档案管理工作的重要性及对策研究

左元元

摘 要：档案管理工作指的是在实际工作之中，所产生的具有保存价值，不同形式与不同载体的历史记录，这些记录可以作为工作的考察证据，也能够为科学研究提供一定的帮助，所以需要通过管理工作使其更好的发挥作用。要想保证档案管理工作的有效性，就需要建立更加健全的管理机制，优化管理设备，建立更加完善的制度。本文就相关内容展开了综合性的阐述与分析，首先介绍了档案管理工作的重要性，并分析了档案管理工作中存在的问题，最后提供了档案管理工作的优化措施。希望通过本文对相关内容的阐述与分析，能够进一步提升相关研究的实际效果，为档案管理工作提供更大程度的帮助。

关键词：档案管理;重要性;优化措施

伴随着社会的不断发展，人们对于档案的重视程度越来越高，因为档案中所记载的信息都是真实内容，能够为国家或者是社会组织提供重要的工作依据。在不同行业与不同工作之中都会形成不同形式的档案，其中所涉及的内容非常广泛，并且覆盖了几乎所有范围。在工作中如果出现了问题，可以通过查看档案的方式了解问题的所在。档案管理工作是通过各种方式进行档案管理工作，使人们能够更好的利用其中的信息。借助相关措施也能够提升档案管理人员的工作热情，使其更加规范化与科学化发展。

1 档案管理工作的重要性

档案管理工作是否有效，能够体现出企业或者单位在业绩与管理工作方面的实际水平。档案中会记录一个企业在历史发展中所获得的成果，对于企业与单位的经营与发展都能够提供更大程度的帮助，帮助其展开科学的分析，减少自身所遇到的问题，制定出更加科学与有效的发展方案。从我国经济发展的历程来讲，通过良好的档案管理工作，不断的更新管理观念，探索出更加全面的档案管理方式，可以为单位与企业的发展带来更大程度的帮助。档案管理工作可以为其发展提供更多的资源与方向，对其未来前进与自我优化都能够带来非常大的好处。所以加强档案管理工作对于优化经济发展效果，提升企业在市场中的竞争力具有更加积极的意义。

档案管理同样具有考察意义，档案自身带有一定的法律效力，而且其中对于历史信息的记录也非常的客观与公正，人们在使用档案信息的之后，也能够提升自身的话语权与说服力[1]。档案管理工作可以降低档案被更改的可能性，所以其属于最具有现实效力的凭证与依据。基本上所有地区或者是单位都拥有自身的档案室，其中所包含的内容也非常的宽泛，领导工作人员或者是其它工作人员在遇到问题之后，都能够从档案中获得一定的帮助，解决问题。所以档案管理工作具有更加积极的意义，也需要通过更有效的方式解决相关问题。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作人员不负责

档案管理工作人员的责任心问题主要体现在兩个主要的方面，首先是对于相关工作的重视程度不高，这类工作人员在实际工作的过程中，仅仅是将档案保存下来，并没有进行相应的分类与整理等工作，导致档案过于混乱，在需要相关档案处理工作的情况下，其无法在最短的时间内找到相应的内容，对于正常工作会产生一定的影响。其次是因为一些管理人员对于档案管理工作的重视程度不足，导致有关工作人员并不具有完善的档案管理知识，使其无法更好的加强档案管理工作。

2.2 档案管理收集制度不完善

档案中的内容具有全面性的特点，所以需要企业与单位中的所有部门都将档案信息及时上交，但是一些部门为了自身工作的方便性，不愿意上交档案，导致一部分内容无法成功收集，而这一情况就会对有关工作造成严重的影响。例如一些工作人员在出国工作期间，会形成非常多的档案资料，而相关资料会保存在工作人员手中，但是档案室中却并没有相关资料，这一情况就会造成信息资源的缺失，对于日后工作会造成较大的影响。如果指定了完善的收集制度，在工作人员返回工作岗位之后，及时进行档案信息回收，则能够有效的减少相关问题，从而避免在日后工作中遇到更多困难的可能性。

2.3 档案管理鉴定效果不到位

因为现阶段领导和工作人员对于相关工作的重视程度并不是非常高，没有将其摆放在较为重要的位置，所以在实际工作中非常容易出现一系列的问题。例如没有进行信息资源的编研工作。而且其对于归档档案材料的鉴定工作也并不是非常重视。材料鉴定工作实际上就是将众多档案内容信息进行简化，借此节省精力。但是在实际工作之中，有关工作人员因为害怕将一些比较重要的信息遗漏掉，所以会留下非常多用处并不是非常大的内容，导致所占用的空间与管理工作的负担明显的提升，使其在实际工作中也需要付出更多的精力。

3 档案管理工作的优化措施

3.1 加强工作人员培训力度

要想保证档案管理人员能够更好的解决相关问题，就需要使领导人员认识到相关工作的重要性，能够在人力与物力等方面加强对相关工作的重视程度，进而让档案管理人员认识到自身工作的重要性[2]。在实际培训的过程中，档案管理人员需要加强对档案法的掌握程度，借此不断的提升自身的工作能力。企业与单位需要设置相应的奖惩措施，提升工作人员的积极性，使档案管理工作能够更加的完善。通过不断的培训工作，使员工对其有更加深刻的认识，并将培训获得的知识应用到实际工作中，进而提升整体工作效果。

3.2 优化档案收集工作效果

要想保证档案能够有效的发挥出实际作用，使其覆盖所有范围，提升其利用价值，就需要优化收集工作的实际效果[3]。为了能够实现这一目的需要企业与单位进一步加强宣传工作，保证相关部门能够及时的提交自身工作中所形成的档案信息与技术资料，使档案管理人员能够及时的进行档案与技术资料的归档工作，在最短的时间内完成整理工作，为日后使用提供更大的帮助。

3.3 改进档案鉴定工作水平

鉴定工作需要从众多的内容之中选择出最具有价值的一部分。所以工作人员在这一过程中需要明确档案价值能力，通过对档案的历史作用还有档案的全面性进行综合性的分析，对其是否具有实际应用意义与保存意义有更加深入的思考，借此提升最终的利用效果。在计算机技术不断发展的过程中，其对于档案管理工作也能够起到一定的优化效果。借助这一技术的帮助，可以使工作人员更好的鉴定档案信息，使其中有价值的内容可以发挥出更大的作用[4]。而且伴随着计算机技术的不断利用，其不仅在档案鉴定中能够发挥出实际效果，也能够更有效的提升档案管理工作的效率，发挥出更大的作用。

4 结论

档案因为具有内容真实、覆盖范围广和内容涉及丰富等特点，使其在各项工作中都受到了非常大程度的重视。通过进行档案管理工作可以优化档案利用的实际效率。档案管理工作具有非常高的重要性。科学规范的档案管理必须与时代共同进步，满足时代的各项需求，吸收更加优秀的研究成果，不断满足其发展趋势，进而在实际工作中也需要从各个角度解决其中存在的问题，使工作人员对相关工作有更高的认识，加强档案的收集力度，并且发挥出档案的全部价值，降低其中出现问题的可能性，使档案在实际工作中能够发挥出更大的作用。

参考文献

[1]郭雅青.浅谈档案信息化建设的重要性及规范化管理[J].办公室业务，2020，10（02）：96+118.

[2]许锐坤.加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨[J].办公室业务，2020，15（02）：106-107.

[3]赖力强.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].办公室业务，2020，12（02）：186-187.

[4]贾廷玉.以实名制管理，强化机构编制档案信息化管理[J].科技风，2020，15（02）：88.

[4]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理，2018，11（1）：197-197.