中学档案管理安全保障措施研究

邱明磊

【摘要】档案管理对于学校以及社会发展有着积极的推动作用，并逐渐获得了社会的广泛关注。对于学校而言，通过对资料的有效整合，做好档案的归档以及立卷工作，使得这些档案可以充分实现其价值，有助于提升学校的管理水平。此外，利用档案资料提升决策的精准性，可以推动学校更好发展。为此，本文对中学档案管理安全保障措施展开了分析，探究了中学档案安全管理的必要性，论述了中学档案安全管理中存在的问题，并提出了相应的措施。

【关键词】中学;档案管理;安全保障

当前，安全问题逐渐成了各个行业高度关注的问题。所以，安全保障措施的制定需要针对具体问题给予针对性的分析，要根据不同的时间、行业使用差异化的应对策略。同理，档案管理工作中的安全保障，也需要根据科技以及理念的发展程度，采取不同的策略。所以，档案管理安全保障工作，需要共同发展和与时俱进。对于学校而言，通过搜集和整合各种资料，做好档案的归档以及立卷的相关工作，使得这些资料、档案可以真正体现出其价值，有助于提升学校的管理水平。此外，利用这些档案资料也能够开展精准化决策，有助于推动学校有序发展。为此，笔者结合实践工作经验，对中学档案管理安全保障问题与措施进行了深入剖析。

一、中学档案安全管理的必要性

随着我国经济逐渐进入新常态，各项改革措施处在攻坚克难的关键阶段。随着信息技术的飞速发展，中学档案安全管理既面临着机遇，同时也面临着挑战，不仅需要对档案管理形式进行创新，同时也需要对档案管理工作制度和内容进行完善。在此背景下，中学档案管理工作也开始朝着信息化建设的方向不断发展。强化档案管理就是合理使用现代信息技术，完善并且提升档案管理的效果，借助互联网平台，及时地获取最新的信息资源，拓展档案信息资源开发以及获取渠道，从而保证档案管理的有效性、科学性以及便捷性。同时，信息化档案信息的安全性与准确性也会得到提升。除此之外，新时期，强化档案安全管理工作，可以在某种意义上推动信息资源共享，实现档案数字化建设，保证档案管理工作能够帮助学校更好发展。可见，新时期，强化档案安全管理工作极为有必要，这是提升学校社会竞争力的关键途径与有效手段。现阶段，部分中学档案安全管理工作依然面临着诸多问题，严重影响了学校的可持续发展。中学想要在激烈的竞争中寻求发展，就要采用现代信息技术完善发展理念，强化档案管理工作的安全性，以此和社会发展相匹配，最终实现可持续发展的根本目标。为此，笔者认为，加强中学档案安全管理工作，不仅有助于学校档案管理工作有序性的提升，同时也有助于完善学校各项管理工作。

二、中学档案安全管理存在的问题

（一）管理信息化程度较低。当前，我国档案安全管理从业人员管理意识薄弱，特别是事业单位，相关领导普遍认为档案管理工作并非中学发展的关键内容。所以，在档案管理工作中所投入的资金短缺，没有能够对传统管理理念进行有效创新，档案管理措施不够完善，安全性不足。与此同时，当前，社会信息技术发展速度较快，中学对于档案管理的信息化建设缺少足够的重视度，导致档案管理工作依然停留在手工管理的阶段，对中学利用档案带来了不利的影响，降低了档案管理本身的危险性，约束了中学的可持续发展。

（二）管理专业化程度不高。档案管理需要专业人员给予专业化的管理。可是，当前很多中学缺少档案管理制度，管理工作较为随意，管理人员专业化程度不足，从而降低了档案安全管理效果，信息资源更新速度较慢，使得档案信息无法及时而又准确地提供给相应的人员。除此之外，事业单位档案管理任务相对繁重，档案信息管理方法以及专业化程度不足，造成了档案管理工作异常混乱，经常会出现档案遗漏与丢失的问题，由此造成档案管理处于危险当中，使得档案使用率低下，对整体经营效益产生了不利的影响。

（三）管理设备不够可靠。中学档案管理设备包含了数字档案存储设备、实体档案存储设备、档案销毁设备以及数字档案利用设备等。目前，市场上也提供了多种形式的档案密集架、档案盒等设备实现对实体档案的存储。部分中学使用了不符合国家标准的器具装载档案，在档案存储以及使用的过程中会产生档案破坏的情况。对于数字档案而言，很多中学使用了普通的磁盘存储，甚至有的中学将数据存储在云端，对于员工使用档案权限没有做细致的要求，员工之间存在设备互借的问题。对于那些已经报废的档案设备，中学也没有使用科学而又合理的处理方式，只是简单将其出售，或者是丢弃，档案盒当中的档案编目以及资料都没有进行处理就丢失，这使得中学档案资料完整性受损，导致了一些别有用心者盗窃中学机密的情况发生。

（四）加密技术落后。中学归入档案信息管理系统的相关文件主要是Excel以及Word文档，归档过程中没有使用软件本身自带的文件保护工作对文件进行加密处理，没有限制档案的编辑权以及修改权。此外，通过网络获得档案的过程中，一些中学内网缺少加密，文件通常以没有加密的明文形式在网络上传输，入侵者能够利用网关以及路由器获取文件，尽管提供的多为档案副本信息，对档案本身的真实性以及完整性不会产生威胁，可是通过多次分析与窃取，入侵者能够充分挖掘中学运作规律，泄漏网上传输的各类信息，窃取机要文件。

三、中学档案管理安全保障措施

（一）提升实体档案的安全。纸质档案在中学档案中所占的比重较大。实体档案安全保障技术需要从安全修复以及安全保管两个方面入手。科学合理地使用安全保管技术是确保学校档案实体安全的关键举措。在保管环境层面，需要引入智能化环境监控技术，全面监控中学档案库房安全。使用现代化的装帧技术，对特定档案需要进行真空保管，避免机械磨损以及氧化。强化档案除菌技术的使用，选择相应的驱虫药剂，避免档案受到虫害。对于不同载体的档案需要进行分类保管，避免聲像档案、磁性载体档案在保管环境中受到侵害，从而影响学校档案安全的可用性与完整性。档案修复技术可以全面提升实体档案寿命。修复技术包含了修裱技术、纸张去污技术、加固技术以及去酸技术等。目前，磁性载体档案修复技术应用较为困难。对中学来说，档案管理人员要掌握简易的档案修复方法，存在相对较高的修复需求的时候可以将其外包给专业服务商，合理化的使用市场所提供的便利，提升档案安全水平。

（二）落实“两勤一查”工作。为了保障学校师生更加重视档案安全管理工作，档案管理人员需要综合使用校园文化走廊、报刊和qq群等形式提升宣传力度，使得全校的师生能够充分认识到档案法与保密法等知识，推动全校师生遵守档案资料查阅制度与规章，使其产生合理使用学校档案资源的良好习惯。此外，档案管理人员在日常工作中也要认真观看监控录像，防止出现读者损坏档案以及涂改档案的情况。对于读者借阅并且归还的资料，管理人员要对其进行认真检查，如果发现问题，要马上向领导小组报告，第一时间给予解决。

（三）完善安全保障设施建设。硬件设施是档案长期可用的重要保障。相较于传统档案来说，由于纸质档案、磁带档案以及胶片档案对于光、湿温度、氧化剂以及酸碱等有着特殊的要求，学校需要配备更加专业的档案承载设备保证档案的安全，而且库房中要加装窗帘、防盗窗、温湿度表以及空调等调节设备。对于数字档案来说，学校需要选择合理化的服务器，充分满足学校实际运作的需要，为员工管理与使用档案配备相应的网络设备与终端設备，同时还要配备复印机、扫描仪以及打印机等输入输出设备，对机房的温湿度、电磁干扰、灰尘、静电等进行有效控制，确保档案机房能够更加安全的运作。除此之外，学校还要增设视频监控设备，对档案的实际运作情况进行记录。添加排气扇、灭火器等设备，在中学档案发生灾害的时候可以给予有效应对。

（四）加强安全机密技术应用。随着信息技术的发展，中学档案中会存在大量的电子档案与电子文件，如何确保这些档案的安全性是目前学校档案管理的难点与重点，为此，学校需要在网络安全技术以及数据安全技术等方面给予充分的保护，在充分享受信息技术对工作效率提升的情况下，保证档案资料的安全性。为了保证学校机密档案信息的安全以及保密，需要使用现代化的数据安全技术，实现对数据安全管理。首先，使用数据防扩散加密技术，对核心数据进行强制化加密，档案使用范围限定在学校授权的计算机以及网络上，在学校授权范围内，档案能够自动解密，不仅可以有效缓解服务器的压力，同时也有助于合理、便捷使用档案，同时对于密级相对较低的文档则可以不给予加密处理，便于对外业务的沟通与交流。其次，健全中学数字档案备份技术，有效实现中学档案的异质异地备份以及自动备份，将备份的成本控制在学校可以承受的范围内，对于那些条件不允许的学校，至少需要实现手动备份，避免出现服务器被盗与损坏的问题。

四、结语

总而言之，档案管理机构是中学加强行政管理的重要部门，在社会、经济以及科技持续发展的背景下，中学要积极地转变档案管理传统理念，对档案安全管理工作进行优化，推动中学档案管理工作可以在激烈的市场竞争中保持稳定而又持续的发展。所以，针对目前一些学校档案管理中暴露出的问题，中学要积极的使用信息化手段，对档案管理理念进行优化。同时，要不断健全档案管理的相关制度，有效提升学校档案管理水平，以此推动中学可持续发展。

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