基于事业单位档案信息化建设工作的分析

杨铭文

【摘要】事业单位的档案管理人员首先需要具备信息化思维，以信息化建设作为档案管理工作的载体，结合当前事业单位自身发展现状，遵循发展规律，将信息化的实际作用充分发挥，以强化事业单位的档案管理工作。同时事业单位档案管理工作应不断挖掘信息化的实际价值，不断契合社会对事业单位的实际需要，做好事业单位档案管理工作，进而促进事业单位的长远发展。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化;建设工作;分析

随着我国经济的不断发展，信息技术的应用逐渐涉及各个行业，信息化建设应用到事业单位档案管理中，使档案管理更为智能化，由传统的人工操作档案管理模式转变为如今的信息化档案管理模式，加快了事业单位档案管理的发展进程，使我国的事业单位档案管理工作迈入崭新的发展阶段。因此，要将信息化建设充分应用到档案管理中，发挥信息化建设的优势，并将信息化建设的优势合理应用，以提高档案的收集与整理，方便了日后需要时开发与利用，将事业单位档案管理的效能充分发挥，切实体现事业单位档案管理的价值，使事业单位档案管理变得更为高效，进而更好地推动事业单位档案管理的信息化建设，使其发挥应有的效能。

一、信息化建设在事业单位档案管理中的优势

在当前时代，档案管理工作作为事业单位综合管理工作的重要组成部分，对于助力事业单位综合发展起到至关重要的作用。因此，合理发挥档案资源的重要作用，能為事业单位管理决策的制定提供有效的支持。当今时代，传统档案管理工作已经无法满足事业单位档案管理的发展需求，因此需要将信息技术的应用与事业单位档案管理进行有效结合，进而推进档案信息化建设，使事业单位档案管理能符合当前时代的发展需求，为事业单位的可持续发展提供推动力。

（一）档案更方便储存。事业单位的档案管理从传统的人工管理，过渡到如今的信息化管理，档案管理更加方便快捷。信息化建设使事业单位档案载体发生了改变，将传统的纸质档案过渡到了如今的电子档案，使档案进入了全新的阶段。当前情况下的档案管理模式对比传统的档案管理模式，储存更为方便，而且不会因为外在因素造成档案的损坏或者丢失，传统的档案管理需占据大量的空间，而电子档案则不需要占用较多的空间，可利用数据云进行档案管理，进而使档案更方便储存，档案保管方面更有优势。

（二）档案更方便利用。比较传统的档案利用方式，纸质档案利用手续相对复杂，且查询相对麻烦，档案不集中，难以对档案进行详细划分，因此在档案利用时，很难第一时间找到需要利用的全部档案，纸质档案信息存在不精确的问题，难以一次充分发挥其真正的价值。而信息化档案管理可以对档案进行详细划分，信息精确、分类完整，查询十分方便，在利用时只需在档案库中通过搜索关键词就可以调取档案，获得档案中需要的全部信息，使提取利用流程更为方便，解决了传统档案利用中的不足。

二、事业单位档案信息化建设中存在的问题

（一）缺乏档案管理意识。当前，管`理人员认为档案管理是单纯的资料保管工作，操作单一，没有过多的技术性要求，档案管理意识受到了严重的阻碍，使事业单位档案管理缺乏足够的资源支撑，严重影响了事业单位档案管理的发展进程。

（二）档案管理工作人员素质问题。部分事业单位档案管理工作人员素质存在问题，且缺乏专业的信息技术，将自身的工作仅仅定义为档案录入与档案保管，缺乏对档案管理工作的深刻认知，在对档案进行管理时无法掌握信息化管理方法，导致档案管理技术相对匮乏，这样的问题不利于档案管理信息化的应用与未来发展。

（三）档案管理中缺乏信息化基础。在当前事业单位信息化档案管理中必须要以相应的软件设备与硬件设备作为支撑，当前部分事业单位仍然受诸多条件的限制，导致信息化档案管理受到一定的影响，信息化档案管理基础不足，难以实现档案信息化管理的确切落实，也使信息化档案管理无法准确实施。

三、事业单位档案管理信息化建设的具体应用

（一）重视档案管理信息化建设。我国当前的发展离不开信息化建设，因此事业单位的管理人员应将信息化建设充分重视，将档案管理信息化建设作为事业单位的重点工作，并将其列入事业单位当前的建设规划中，将档案管理信息化建设列为核心管理工作之一，完善档案信息化管理意识，提高档案管理信息化的应用。同时事业单位也应该加强对档案管理信息化建设的投入，在资源方面给予支持，积极引进先进的技术与设备，建立良好的管理平台，进而实现档案信息化建设的有效管理。除此之外，在建设档案管理信息化时要仔细检查应用软件设备与硬件设备的安全性和稳定性，确保档案不会丢失，建立档案信息化管理防卫工作平台，使网络应用更为安全。

（二）提升素质完善档案管理信息化建设。由于事业单位的信息化管理建设是一项长期工作，是事业单位中的系统工程，也因此对事业单位档案管理人员提出更高的要求和标准。事业单位应加强对档案管理人员的培训，并开展相关培训课程，定期对相关工作人员培训信息化知识，使档案管理相关工作人员可以熟练掌握当前先进的信息化技术，丰富信息化知识，使自身素质能力更为全面，同时事业单位还应定期对档案管理相关人员进行考核，全面评估档案管理人员的综合素质。

（三）以信息技术的应用提高服务意识。在当前事业单位档案管理工作中，应结合信息时代基层事业单位发展过程中对档案资源的利用提出新的要求，并将被动管理理念彻底转变，借助对信息技术的应用将被动管理服务转变为主动的档案信息推送服务，进而将档案管理人员服务的主动意识加强，使档案管理人员能够主动对各部分工作情况进行了解和分析，进而对档案资源进行优化处理。同时，建立相应的档案查询平台，并通过严格管理档案资源的查询和借阅，促进工作的顺利开展，以此保证事业单位档案的实际应用效果。此外，为了能够提高主动服务意识，也可以针对档案管理人员实施相应的职业道德教育和培训，提高档案管理人员的责任意识和主动服务意识，优化档案管理信息化建设效果。

（四）档案信息化建设基础设施与管理标准完善。当前，事业单位档案管理信息化建设离不开基础设施。因此，为更好地推动事业单位档案管理信息化建设，事业单位应加强基础设施方面的建设，积极引进先进的信息化设备，将陈旧的设备淘汰，进而使档案管理更符合事业单位自身需求。与此同时，档案管理标准应与信息化结合，完善当前的管理标准，使档案管理更有针对性，使其与当前时代统一，并建立相关的规章制度，严密监管档案的保密性，确保档案信息化建设的安全性与合理性，进而推动事业单位档案信息化建设的发展。

四、结束语

随着我国科技的日益进步，事业单位档案管理也应与当前的趋势同步。事业单位相关管理人员应重视档案信息化建设，以更专业的模式完善当前事业单位档案管理中的不足，规范当前档案管理制度，使制度具有针对性，进而促进事业单位档案管理效率提高。

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