还会随着病毒的不断变化而出现漏洞，均无法做到百分之百的安全。

（三）计算机系统对物理环境的要求。我们都知道，计算机系统的运转需要在一定的环境中才能正常工作，其环境不但对计算机的温湿度、洁净度有要求，而且对其使用的电源、空调等也有明确的规定，否则，如果打破了计算机系统原有的物理环境，计算机很可能无法正常运转，甚至会导致计算机系统整体瘫痪，无法工作。

二、加强技术措施，确保电子档案的安全

计算机系统的安全是档案信息系统赖以生存的载体，人事档案信息资料须依靠计算机软件的各种功能，其数据资料才能生成及运行。

（一）提高管理人员素质，建立管理制度。虽然计算机系统的安全内容涉及软硬件技术、制度、操作人员的教育和管理等诸多方面，但是，计算机系统都是每个管理者（人）在操作使用，其安全最核心的因素是人，计算机系统存在的破坏与反破坏，维护与管理都是人在操作使用。因此，操作人员只有正确规范地使用，在医院组织管理、规章制度建设、职业道德教育等方面采取具体有效的措施，并有计划、有步骤地做好计算机信息系统的安全管理，才能有效地确保计算机系统的安全。由于我院职工较多，人事档案信息化管理工作很繁琐，如果电子材料收集管理出现问题，带来的后果是难以估量的。因此，我院对专门的人事档案管理人员都进行了岗前教育培训，不但培训档案管理人员的档案管理知识，还对其熟练操作计算机进行培训，并拟定人事档案管理人员制度及绩效奖惩方案，根据工作量及工作难度实施奖惩，合理发放绩效。以绩效的发放，促使档案管理相关人员不断提高事业心和责任心，使得档案管理者最终具备忠于职守、认真负责的敬业精神及精益求精的业务技术水平，这才是保证电子文件档案真实性、安全性的根本措施。此外，我院还制定了人事电子档案管理岗位责任制，明确其工作职责及分工，明确各方面各环节的目标要求。

（二）人事电子档案如何做到长期保存。在一定时间范围内，收集、管理电子人事档案并提供利用是每个档案管理者比较容易做到的事情，但是随着医院职工逐年增多，如果想长期或者永久保存，电子人事档案的管理面临着极大的挑战。因此，需要做到以下几点：1.定期对医院的人事档案数据进行拷贝。医院的人事档案从原来的纸质保存，到现在信息化管理的磁盘、光盘、U盘等存储，都是存储技术的一大进步，也是医院人事档案实现电子信息化管理的巨大变化。其存储信息从原来纸质存储变为现在巨大的存储空间。但是，现在存储也存在着一定的弊端。比如，纸张保管的档案破损极容易被发现，而磁盘、光盘等载体的损坏，就不是我们用眼睛可以看出来的，且不容易被我们发觉，我们只能通过计算机设备来检验。又因为任何一种电子档案存储载体都具有一定的寿命，我们医院在人事档案信息化管理过程中，为了防止存储信息的载体数据丢失，都需要对数据进行拷贝保存。2.电子档案依赖计算机软件更新的对策。我们都知道，信息技术发展非常快，计算机也是不斷更新的，其处理系统不断进步优化，因此，目前没有一个厂商可以保证其生产的电脑不过时，不被淘汰。那么，当计算机使用一段时间被淘汰后，人事电子档案的寿命是不是就会受到威胁呢？答案是肯定的。因此，为了顺应计算机电脑端日益更新软件的问题，一要建立计算机软件技术馆，在平常的工作中要注重收集、保存过时的计算机软硬件提供利用，以便能够有效读取那些曾经记录在存储设备上的信息资料。但是，这样收集保存淘汰的计算机只是暂时的，因为技术落后、软件落后的原因而无法长期保存。二要对信息资料进行复制迁移。由于计算机电脑终会被淘汰，我们不能长期保存，存储的设备也有一定的寿命，为防止原磁盘、光盘等存储系统遭到破损或计算机软件的更新后不能正常读取资料，我们应将信息资料定期进行转移存储，这样通过转移存储后的数据信息才能保证在遥远的未来能够进行读取利用。

目前，计算机系统安全仍需要社会公众提高思想道德素养，不断更新观念，还需要国家加强立法来保证。但是，医院电子人事档案信息化管理虽面临着许多的安全问题，只要人事档案管理人员对存在的安全问题采取有效的应对措施，逐渐积累总结经验教训，便可促进医院电子人事档案信息化管理工作发展得更好，从而推动医院档案工作更上新台阶。

【参考文献】

[1]吴丽霞.医院电子档案信息安全管理存在问题与对策[J].陕西档案，2015（06）：52-53.

[2]李爽.浅谈医院电子档案管理与档案信息安全[J].管理观察，2015（31）：191-192.