国外先进档案管理经验分析及启示

赵悦

【摘要】国外档案管理工作有档案政策法规完善、档案开放力度大、信息化程度高、档案服务彰显人文情怀等先进经验，值得我们借鉴和参考，本文通过对国外成功经验进行学习和分析，总结出对于我国档案工作发展具有指导意义的对策措施。

【关键词】档案管理;国外档案;档案开放;信息化

近年来，我国档案事业发展迅速，但与国外先进档案管理经验相比，还存在着诸多不足，现对国外先进档案管理经验进行学习、总结和分析，借鉴国外先进的档案管理成功经验，为我国档案工作的进一步发展提供思路和方法。

一、国外先进档案管理的特征

（一）档案管理相关政策法规完善。国外档案管理理论较为完善，政策发展水平较高，档案利用体系较为科学。美国是档案管理相关政策最为完善的国家之一。美国对档案相关政策的研究起步较早。20世纪50年代起，美国就相继颁布了一系列有关信息公开和档案利用等方面的政策法规。同时，随着档案事业需要，美国档案管理相关政策经历了多次修改，逐步发展完善，不断适应新的需求。英国在档案管理政策建设方面也有较好的发展，英国于1836年成立了档案委员会，负责研究档案改革和提出关于建立总档案馆的方案。1838年通过第一个

《公共档案法》，之后都进行了不断的修订和完善。《公共档案法》对档案的管理、开发与利用及其相关法律问题进行了详细的规定，是管理英国国家档案的主要和基础性的法律，建立了完善的档案保管体系。

（二）档案开放力度大。国外发达国家档案开放力度较大。美国国家档案馆一直以其开放性闻名，其百分之八十以上馆藏资源都可以毫无限制地向社会开放。美国国会1966年颁布了《信息自由法》，以促进联邦政府信息公开和利用。美国国家档案馆专门开设了“信息自由阅览室”，按照要求开放文件供读者阅览。法国1794年《穑月七日档案法令》规定所有公共档案馆实行开放原则。法国对档案开放利用的规定十分具体，并针对不同类型档案制定了详细的档案开放范围。此外，国外对档案利用者的资格限制非常少。外国利用者在美国国家档案馆查阅档案，不会因为国籍方面的问题受到限制。英国公共档案馆对利用者无论本国公民，还是外国人，都同等对待。

（三）信息化程度高。国外档案管理具有规范性和科学性，电子档案管理机制较为完善，重视档案管理信息化建设。英国是档案管理较为先进的国家之一，1955年，英国就开始使用互联网技术向公众提供档案信息服务。英国档案信息资源整合门户网站，对多所高校档案信息资源进行整合，以数据库和检索工具为支撑，为高校教学研究以及公众档案查询提供便捷服务。英国高校档案馆之间不仅实现了跨校合作，还与博物馆、图书馆合作实现了档案信息资源共享。美国高校档案馆网站页面简明扼要，逻辑条理清晰，融合多种功能，还有一些网站设有在线咨询服务，能够为利用者提供方便的档案信息服务。澳大利亚与新西兰等国成立了档案管理联盟，完善了电子档案统一标准，实现了电子文件数字化管理。

（四）档案服务彰显人文情怀。国外档案管理工作推崇

“以人为本”的服务理念，旨在为公众提供方便快捷的服务，呼吁公众关注社会热点话题，彰显人文情怀。英国公共档案馆与国家统计局联合设立了“家庭档案中心”，对查询者提供家庭历史咨询服务，可以为档案查询者提供有关出生、收养、婚姻、死亡等方面的历史档案咨询，并指导他们如何利用家谱档案信息资源。英国高校档案管理机构可以提供部分档案的复制品或原件查询，还有档案展览、网上指南等档案信息资源，查阅者可以在阅览区查阅档案信息。同时，还可以通过电话、电子邮件等方式联系档案馆工作人员，进行档案查询。此外，英国许多档案馆还专门为残疾人提供了轮椅等设施，还配备有供档案查询者进行讨论交流的会议室。加拿大非常重视对历史档案的保存和利用。加拿大国家档案馆里保存着大量的移民历史记载，详细记录了移民最早建立家园的情况。同时，该馆保存了加拿大在殖民统治期间的政府文件，这些英法殖民统治档案具有极其珍贵的历史研究价值和民族价值。该馆还为固定利用者发放全年有效的档案借阅卡，方便利用者进行档案查询。

二、国外先进档案管理的启示

（一）制定符合发展要求的信息政策。当前我国档案管理发展较为滞后，针对档案管理相关政策也少之又少，一些档案政策法规已明显落后于实际工作需要，档案工作没有实现科学、规范化管理，档案方面的法律仅有一部《档案法》。我国应主动学习和借鉴国外档案政策先进经验，加大对档案政策的研究，制定出符合实际工作要求的信息公开政策、档案利用政策及法律法规，将档案管理政策和信息利用服务结合起来，将信息利用融入档案管理中去，并不断进行政策的补充和完善。

（二）不断加大档案开放力度。与国外开放的档案利用环境相比，我国对档案的利用和对档案利用者的限制过多，且利用手续繁琐，不利于发挥档案资源的价值，我国应制定规范科学的档案开放规定，进一步细化档案开放具体政策，不断完善档案开放制度，使档案开放工作有据可依。档案部门应根据本部门实际情况，将部门档案向社会开放，以满足档案事业发展需求和社会公众查阅需求。促进具有研究价值和历史意义的档案进一步开放，同社会政治、经济、文化、教育、民生等方面结合起来，加大档案宣传力度，以此来提升公民档案意识，通过开放利用更好地发挥档案资源价值。

（三）加快档案信息化建设步伐。相较于发达国家，我国在档案信息化建设方面存在明显不足，我国应加快档案信息化建设步伐，充分运用互联网和数字化技术，加快公共档案馆、高校档案馆网站建设，提供满足个性化需求的档案检索服务，实现档案资源目录查询和档案全文阅览服务。丰富网站内容，发布馆藏介绍、查档须知、档案相关知识和政策法规，使利用者对档案服务有更加深刻的了解和认识。还可通过微信、微博、公众号等方式提供档案便捷查询服务，使利用者可以随时随地查询档案资源。利用多种途径方法加快档案信息化建设，竭尽所能发挥档案资源优势水平。

（四）提高服务水平，彰显人文情怀。我国应充分借鉴国外档案服务经验，拓宽档案服务的范围和功能，向社会广泛征集反映历史、社会生活、重大事件、家族传承等方面的档案，从民众中来，到民众中去，积极挖掘档案信息资源，吸引公众参与到档案建设中来。根据馆藏优势，举办展览、讲座、沙龙、竞赛等各种类型的宣传活动，向社会展出珍贵档案、特色档案。让民众走进档案馆的同时，让档案走出去，通过档案展览进社区、送档案下乡等方式，增进档案与民众的距离，让公眾通过档案活动了解档案，学会利用档案。同时，还可以与图书馆、博物馆等相关单位进行合作，丰富档案馆藏资源，实现档案信息资源共享，提升档案整体影响力。还可以与学校加强合作，将档案馆作为学习教育基地，利用档案信息中的珍贵史料，开展丰富多彩的文化教育活动。此外，还要改善档案馆环境，营造舒适亲民的档案文化氛围，将档案馆打造成公众文化休闲场所，将人文情怀融入档案馆建设中，提升档案文化属性和品牌建设力度。

三、结语

通过与国外先进档案工作经验的对比和分析，认识到当前我国档案管理工作存在档案管理相关政策法规不完善、档案开放力度不足、信息化程度低及服务水平低等明显问题。因此，我国应加快制定符合档案工作实际和信息公开发展要求的档案管理政策，健全档案管理相关政策体系，完善配套措施，实现档案工作的科学、规范化管理。加大档案开放力度，通过开放和利用充分发挥档案资源价值。加快档案信息化建设步伐，以公众需求为导向，向社会各界提供更高质量、更高水平的档案服务，彰显档案服务人文情怀。

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