如何做好科研院所志书编纂

地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。 某一个单位的志书，属于其中的部门志，只记述本部门从事的工作范围内发生的历史事实。科研院所，是全国科技系统的重要组成部分，做好本部门志书的编纂，对于保存历史资料、整理发展脉络、延续文化传承、服务现实决策有着重要的作用和意义。编纂志书是一项专业性、技术性很强的工作，涉及许多理论和实践问题。从编纂《山东省科学院志（1994-2017）》的经验来看，做好科研院所志书的编纂需要做好以下几个

方面：

1 充分认识编纂工作的重要性

作为一个基层的科研单位，并没有编写志书的专业队伍，也缺少实践经验。而志书的编写，不是一个部门能够完成，举要举全院之力。因此，必须能够引导全院上下充分认识到编写院志的重要性，才能充分调动各部门工作人员的积极性。

1）院志的编写，是对本单位发展历史的系统记录，对于整理和保存档案资料具有重要意义。盛世修志，志载盛世。经过40多年的发展，山东院经历了科技体制改革的跌宕起伏，也抓住了深化改革的发展机遇，近年来迎来了历史上最好的发展时期。而该院只有在建院15年时出版过一本《山东省科学院志（1979-1993）》，之后没有编写过院志。该院的年鉴自2004年开始编写，从1995到2003年之间的发展历程，没进行过系统的整理。随着工作人员的不断更新，存在部分资料缺少有效整理、出现断档的可能。而该单位在2017年与齐鲁工业大学进行整合，对于山东省科学院独立存在历史的有效整理更是必须提上议程。

2）部门志的编写，是对该单位发展经验的系统总结。“修志问道，以启未来”。《山东省科学院志（1979-1994）》通过科研、人事、产业、国际合作、人才、后勤管理、精神文明等多个章节的编写，梳理出1995年以来山东院发展的工作重点的变化、工作内容的增减、业务体量的提速、制度体系的变迁。同时通过概述，将山东院多年来的发展进行高度凝练概括，总结为以科研为中心、以经济建设为中心、以科研为中心、科研和教育双轮驱动的四个历史阶段，既是对本单位发展的总结，又是对全国科技体制改革发展大潮的呼应与印证。

3）部门志的编写，是对职工进行爱岗教育的最好教材。经过多年的发展，山东院形成了“敢为人先、争创一流”的科院文化，沉淀了独特的科院精神。院志是这种文化的最好載体，每个部门的职工都能从院志的相应的章节中了解到自己工作的“来路”，体会发展到目前的艰辛与不易，从而更好地坚定发展信心、激发工作斗志。

2 做好篇目编写

编写单位的志书，最重要的一项工作，不是内容的撰写，而是制定完善的篇目。所谓纲举目张，合理的篇目，能够精准地反映一个单位的整体工作特色，合理地串联起各项工作内容，也为撰稿人员的工作提供基本的遵循。因此，篇目的制定，需要慎之又慎。

1）要突出特点。志书的一个重要特点，就是其区域性，一般是以一定区域内的某一类事物作为记述对，要突出区域特色。科研院所的单位志，就要以科研院所的主业为特点，以本单位的系统为范围，来选择编纂成书的材料。因此，在编纂篇目的设计上，就要对本单位的业务特色有着清晰的定位和认识。 作为科研单位的志书，除了一般单位志书所常有的组织机构、党群工作、职工队伍、人物等篇章之外，应该设立科学研究、成果转化等篇章，鲜明地反映出事业发展的时代特点。

2）要兼顾古今。由于志书记述的时间一般都比较长，单位的重点工作方向可能会发生变化，例如在山东省科学院的发展历史上，工作重心曾经发生过从科研到产业再到科研的变化。因此，在篇目的设计上，不能只按照当前的情况进行框架编写，必须兼顾过去与现在，充分尊重已经发生的历史，对工作发展脉络做客观的记述，以承前启后、启迪未来。

3）要充分征求意见。在志书编写之前，要将篇目拿出来广泛征求意见。山东院的院志编写中，先后两次召开篇目评审会，向每个参与部门充分了解整本志书的编写目的、思路，熟悉整体框架，让大家树立一盘棋的思想。同时让参与部门了解本部门所负责部分在整体中的地位和作用，不同篇目之间的内部联系，从而做到立足本业、照应全局。另外，通过评审会的形式，让每个编写部门都参与和发表意见，充分吸纳集体的智慧，有利于将篇目进一步梳理清楚，使得整个篇目设计更加科学合理。

3 建立科学有效的编审体系

一本志书的严谨性，要通过严格的编审体系来实现。如何保证入职材料的准确、科学，需要编审体系来解决的问题。在编写中要发挥广大基层人员的积极性，在审核中要突出部门负责人、单位分管领导的作用，做到相互配合、相互促进。山东院在院志编写中，制定了三审三评的评审体系，即承纂单位、院志编纂领导小组办公室、院志编纂领导小组三级审核体系。

4 充分发挥现有档案的作用

志书所存资料的广泛性是其本质特征，它强调“横不缺项，纵不断线”，内容广泛，涉及百科。另外，志书的取材非常广泛，有文字材料、实物材料、口述材料、音像材料等等。这些材料，最可靠、最丰富的来源，是单位的档案室。档案材料是第一手资料，是编写志书最基本的资料，具有权威性、原始性、完整性、系统性等特点，其可靠程度超过任何其它资料。因此，在单位志编写的过程中，本单位档案材料的丰富程度和现有利用程度，对该书的编写会产生非常大的影响。对于科研单位来说，历年的工作报告、会议讲话、规章制度、内部刊物等，都是很好的资料来源。离退休老同志的回忆录、著作、采访资料等，也是对现有档案的很好补充。

在资料搜集中，首先要注意资料的广泛性。全面地掌握基础资料，是能够编纂好一本志书的前提条件。编纂人员首先要站在工作的全局搜集资料。“身在兵位，胸为帅谋”，每个编写部门在搜集资料的过程中都要站在整个单位的角度考虑问题，而不是局限于一个处室、一个单位的职责工作。另外，要充分重视实物档案、照片档案的作用，在编辑过程中适当插入相应档案资料，丰富表现形式。其次，要注意资料的连续性。志书的编写强调 “横不缺项，纵不断线”。所谓的“纵不断线”，就是指在志书编写的断限内，要将每一年度发生的事件资料尽量搜集全，不能出现大的时间断档和重大事件的缺项。对于一项工作的记述，要有头有尾，系统连贯。

5 注意志书文体规范

志书行文写作的基本要求是“述而不论”，寓褒贬于记述之中。科研单位的工作人员，对于志书编写大多都是门外汉，对于志书的文体规范知之甚少。最突出的一点，就是往往容易将志书的问题与公文文体发生混淆。

公文文体固定，主要有通知、报告、请示、批复、命令等。对于每一种公文文体的表现内容、格式、行文要求，国家都有明确规定。志书的体裁，主要包括述、记、志、传、图、表、录，每种体裁有其表现的特点，但是没有固定的格式要求。公文要求精炼概括，对于索要表现的内容要有明确的倾向性意见，表达明确的诉求。志书则重在记述历史发展的过程和内容，通过事实的编排，反映发展的经验教训，讲究“述而不论，寓议于述”，强调只作客观记述，不作分析评论。因此，科研单位在编写志书的过程中，要对编纂人员进行专门培训，为提高成书水平奠定良好基础。

作者简介

于萍（1980-），女，汉族，山东省青州市人，中级，硕士研究生，研究方向：科技管理。