档案数字化的质量管理和安全保密工作相关措施

钟琼香

摘 要：随着互联网技术的广泛应用，信息技术也被应用在了各行各业的发展中。任何企业在发展的过程中，档案管理都发挥出了积极的作用。近年来被广泛使用的档案数字化管理是一种新型的管理方式，在一定程度上保证了档案资料查阅工作的方便和快捷。本次就详细的分析了档案数字化在质量方面的管理以及做好档案保密工作的相关措施。

关键词：档案数字化;质量管理;安全保密;创新措施

社会经济的不断发展，数字化信息技术受到了各行各业的青睐，其不但改变了行业传统的运营模式，还为行业的发展作出了极大的贡献。对档案的数字化管理实际上也是时代不断发展的产物，此种数字化的档案管理方式打破了传统的档案管理思维，高效并且快捷的完成了高难度和大规模量的工作[1]。但是在运用档案数字化进行档案管理的过程中，其档案泄密事件也开始频繁发生。各企业应针对档案管理的新方法，详细分析此过程中逐渐凸显出来的质量管理及安全保密方面的问题，并针对企业自身实际情况，提出有针对性的改進措施。

1 提高档案数字化质量管理效果的措施

档案数字化管理也就是采用数字化的模式针对档案信息质量控制工作，进而提高档案的使用效率，在传统档案管理模式的基础上对档案管理的模式进行优化。作为档案管理的工作人员，在工作的过程中一定要清楚档案建设的方式，并遵循一定的原则对档案管理的流程进行规范。另外，在档案管理软件的选择上，要选择与本企业档案业务、查询方式等相符合的管理软件，科学的设置相应的功能，在后期工作中能够根据工作的需求对档案进行优化。

1.1 提高档案管理人员的专业能力

档案数字化管理是一项比较新型的工作方式，企业要加强对档案管理人员的培训，提高其专业技能及综合素养，还要制定相应的考核制度，定期或者不定期的进行考核，保证档案管理岗位上的每一位工作人员都能具备较高的专业素养。在保证档案管理质量的基础上促进档案管理工作的顺利开展。对此，企业要将选拔制度与技术培训结合起来，在人员招聘上，应优先选择技术能力过硬、能够适应企业档案管理工作需求的工作人员，还要具备细致、谨慎的工作责任心，在遵守企业相关规范的基础上，明确自身工作职责，管理人员也要明确分工，将责任落实到每一个人。对于在岗人员，也要定期对其进行档案管理知识的考核，培养其正确的道德意识。

1.2 加强对档案管理相关规章制度的完善

企业在进行档案数字化管理之前，一定要制定符合本企业使用的规章制度，这对保证档案管理工作的顺利进行是非常重要的。企业在制定规章制度时要注意遵循相关的原则，如数字化档案管理原则，还要考虑到一些政策对档案数字化管理的影响。在培养技术人员的基础上进一步调整和优化原有的规章制度，促使企业所建立的相关制度能够对工作人员的行为起到约束的作用。随着企业发展年限的延长，其涉及的档案资料在种类、数量上也会越来越多，档案管理的内容也会越发复杂，这样一来，档案管理人员的工作量会明显增加，在这样的情况下，企业要想保证档案工作的准确性，就必须要建立科学合理的规章制度，明确的划分档案管理人员的工作职责，保证档案管理中的每一项工作都要有专门的人员进行负责，这对提高档案数字化管理的质量是非常重要的。

1.3 建立科学的监督体系

企业在发展的过程中，档案管理工作极其重要，档案管理的质量直接关系着企业经济效益的提升。为了有效预防档案管理中存在的风险问题，就要对数字化档案管理工作的流程进行监督，准确的评估档案管理的质量。在档案管理整个过程中贯穿监督体系，建立严格的管理工作验收标准，保证档案管理工作的顺利进行，促进企业档案管理走向现代化发展的方向。在对档案数字化管理质量进行控制的过程中，企业还应根据实际情况建立相应的奖惩制度及阶段性的目标，如月度目标、季度目标等，在每个阶段考核结束后还要对工作人员的工作结果进行评估，对表现出色的给予奖励，提高工作人员对工作的积极性，进而提高数字化档案管理工作的总体质量。

2 加强档案数字化安全保密的措施

档案数字化安全保密工作涉及了多个方面的内容，如建立科学的制度规范、确定保密管理的目标等，这也就对档案管理人员提出了更高的要求，要求其明确自身工作职责，严格遵守相应的安全保密制度，加强对风险的预防，保证档案信息的安全性。

2.1 提高控制技术方面的措施

数字化信息技术在档案管理工作中的应用，在为企业档案管理工作带来了便捷的同时，也增加了安全方面的风险。在此种环境下，企业要想做好档案信息的安全保密工作，就要加强对档案数据信息泄露、丢失等风险问题的预防，从根本上杜绝安全事件的发生。与传统档案管理模式相比较，数字化档案管理模式则需要利用现代化的技术手段，充分的利用网络技术，在计算机中寻求相应的帮助，如可利用防火墙技术、密码加密技术、数字签名技术等提高档案管理系统运行的安全性，进而为档案管理工作提供一个安全的操作环境[2]。尤其是加密技术，此种技术当前网络信息安全管理中应用比较广泛的一项技术，属于比较安全的控制模式，且使用效果较好，对提高档案资料等信息文件的安全性，保证档案资料的完整性等均起到了积极的作用。档案加密技术中，所涉及的具体的加密方式又比较多，如密钥非对称加密方式，能够有效保证信息传输的安全性。还可通过使用公开密钥和私人密钥，在信息发送和接受的过程中，有效防止第三方对档案信息的截获和解码，进一步保证档案数字化的安全保密水平。

2.2 完善相应的控制制度

企业在进行数字化档案管理的过程中，各工作人员要将档案信息的安全保密工作重视起来，但是在切实做好档案数字化安全保密时，需要健全的档案管理规章制度为依据，要进一步明确在互联网及信息化环境下，档案管理工作的正确程序，对档案管理人员的工作职能和责任制度进行明确的划分，保证档案数字化管理工作在相对安全的环境下进行，促使档案信息资料能够得到安全利用。企业可根据档案资料的内容对其安全等级进行划分，然后根据各工作人员所负责的工作范围，得到相应的文件处理的权限。企业还要加强对档案管理人员的岗前培训，促使企业档案管理工作在安全的环境中高效的进行，使企业管理人员及相关问题的决策人员能够在共享档案资料信息的同时，保证档案信息不被泄露。另外，企业还要注重对档案数据库的定期维护，如可针对电磁波、非法拷贝、病毒进入、计算机硬件零件出现损坏等，加强对这些现象的预防，保证档案数据信息不丢失、不缺损、不盗用[3]。部分档案管理人员为了防止档案信息丢失、受到破坏等，对部分档案信息进行了备份，但是需要注意的是，在备份数据时，要及时做好相应的登记，并及时加密相应的档案数据信息。

3 结束语

总之，随着我国社会经济的不断发展，档案数字化管理方式在各企业中的应用逐年增多，但是企业通过应用数字化技术实现对企业档案信息资料的管理，促使企业在档案管理工作效率及管理质量等方面均有了明显的提升。对于工作人员较多的企事业单位，所涉及的档案信息包括人事档案，还包括一些保密性较高的机密文件，在将档案数字化管理模式应用到档案管理工作中之后，档案管理质量有了明显的提升。因此，企业在应用档案数字化管理模式时，要重点加强对档案数字化安全保密的控制，使档案管理工作能够为企业的发展提供切实性的保障。在信息技术广泛使用的现代化，企业档案数字化管理就要充分的利用现代化的手段进行控制，以此来实现档案资源信息的安全共享。

参考文献

[1]严萍.试论档案数字化的质量和安全保密控制[J].冶金与材料，2019，39（03）：88+90.

[2]吴艺辉.档案数字化的质量和安全保密研究[J].现代国企研究，2018（12）：113+115.

[3]齐二美.浅谈档案数字化的质量及安全保密控制[J].办公室业务，2016（07）：137.