浅谈提高机关档案工作水平的措施

王建英

摘 要：中国共产党第十九次全国代表大会召开后，小康社会进入全面建设的新时期。机关单位要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，凝心聚力、开拓进取，不断提高档案管理水平和服务能力。结合我国当前政治经济发展的现状，本文针对我国行政机关在档案管理方面存在的问题提出了一些自己的看法。

关键词：机关档案管理;问题;对策

1 当前机关档案管理工作存在的问题

1.1 对档案管理工作认识不明确，档案管理制度单一且不规范

在人们的固有思维中，档案就是死的、一成不变的“古董”。档案管理工作很清闲，就是看看报纸喝喝茶。这些根深蒂固的思想严重偏离了档案管理的初衷，人为造成了档案功用的部分缺失，不利于充分发挥档案的社会功用。同时，由于档案管理是一个长期且不凸显的过程，其社会价值难以在短期内显现。这使得机关档案管理工作在领导心目中的地位偏低，甚至认为档案管理可有可无，这使得档案业务开展时在争取人力物力财力等支持方面更加困难。机关档案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平时工作做得不细致不到位，缺乏有效监督和指导，都与这种认识不到位是分不开的。

1.2 机关档案安全存在问题

“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”档案工作的底线是档案安全。档案的安全主要分为档案实体安全和档案信息安全。许多的机关单位都面临着机关库房紧张的问题。机关库房的设备（温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、消防设备等）存在隐患。温度和湿度都没有得到很好的控制，在破损档案的抢救修复方面做得不到位，虫蛀、损坏的档案未能得到及时修复。机关档案信息安全在大数据环境下面临以下风险：网络风险，数据安全风险，平台安全的风险，服務安全风险。

1.3 机关档案建设的重视度不够

现在机关档案工作在各单位的重视度普遍不够，档案意识薄弱，监督力度也不强，很多单位都没有专门的档案管理人员，只是将机关档案工作写在了年度工作计划当中，但没有专人负责落实。机关档案就停留在各业务科室简章的将档案资料收集到办公室，办公室按照各检查的需要对档案进行整理、装订、归档。并没有严格按照13号令的要求进行规范性整理，办公室工作人员有的都分不清资料和档案的区别，最后形成的档案类目混乱，该入档的没有归档，很多不该入档的却又归档，不符合档案法规定。单位也没有设置专门的档案室来管理档案，档案丢失的情况也时有发生。

1.4 机构信息化水平不高

“档案工作的战略转型，从根本上说就是要解决好在互联网时代、在信息化条件下档案工作管什么，怎么管的问题，同时解决好如何运用互联网技术和信息化手段开展工作的问题。”许多机关单位仍然依赖纸质文件管理，档案资源数字化率很低。档案信息建设的任务主要是档案的数字扫描处理和办公自动化系统（OA）系统的电子文件存储。档案在数字化扫描前需要重新评估价值。在数字扫描文件的过程容易出现泄密的风险。扫描完成后，要对扫描文件进行质量的检查，需要花费大量时间。一些机关单位存在办公自动化系统（OA系统）与电子档案管理系统两张皮的情况。首先是电子文件格式和档案数据格式不同。其次，OA系统与档案管理系统不兼容，无法无缝连接。最后，文件管理系统与OA系统都存在软件升级缓慢和后续开发服务的问题。这些将严重影响电子文件的顺利存档，增加了工作量，造成后续工作的不必要浪费。

2 提高机关档案工作水平的措施

2.1 着力抓好档案安全

“档案作为国家发展与社会进步的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”各机关应该把安全工作放在首位。规划工作时必须考虑到机关档案的安全。各机关平时要注重全面分析影响档案安全的风险因素，以预防为主，每天做好档案安全台帐记录，及时规避风险的发生。综合运用行政、技术、法律等手段强化机关档案安全管理。加大资金投入，档案管理人员素质提升，基础设施保障与技术应用协调发展，构建综合人防，物理防御和技术防御的安全系统。在人防方面，各级机构必须不断修订和完善档案实体和信息安全的工作制度。在物理防御方面，机关机构应在库房内配备消防系统，安全监控系统，空调设备和自动监控系统。文件需要良好的存储条件才能长期存放。技防方面，一是保证计算机档案信息网络系统软件、硬件升级、数据迁移安全;二是确保文件和文件管理信息系统网络畅通无阻，能够快速检测和处理病毒，黑客攻击，并恢复网络的正常运行。第三是使用加密技术（密钥）用于电子和电子文件。

2.2 充分认识机关档案管理工作的重要性

机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，为经济建设和推动社会文明进步起到重要的促进作用。特别是随着时代改革发展，档案的调阅利用明显增多，这对加强机关档案管理，拓展档案服务新领域，都对机关档案管理工作提出了更高的要求，为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，国家档案局发布了第13号令，使机关档案管理工作有了工作的指引。

2.3 增强档案的安全意识，提升系统安全

档案管理信息化建设的一个重要原则就在于确保信息系统安全，特别是机关档案通常会涉及国家机密、公民隐私等，现阶段的科技水平还无法确保档案信息系统的信息绝对安全，并且档案管理信息系统可能会遭受一些恶意攻击，当系统无法正常运转时，就可能造成整个机关业务的滞留、瘫痪，给机关与公众生活产生恶劣影响，损害机关的信誉程度、公众的满意度。因此，在加快档案管理信息化建设时务必要注重安全问题，并且安全建设是一场持久战，应打造坚实的安全保障，对档案管理信息系统进行实时监控，尽可能降低风险;实时监控档案管理网络，制定严密的技术措施，预防黑客攻击;充分认识并了解计算机病毒、网络病毒，掌握应对技术、应对方法。除此以外，档案数据备份是机关档案管理信息化建设的安全保障之一，因为系统本身就可能发生故障，外部因素也会干扰系统，威胁档案数据信息的安全性，备份不可缺少。

2.4 建立健全档案管理制度和工作机制

要想完善档案管理工作机制，需要各个部门一同参与，对此机关事业单位应积极建设综合档案室，并立足于实际的工作需要配备专业人员，将档案收集和整理工作做好，将完整的机构形成。此外，还需要就实际发展情况建立健全档案管理制度，随着档案管理工作的深入推进，由于制度缺乏完善性造成各种问题出现，因此需要和相关的法律法规相结合，将行之有效的档案管理制度构建起来，其中应包括档案销毁制度、档案利用制度、档案管理人员工作职责、档案保密制度、档案归档立卷制度等，这样才可以确保所有档案管理人员对自己的岗位职责予以明确，在日常档案管理中严格遵循制度和要求开展工作，不断完善档案管理。

3 结语

总而言之，加快机关档案管理信息化建设事关机关事业的长远发展，是机关工作的重要部分，是机关实现现代化、科学化发展的必经之路。机关档案管理千头万绪，传统工作模式难以适应新的时代发展形势，所以档案管理信息化变成主流趋势，机关档案部门务必要加强对档案资源的数字化处理，有意识地加强档案信息安全管理，同时加强人员培训，大大提高档案管理工作效率，更好地发挥档案的价值，助力机关为社会提供更高效优质的服务。

参考文献

[1]刘永祥.机关档案信息化建设浅析[J].城建档案，2018（08）.

[2]高金娥.新时期机关档案信息化管理的创新探究[J].办公室业务，2018（01）.