新时代干部人事档案精细化管理探究

史丽波　李莹?王领

【摘要】新时代对干部人事档案工作提出新要求，本文通过对现状进行调查分析，提出从管理职能制度、档案各项业务管理、信息化建设与利用服务等方面采取有效措施，实现干部人事档案精细化管理。

【关键词】新时代;干部人事档案;档案管理;精细化管理

干部人事档案是重要的专门档案，是党和国家干部工作的重要组成部分。要落实全国组织工作会议和从严管理干部的要求，贯彻执行新的《干部人事档案工作条例》，加力推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化建设步伐，实现标准化与精细化管理，充分发挥应有作用，档案工作者应着力思考与探索。

一、新时代干部人事档案工作面临新要求

新《条例》的发布实施，为新时代干部人事档案工作提供了基本遵循和新的更高要求。

（一）档案工作明确高定位。为贯彻新时代党的组织路线和从严管理干部的要求，档案部门必须提高政治站位，做到

“四个坚持”、遵循“五项原则”，使干部人事档案在人才评鉴选用、维护干部合法权益等方面发挥重要作用，很好地服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业，真正成为新时代党的重要执政资源。

（二）对工作人员提出高标准。干部人事档案工作是一项管理性、服务性、政治机密性、科学文化性和信息技术性等性质突出的业务管理工作。该项工作政策性强、业务要求高，对档案工作人员提出高标准，须选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。

（三）业务管理全方位严要求。对干部人事档案各业务管理环节和工作程序，全面提出从严要求。加强鉴定工作，新增档案审核内容，尤其对“三龄两历一身份”、学术评鉴和奖惩等内容的审核。坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，全面规范档案建设与管理。明确档案工作纪律和监督要求，细化责任分工，强化责任担当，依法依规从严做好档案工作。

（四）服务工作重精准实效。利用服务是档案工作根本目的与宗旨，新时代干部人事档案服务更加突出发挥效用要求。增加档案信息资源开发要求，能为全面、历史、辩证地评价干部提供翔实档案信息。“凡提四必”中的第一“必”就是拟提拔干部档案“必审”，严控干部选拔任用关，档案服务须精准实效。

二、干部人事档案工作现状调查分析

随着中央从严治党、从严管理干部等要求的提出，干部人事档案审核工作的开展，尤其是新条例的颁布实施，干部人事档案管理水平得到全面提高。但目前仍然存在诸多问题，尤其开展档案专项审核，暴露了许多问题，如，涂改造假、材料不齐全、不规范、信息记载不准确和管理部门把关不严等。材料真实性问题最为突出，原因是多方面的。

（一）档案意识仍然薄弱。档案意识、资料积累与归档意识及档案法制意识仍然较为薄弱。一是管理者层面重视不够，仍存在“说时重要、做时次要、忙时不要”的现象，档案工作依然滞后于单位中心工作及其他管理工作。二是公众档案意识淡薄，对后续取得的学习、成果、奖励等重要材料，不及时交组织人事部门归档，使档案内容滞后或不齐全、不完整。

（二）档案管理队伍建设不足。一是档案管理人员配备不足，虽明确规定，人员配备要求“千卷一人”，据调查许多单位难以做到，有的专职人员配备都未实现。档案人员身兼数职，档案管理投入无法保障。二是人员素质偏低，政治素养与政策水平不高，专业能力与信息技术能力不足，达不到新时代干部人事档案工作要求。

（三）业务管理不严不实。把严各道业务管理关，确保每份档案材料绝对真实、可靠，让每位干部职工“人生轨迹”清晰干净。干部档案专项审核这次集中“清淤”，虚假问题极为突出，仅第一批省管干部档案专项审核就有400多人因档案造假受到组织处理或纪律处分，各工作环节存在制度落实不实、把关不严等问题，出现了“弹簧档案”“六假干部”“童工”等不胜枚举的案例。

（四）信息化管理手段滞后。许多单位干部人事档案仍以纸质案卷为管理、服务的主体，档案信息化建设相对滞后。即使建成干部信息数据库，信息录入与更新不及时，使得数据库信息不完备、不准确，干部信息不能快速、有效地全面获取、准确使用，信息库形同虚设，依据信息来源依然是纸质案卷。

（五）服务实效有待提高。干部人事档案信息的齐全完整、真实可靠是服务利用的基础。案卷质量、管理手段、信息化建设程度等，都直接影响利用服务的准确度、严谨性与实效性，影响组织人事部门对干部培养评鉴、选拔任用的客观、公正、全面的判断，影响服务的实效性。因此，实现精细化管理是全面提升干部人事档案科学化、制度化、规范化水平的需要，尤其是杜绝档案造假行为的有效措施，在“清淤”的同时，切实做好“防污”工作。这契合了新时代从严治党、从严管理干部的要求。

三、干部人事档案精细化管理的实现途径

精细化管理实质就是将战略性目标详细化分解，使其落到实处，将管理责任实际化、精细化，使管理工作机制更加形式化、整體化和程序化。其内涵是“精确定位、合理分工、细化责任、量化考核”。实现干部人事档案精细化管理是使命所需、切实可行的。

（一）档案管理职能制度精细化。1.两种职能并重发挥。档案管理部门要细化行政管理与保管利用两种职能，强化两种职能并重发挥，在明确保管利用职能的同时，加强行政管理职能发挥，完善本单位干部人事档案管理规划、计划及实施，明细化目标责任，重视业务指导、督查与评比考核，形成齐抓共管的工作氛围，使得管理机制更加整体化与程序化。2.制度建设落实精细化。干部人事档案政策性与专业性强，通过梳理，适用于全国的相关法规政策就出台了50多部（项），其数量居各类专门档案的首位。要强化档案业务规范与规章制度建设，建立本单位干部人事档案业务规范，完善档案管理、工作考核与责任追究等管理制度。并抓好落实，使得干部人事档案管理有法可依、有规可查、有章可循，更加规范化、标准化与科学化。

（二）档案业务管理精细化。1.收集范围明细化。“巧妇难为无米之炊”，从齐全完整的档案资料为前提，才能够保证服务质量，档案资源建设永无止境。要制定本单位《干部人事档案材料收集归档办法》，细化材料收集范围，健全收集工作网络，明确材料形成部门工作要求，强化收集责任与考核目标，从源头把控归档材料质量，提升归档率与完整率。2.鉴定审核精准化。专项审核对干部人事档案进行的大排查、大检修所反映出的种种问题，不仅对投机取巧的干部敲响警钟，同时也警醒档案管理人员。必须完善材料鉴定与审核机制，明确责任与要求，一丝不苟、高度负责，严格审核把关，杜绝虚假失真，以对党对组织的绝对忠诚，保障干部人事档案工作的严谨性与准确性。3.分类整理规范化。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，规范进行分类整理。库存案卷要全部按照新的分类标准、细化四类与九类规范整理，并阶段性集中进行散材料的整理入卷。做到准确分类、规范整理，严格把好案卷质量关。

（三）信息与管理精细化。1.档案管理信息化。要大力推进档案信息化、数字化建设，这是大势所趋。推进档案纸质卷宗与电子信息双套管理，建立完善干部人事档案信息库，实现档案信息动态管理，完善干部信息平台建设;要精细化设置权限层级，确保干部信息利用快捷与安全;并及时进行数据维护与更新，确保信息库数据的“全”“新”“准”，保障档案信息服务的快捷性与有效性。2.安全管理常态化。安全保护档案信息是重中之重，安全意识要贯穿日常管理及各工作环节，做好实体安全、信息安全和涉密安全防控。设置红外监控和实时监控，工作区域全面监控无死角;日常把好档案建立、接收、整理、保管、利用、转递等工作中的安全保密关;强化档案数据库建设与数字化过程中的安全管理把控，加强扫描、图像处理及数据的存储、交换、验收、备份等各环节监管，确保档案实体与信息数据安全。

（四）档案利用服务精准化。1.档案利用程序化。干部人事档案利用保密要求高，必须严格档案利用审批程序、利用过程监控及利用内容登记把关。杜绝任何泄密漏洞，确保各个利用环节的有效保密。同时，要科学设置与审批电子档案信息权限，严格把控档案信息电子化利用，保障档案信息利用的快捷、有序、保密。2.排架检索科学化。档案实体排架与检索随着信息化建设推进不断改革完善。改变按照身份、职级分类编号、纵向排架的做法，实行不分职级、固定档号、横向排列的方法排架，或按照职工姓名全拼字母升序的方法编号排架，不需随职级变动而调整。采取纸质检索、电子检索、系统检索多种检索方式，提高档案信息查阅效率及查准率、查全率。3.服务实效精准化。资料齐全、管理规范、检索科学、数据全新是优质服务的基础。要不断创新服务理念，对干部档案信息进行综合分析和深层次开发研究，主动提供参考服务，使干部人事档案管理部门成为组织人事工作、队伍建设、人才工作等信息库与参谋部，实现档案服务快捷、精准、实效。

四、结语

新时代新要求，干部人事档案工作者要不断提升档案意识、保密意识、责任意识、奉献意识，秉承“齐全资源、真实信息、科学管理、高效服务”的工作思路和目标，实现干部人事档案精细化管理与服务。要当好“守门员”，从源头把住入口关;同时要当好“裁判员”，严格鉴定与审核，监控好管理、转递、利用等各工作环节;还要当好“运动员”，不辱使命，责任担当，力求各项工作“精、准、细、严”。总之，要把干部人事档案部门建成职工资料中心、信息中心，为党、为国、为民提供优质高效的档案信息服务。

【本文系山東省档案局科技项目“高校文化记忆工程智慧型建设与传播研究”（项目编号：2019-16）系列成果之一】

【参考文献】

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