机关档案规范化管理分析

张然

摘 要：当前我国国民生活水平不断提升，机关事业单位所承担的社会发展责任日益提升，其中，档案管理工作的科学有效性，对于机关事业单位的宏观发展具有积极影响意义。应当正确认识机关事业单位档案管理工作的重要性，理性分析普遍存在于当前我国机关事业单位档案管理工作中的问题，不断提升档案管理工作的规范性、标准性及科学性。本文主要针对机关档案规范化管理进行简要分析。

关键词：机关档案;规范化;管理

1 档案工作规范化管理存在的问题

1.1 缺乏领导的重视重度

一些机关单位领导对档案工作的重要性和必要性认识不清，分管档案工作的职责不清。档案工作还停留在簡单的档案保管阶段，存在看门守摊思想，对档案规范化管理认识不足，重视不够。

1.2 缺乏专职档案人才队伍

由于受机构编制等制约，有的单位档案工作队伍人数不足，大部分由老同志和临时聘用人员担任。既熟悉档案工作，又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺，档案信息化建设的技术力量薄弱。有的单位专职档案工作人员很少，且更换又频繁，使档案人才队伍不能保持相对稳定。大部分档案工作人员缺乏相应的专业知识培训，对待档案工作存在得过且过的思想，履行职责的能力弱。由于人才缺乏相应的稳定性，使得查档服务工作质量不高，大部分单位文档人员仅限于查档案，而对档案的利用效果认识不清，使得档案在利用过程中难以产生社会和经济价值。

1.3 缺乏相应的档案管理规章制度

一些单位档案管理规章制度不健全，不能够认真学习档案法，对档案法的理解和贯彻落实不到位。一是借阅手续不健全。在查阅或借阅档案时问题比较突出，较少履行审批手续，档案随意查阅、借出，造成档案损毁，甚至丢失。二是缺乏应急预案。相当一部分单位缺乏室藏档案的应急预案，对于突发紧急情况难以应对。三是归档分类不清，查阅困难。一些单位档案编目不科学，不规范，不按照档案行政管理部分审批的分类方案进行分类，从而造成日后查阅档案出现很多不良反应。

1.4 缺乏相应的档案保管办公室、柜

一是档案室混用严重。有的单位档案库房没有按照档案法要求的标准执行，与办公室混用，有的单位还将杂物放于档案室，档案室钥匙随意分配，一旦出现档案遗失问题，难免职责不清。二是没有必要的防护设备。有的单位档案室“八防”措施落实不到位，没有必备的防火、防光、防尘等防护设备，安全隐患较多;三是有的单位档案管理缺乏相应的档案室，档案柜陈旧破损，部分单位档案柜数量少，不能满足5-30年的存放需求，有的单位甚至档案柜也没有配齐，至使档案乱堆乱放严重。有的单位不按规定使用无酸纸档案盒，更多的单位没有使用防磁柜，使得介质载体档案无法存放。四是重文书档案，轻会计档案。有的单位只重视收集文书档案，对会计档案没有进行归档，多年来，会计档案一直存储与财会室，由于会计人员频繁的更换，而会计档案没有认真履行交接手续，使得后来者查找会计资料较为困难。

1.5 缺乏档案信息化建设的认识

有的单位对档案信息化建设认识不足，档案管理仅限于传统的纸质档案方法，对档案信息化所需的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件没有配备齐全，大多数单位甚至根本不配备专门管理档案的软件，从而不能实现档案管理软件与单位局域网联通;档案信息化建设工作滞后，许多机关单位档案数字化工作进展缓慢。

2 强化机关事业单位档案规范化管理的办法

2.1 转变管理观念，强化重视程度

为从根本上解决机关事业单位档案管理方面存在的问题，进一步强化档案管理的规范化程度，应当从观念及认识转变做起，正确认识档案管理工作的重要性及强化档案规范化管理的必要性，敦促档案管理工作的不断完善及发展。首先，机关事业单位档案管理的工作量增加、工作内容出现一定变化且复杂性不断提升，采用传统的、人工的档案管理手段的工作效率较低，且管理难度较大，应结合国际国内部分优秀集体中的档案管理经验，充分分析不同类型机关事业单位内部的现存档案管理问题，进行有针对性的调整。其次，作为分管档案管理工作的各级管理者，应当正确认识档案管理的分量及价值，提升对档案相关工作的重视力度，不断更新先进的档案及管理知识，为档案管理方面提供更多的政策、经济、人力及物质支持。再次，在人员选择方面，应结合自身的经济实力及发展优势，利用物质和精神双重激励的方法，多渠道、多方法，不断吸纳更多档案管理专业人才进入工作队伍，提升当前工作队伍整体的精神面貌及专业素质。用发展的眼光对档案规范化管理进行考量，结合规范化所需对制度及计划进行灵活调整与改革。而后，应在工作间隙加入对员工的统一培训，引进相关设备仪器，完善档案管理工作的软硬件配置，并使工作人员能够进行规范化的操作。

2.2 优化改进档案信息管理体系

管理是各类工作得以有序、有效发展的根本之所在，想要实现档案管理工作的规范化，应从管理角度入手，对当前档案相关工作的管理体系进行系统性优化及改革，使之能够更适用于当前机关事业单位内部的档案管理实务。应当从电子化、信息化方面入手，使用档案信息管理软件，对档案信息进行批量化处理，能够迅速提升工作效率，并为档案信息的安全性及信息的迅速传递提供支持。因此，应当建立在电子信息化管理的基础上，对当前的工作目标进行重新审视，并结合这一目标进行管理体系及内部组织结构的重新架构，加速实现信息化、标准化、规范化的档案管理。应采用先进的管理方法及理念，依托专业的软件系统的支持，建立机关单位内部的档案信息存储系统，并逐步实现全国范围内的信息联动，建立档案管理基础。此外，应不断完善办公自动化系统，结合本单位档案管理所需，对软件及系统进行不断的更新及调整，拓展实现更多功能，包括文书处理、文件管理和档案管理等重要组成模块，为后续的档案信息整理及处理提供便利。

2.3 定期开展专业技术培训及考核

除了引进人才之外，为了提升档案管理队伍全体的专业技术基础，应合理配置工作时间及人力物力资源，对组织内部员工进行定期的培训及考核。而且，不止直接参与工作实践的基层工作人员需要进行培训，各级管理者也需要进行不断的进修，把握管理新动态，掌握行业所需的各项新型技术知识，方能在实践探索当中，发掘出更为科学有效的管理手段及管理模式。对于具备内部培训基础的机关事业单位而言，可以从其他部门当中引进一定的专业人才，负责讲授专业技术知识，考核专业技能等工作实务;而没有本方面专业技术人才的组织单位，也可以通过外聘、远程授课等方式，对工作人员进行培训及考核。

3 结束语

综上所述，档案管理工作与记挂事业单位各部门、各项实践及管理事务之间息息相关，规范化的档案管理工作，能够大幅提升当前的工作效率，带来更有效的工作成果，应通过思想、理念、人员、设备、管理、培训等方面的不断优化，不断强化档案管理工作的规范化程度，针对性处理解决当前工作中国存在的各类问题，为机关事业单位的高效发展提供保障。

参考文献

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