如何做好不动产登记交易档案工作研究

冷宏

摘 要： 不动产登记交易档案是整个房地产管理的基础，它的作用是为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、等各项工作提供服务。做好不动产交易中心的房屋权属登记、发证和产权产籍的档案管理工作，需要具备依法管档的法制观念、细致无误的工作质量、热忱服务的工作态度。

关键词： 不动产交易;档案管理;法治;服务

【中图分类号】D923.2 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）03-0295-01

随着我国不动产市场的迅速发展，不动产交易量日渐增长，交易事项日渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范。进而，档案工作任务更加繁重，工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题，更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求不动产交易管理部门在开展工作过程中，应具备依法管档的法制观念、制度健全的刚性约束、细致无误的工作质量、热忱服务的工作态度。

1 依法管档的法制观念

依法管档的法制观念即体现于不动产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，必须严格执行部门建立的各项规章制度，将档案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。依法管档的法制观念一是从学习中来，知法才能执法;二是从实践中来，体验胜于感知。

从学习中来，要求各级不动产交易管理部门应该组织所属工作人员认真学习、正确理解这些法律法规知识，作为档案管理人员应该自觉的学习和领会这些法律法规的内容。做到三个明确：其一、明确不动产权属档案工作的性质是城市不动产行政管理部门在不动产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等不动产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市不动产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分，增强依法管档的意识。其二、明确不动产权利人、不动产权属登记权、不动产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件;房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;不动产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图;不动产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房地产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、不动产状况登记表、不动产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、不动产登记审批表、房屋灭籍申请表、不动产税费收据存根等;反映和记载不动产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等;其他有关不动产权属的文件资料，包括不动产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种不动产权证、契证、账、册、表、卡等是法律和法规确定给不动产档案管理部门必须履行好的责任。其三、明确不动产档案人员的工作需要接受法律和法规的约束，损毁、丢失不动产权属档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁不动产权属档案的;涂改、伪造不动产权属档案的;擅自出卖或者转让不动产权属档案的;违反本办法第九条规定，不按照规定归档的，将依法追究行政责任或刑事责任。

2 细致无误的工作质量

细致无误是工作要求的高标准，也是不动产档案管理工作的特点所决定的，因为在不动产档案管理者手中的档案关系着城市建设和人民生命财产的大计，差之毫厘谬以千里。实现细致无误的工作质量需要依赖一下途径：

2.1 强化业务管理手段。房地产档案虽不是商品，但却是珍贵的信息资源，既有历史价值也有现实价值，既有地方价值，又有全局价值。不动产档案保存了大量基础资料，并担负着采集、管理与提供房地产信息的责任，长期以来，为不动产管理提供了准确而可靠的基础性资料。可是从业务上看，房地信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点，适应这一特点，就必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设。

完善“数字房地产”框架，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面数字控制系统，彻底改变传统的产权产籍管理模式，不断创新管理手段。

2.2 做好档案编研工作。产权产籍档案管理工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主体，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机的编制起来，以利于档案资源的开发利用，建立积极向上的内部激励机制，建设高素质的产权产籍管理队伍。勇于创新、培养一支思想品德好、业务能力强、创新意识强、廉洁高效的高素质队伍。实现权属管理规范化、信息化的发展。围绕服务于市场，服务于百姓，服务于发展，进一步简化、规范流程。对一些不利于当前发展的环节予以调整，尽可能缩短办件时限，提高办事效率。

3 热忱服务的工作态度

房地产档案提供利用的方式包括：设置阅览室接待查档，按规定提供电子档案在阅览室查阅;根据利用者需求出具查询结果证明;为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件;以房地产产权档案为依据，为利用者提供咨询服务;向城市建设及不动产开发单位提供产权档案信息。不动产档案工作人员应以履行这些只能为基础，满腔热忱的提供服务。

3.1 强化服务规范。作为不动产权属管理部门，产权档案利用工作就是通过多种方式为利用者实际需要提供产权档案资料，进行咨询和服务工作。产权档案的服务性也集中表现在利用上。一是明确服务方向，努力为城市建设和管理服务。为保障不动产权人合法权益服务。对利用工作中出现的新情况、新特点、新问题不断改进利用方式、服务手段，以适应新形势的需求。二是了解客观需要，化被动为主动，取得利用者满意的效果。三是利用产权档案的特点和规律，对整个所有权登记情况进行统计分析，通过档案分析工作，改进各项业务工作，促进产权档案管理水平的提高。四是处理好利用和保密的关系，发挥产权档案的作用，。在做好提供利用的同时，广泛接受社会各界监督，使产权档案的记载更加准确。

3.2 强化数字化管理。数字化使档案的编排效率、检索速度和准确程度有明显的提高。计算机检索即能改变目录单点线性的检索模式，实现同一界面的多点选择查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率和查全率，而且目錄维护十分方便。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾。随着社会经济的发展，房地产档案的利用率不断提高，对档案原件的损坏问题越来越突出。把房地产档案资料扫描录入计算机，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性。数字化有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率。