计算机在档案管理方面的应用

赵俊成

摘 要：当前，随着计算机技术和网络技术的迅速发展，我国企业也开始在档案管理中应用计算机，以提高档案管理工作效率。基于此，本文以计算机在档案管理方面的应用为研究对象，首先介绍了计算机在档案管理中应用的必要性，然后分析了计算机在档案管理中应用存在的主要问题，最后提出了计算机在档案管理中的具体应用，希望可以为有需要的人提供参考意见。

关键词：计算机;档案管理;应用

在网络时代，传统的档案管理模式和管理方式已经远远不能满足现代企业档案管理的需求，也很难提高企业的档案管理水平。因此，作为档案管理人员，必须要在实际工作中合理普遍应用计算机，这样可以提高工作效率，而且可以避免档案管理存在数据丢失或者数据重复的问题。

1 计算机在档案管理中应用的必要性

在网络时代，现代信息技术已经在社会的各个领域，这样就必定影响档案管理工作的正常开展。就档案管理来讲，也需要不断创新和改变传统的管理模式，而应用计算机技术，才可以确保档案管理工作顺利进行。计算机可以在平时的档案管理工作中应用。最关键的是能够在档案检索工作中应用计算机，通过此应用可以真正满足档案检索较大容量以及运算快速便捷的实际需求。计算机应用于档案检索中可以极大的缩短档案检索时间，提高档案检索质量。并且使用计算机能够在计算机系统中录进固态档案，设置数字档案馆，利用计算机建设的数字档案馆可以扩大档案管理工作的空间。不只是这样，也能够利用计算机建立多样化的计算机档案管理网站，借助档案管理网站可以真正满足用户的各种需求。现阶段，通过利用计算机能够将以往的信息传播办公方法转变，人们能够利用计算机，从根本上实现档案存储、档案查阅检索以及档案填写等等。使用计算机构建电子档案，对收集以及管控各种信息是非常有利的，体现出档案管理的个性化特征，以显著提高档案管理工作水平。总之，在档案管理中应用计算机是与时代发展需求相符的，也是必然的趋势。

2 计算机在档案管理中应用存在的主要问题

1）网络安全问题。在网络技术迅速发展的背景下，檔案资料的网络管理的可靠性以及安全性面临严峻的挑战。网络有了越来越多的不安全因素，也不利于网络化的发展。通常，如果网络用户数量快速增加，网络的危险系数上升速度也相当快。现如今，档案管理网络化安全面临的挑战具体表现在以下几点：违法黑客采用多样化的入侵手段、很多各种类型系统的计算机病毒的侵入等等，很多黑客不需要花费过多的时间就可以将当前的防火墙迅速突破，进而导致大量的档案信息被泄露或者盗窃，所以对于一些具有保密性质的档案信息，应当使用内网。

2）电子文件的原始性以及很有可能被破坏问题。尽管电子文件档案便于管理，然而电子档案的原始性很有可能受到破坏，这是全球各个国家都面临的重要难题，主要原因在于电子文件被修改的概率较大，而且采用现有的技术难以正确识别真假的电子文件信息[1]。随着信息网络时代的出现，电子文件安全问题越来越普遍，现在全球范围内几乎都可以联网，对于如此庞大的网络接入，网络黑客并不一定就是本国，也很有可能是其他的国家，所以当前电子文件的安全性也必须要敢于面对各种挑战。

3）档案管理人员知识有限。人在现代化档案管理中是关键的因素，要想实现档案的网络化管理以及数字化管理，必须要充分发挥人的重要作用，不管是技术还是硬软件，都必须要由档案管理人员有效完成。随着档案管理数字化建设进程的不断加快，对档案管理人员的工作也提出越来越高的要求，除了要熟练掌握传统的档案业务，还要及时了解最新的计算机网络技术。但是现如今我国档案管理团队缺乏高素质的工作人员，尤其是缺乏复合型的档案管理人才，远远无法适应档案管理数字化建设的实际需求。

3 计算机在档案管理中的具体应用

计算机属于信息技术，能够实现对海量数据信息的有效处理。然而基础是确保计算机内所有原始数据的精准性和合理性。因此，企业在档案管理中应用计算机时，必须要确保档案数据信息的收集以及输入等等工作的有效性。现阶段，计算机在档案管理中的具体应用主要包括以下几点：

1）在库房管理中应用。就档案管理来讲，库房是其重要场所，在档案管理中应用计算机的基础上，也能够科学管理库房[2]。比如：企业在档案管理中应用计算机，可以利用计算机技术对档案存放库房进行有效管理，可以自动调节以及监测档案库房的温度。并且计算机能够合理设置防火系统与防盗系统，提高档案库房的安全性。通过这样的管理，可以确保档案库房安全，防止档案不小心损坏，保证档案的安全性，进而促进企业现代化档案管理。

2）在档案存储于保管中应用。企业在发展中，工作人员并不是固定不变的，存在一定的流动性，有待处理的事件处于动态中，建立的档案数量也不断增加。这样就导致企业有很大的档案管理工作量，需要企业积极提升档案管理水平。正是因为企业的档案信息量越来越多，企业应该将档案存储以及档案保管工作落实到位[3]。以往的纸质档案管理，一旦损毁，就很难将其复原，而且在保管过程中很有可能受到各种因素的影响，比如：人为因素以及环境因素等等，无法确保安全，对档案管理是非常不利的。然而在档案管理中应用计算机，将档案信息录进后，能够复制，在很大程度可以为确保档案安全奠定坚实的基础。此外，通过利用计算机可以为信息存储和保管提供便利，对调阅以及查阅档案都是相当有利的。

3）在档案统计中应用计算机。近年来，在企业高速发展的背景下，各种项目档案的数量越来越多，同时对于企业档案统计也是全新的调整。在以往的纸质档案管理中，信息统计有很大的难度，在统计中容易出现丢失以及损毁的情况，进而不能确保档案统计工作正常进行[4]。然而在档案管理中应用计算机，能够显著的提升档案管理工作水平，充分利用档案信息资源，能够对文档的档案信息进行自动统计，计算结果的误差很小，防止浪费很多时间以及人力，提高档案统计工作的精准性，这是常见的档案管理手段之一。

4）在档案查找和检索中应用。对于企业来说，档案管理既是存储以及整理档案资料，又要将档案资料的作用全面发挥出来，科学运用企业的档案资料。人们对企业的档案资料进行利用时，必须要查找档案。由于企业在日益发展，每天都会建立很多新的档案，造成企业档案数量越来越多，档案内容更加复杂[5]。每个档案的建立时间和信息内容都是存在差异的，所以采用以往的档案查找方式，往往会花费很多时间和人力，工作效率不高。然而当在档案管理中应用计算机，能够在较短时间内从文档中查阅所需的档案，可以自动减缩，将以往档案查阅中存在的问题有效解决，大大提升档案查找的工作水平，便于检索。

4 结语

总而言之，在知识经济时代，促进档案管理现代化发展是十分关键的。对于档案管理人员来说，必须要应用计算机不断提高档案管理工作，要可以进一步提高自身的专业素质，加强自身的计算机应用能力，只有这样才可以使档案管理服务水平大幅度的提升，确保可以实现既定的档案管理目标。

参考文献

[1]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2015，31（03）：90+137.

[2]刘洪月.计算机在档案管理方面的应用[J].计算机光盘软件与应用，2014，17（16）：111-112.

[3]樊莉丽.计算机技术在档案管理中的运用[J].中国管理信息化，2014，17（12）：46-47.

[4]许海艳.计算机在档案管理中的应用研究[J].电子技术与软件工程，2014（08）：191.

[5]郑建军.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电脑知识与技术，2013，9（18）：4247-4248.