增强档案利用意识?活化档案资源管理

摘 要：本文阐述了档案在企业发展中的依据、借鉴、支撑保障、凭证、参考和增益作用，档案利用意识增强。档案利用层次不断深化;档案利用由一般的信息查阅，向专一性、系统性转变;并呈现出档案使用者档案利用意识增强、频次增多、利用范围扩大、利用层次深化与系列化良好态势，以及要求档案工作者创新利用工作方式、改进利用工作方法、拓展工作思路，增强利用服务针对性和有效性的迫切需求。

关键词：档案资源;增强;活化

档案作为一种无形资源，有重要的历史意义和现实意义。有效地利用档案资源，发挥档案的功效，发掘档案的价值优势对于档案使用者和档案工作者来说意义重大。

1 档案资源的定义

档案资源是指保障一个国家或社会档案事业发展和档案工作开展的各种社会条件以及由档案事业和档案工作自身对社会产生的各种作用和影响因素的总合。主要包括两个方面：一方面是一个国家或社会对档案事业发展和档案工作开展所提供的各种保障条件，此方面包括政策（法律）资源、教育资源、人才（技术）资源、财力资源、物力（设施、设备、物资）资源等;另一方面是指由档案事业发展和档案工作开展而对社会产生的作用和影响，即档案产出或效益资源，主要是指档案信息资源。两个方面互为因果、相互影响、相互作用，共同影响一个国家或社会档案事业的发展和档案工作的开展，而最终影响档案信息资源建设及其社会作用的发挥。                                                档案凭借其真实性、客观性、专业性、以完备的事件资料和相关数据去辅助档案使用者。档案的质量一定程度上决定了使用者在处理具体事件时，是否可以有针对性地快速查阅、准确定位、精确分析，从而做出正确决策。因此，除了专业的档案工作人员，每一位管理参与者、档案使用者都应具有相适应的归档意识，增强对档案重要性的认识，配合完善归档流程，增强档案归档内容的实用性，提高档案使用效率。

2 增强档案利用的意识

近几年企业紧紧围绕发展目标，以支持保障科研项目有效推进和生产任务履约为第一要务，立足本职着力创新，努力活化档案资源，为企业守史。为企业发展给力，突出地体现了档案在企业发展中的依据、借鉴、支撑保障、凭证、参考和增益作用。并呈现出档案使用者档案利用意识增强、频次增多、利用范围扩大、利用层次深化与系列化良好态势，以及要求档案工作者创新利用工作方式、改进利用工作方法、拓展工作思路，增强利用服务针对性和有效性的迫切需求。

档案利用意识增强，表现在三个方面：一是档案使用者利用档案的人数较以前明显增多、利用档案频率增高。据统计资料显示，2019年档案利用人次16189次，比上一年同期增长了8.7个百分点，利用卷次3197，件次4297，分别比上一年增加了6个百分点和4个百分点。二是档案利用复制大幅增长，2019年档案利用复制页数为18632页，比上一年增长10个百分点左右。三是鉴定、定型、签章、档案资料及时保证，据统计2019年企业鉴定、签章、整理利用的资料达300余册，2.1万余页。

档案利用范围呈现扩大态势，一改过去单一和相对集中的情况。据统计资料显示，档案利用涉及产品、科研、生产、设备、实物、会计、人事、基建、文书、电子、固定资产投资项目等档案各大门类。其中产品和科研档案查阅涉及生产保证、产品研发借用参考及获取相关技术信息;设备档案利用涉及安装调试、检修、改造和变更处理;人事档案涉及员工调动、资质认定、办理退休和维权等事由;基建档案涉及福利区建设和技改技措，包括水、电、气、暖、土建、房屋和土地资源资料、项目立项、国投项目立项与审计等诸多方面。文书档案利用涉及企业方方面面的业务工作。特别值得一提的是2019年企业质量审核检查、产品审核定价、项目审计，后评价、职称评审、军方审计检查、科代遴选涉及档案的利用范围，数量都是前所未有的，档案资源是企业科研生产任务完成以及许多重要任务和活动有效推进的重要保证与支撑。

档案利用层次不断深化。档案利用由一般的信息查阅，向专一性、系统性转变。例如，在产品科研档案利用中，对产品借用件的利用和对某一类产品的演变、改进技术信息的寻觅，均表现出专一性和系统性的查阅利用需求。再例如，基建档案中的土地资源和技改技措项目利用，也同样表现出了专一性和系统性利用全套档案资料的状况。还有制导系列产品介绍及演变历程的形成，涉及档案查阅同样呈现出多类别、多产品、系列化、深层次化的利用需求。

3 活化档案资源管理

档案使用者呈现出的各种各样的需求，要求企业档案工作者要不断创新工作方法、拓展工作思路、改进工作方式，着力在满足使用者的不同利用需求上动脑筋、想办法、下功夫。可以采取以下措施和办法推动档案的利用向更深层次发展。对历年来档案的利用数据进行分析，了解档案利用所产生的社会效益和经济效益。了解档案自身价值和潜在的利用资源，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。开展档案利用跟踪服务。档案工作只有有为才能有位儿地位的取得有赖于档案人员的自身努力档案人员要积极开展送档上门及时掌握档案利用的新动态新动向及时做好跟踪服务。結合数据对比分析紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料的编纂工作，抓住档案利用与信息开发工作，根据归档材料编写大事记，组织沿革，年鉴，产品简介等编研成果为档案使用者更好地利用档案提供服务。针对这种情况，档案工作者转变观念，改被动服务为主动服务，开展服务咨询、电话服务业务。多方收集档案利用需求信息，改进档案组卷、上架排序及标注方式，以达到方便快捷检索的目的。同时，努力提高业务素质，为使用者利用档案解疑惑释，指点迷津。另外，针对利用需求，有的放矢地确定课题，开展档案专项编研服务，为兵器工业年鉴编撰等工作作出贡献，从而使档案资料得以升华，并初步形成了系列化的专业性、集合性文献资料。

默默耕耘迎苦累，开来鉴往有作为。近几年档案利用工作态势良好，硕果颇丰，它在满足利用需求，提高工作效率，促进企业发展的同时，还创出了难以用数字估算的经济效益和社会效益，极大地彰显和发挥了档案的支持保障作用。

作者简介

吴一敏（1961-），男，汉族，北京，本科，高级工程师，中国兵器工业档案馆，研究方向：档案资源管理。