浅谈学生档案管理工作的重要性

邓君汝

【摘要】高校学生档案是记录和反映学生在校学习的个人成绩和表现，是人事档案的前身，是能够随着时间的不断推移而获取最真实的个人信息的凭证。

【关键词】学生档案;管理;重要性

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习以及参加各种社会实践活动、志愿者活动的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。本人从事学生档案工作近十年，深刻认识到学生档案管理工作的重要性。在与档案管理部门及用人单位沟通及交流中发现，高校学生档案工作的细致与否甚至决定了学生的命运。

一、高校学生档案的收集范围

高校学生档案是人事档案的前身，指对学生在校期间管理活动中形成的，记录和反映学生个人经历、品德、才能、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的最原始的记录。我院学生的档案包括高考录取通知书、体检表、军训鉴定表、入团志愿书、高考材料、学籍表、成绩表、毕业生登记表、在校期间的奖励材料、团籍卡、实习手册及其他材料。完整记录了学生初到学校时的身体健康状况、心理健康状况;初入学校军训时的表现;进入学校后每个学期的成绩;融入学校后参加的各项校内外活动及比赛情况;实习期间在实习单位的表现;在校期间所获荣誉情况等等。

二、高校学生建档工作流程

（一）进校转接工作、审查工作。新生刚进入学校时需将参加高考进入学校读书前的高考考生档案袋即高考材料以及团员档案转至学校，学生的这些材料必须进行审查后才能入档。如学生在高考后进行了名字的更改或者班级中出现同名同姓的现象时，就需要对高考材料及团员档案进行严格的审查以免档案真实性受到影响。

（二）新生注册后建档工作。新生来校后，经过身份验证后学籍信息会统一到省教育厅注册，对应每个学生有一个唯一的学籍号。新生建档工作同步进行，先要将学生信息填至档案袋封面，然后将学生入校的相关资料即录取通知书、体检表、军训鉴定表、入团志愿书、其他材料、高考材料（需装订成册）对应装入档案，一个学生对应一个档案袋，将其所有资料单独存放，学生档案在学生毕业参加工作后就转化为人事档案，因此每个人的人事档案的前身就是就业前的学生档案，所以大学生的第一次建档工作显得尤为重要。

（三）学生在校期間的评优审查材料的进档工作。每年省、市及本院都对优秀学生进行评优评先工作。包括院级军训标兵;院级优秀团干、优秀团员、优秀志愿者;院级三好学生、优秀学生干部;院级十佳优秀学生、十佳优秀学生干部、十佳志愿者、十佳创新学生、十佳励志学生;院级十佳团员、十佳团干、十佳志愿者;国家奖学金、国家励志奖学金;省级优秀毕业生、市级优秀毕业生、院级优秀毕业生等等。这些奖励的审批材料是最原始最真实的奖励资料，进入档案后能证明其在校期间所获荣誉的真实性，因此本着对学生负责任的态度必须每年没有遗漏地将这些材料完整进档。

（四）毕业前档案资料的进档、密封、盖章工作。毕业前还有一些毕业生的基本材料进入档案，如学籍表、成绩表、毕业生登记表、实习手册、团籍卡等装入档案，这就形成了一份完整的学生档案。本地市学生档案移交本地市人才市场不需要密封，但是外地市学生的档案必须贴上封条密封并在档案袋的背面盖上7个章，通过EMS转递至学生户籍所在地的人才市场，寄出前如果档案袋密封不严实，当地人才市场工作人员会将档案退回并要求学校将档案重新封存后寄出。

（五）毕业生档案邮寄工作。毕业生的档案邮寄工作也是一个相当繁琐的事情，先要收集学生当地人才市场的收件人、地址、电话，还有学生本人电话，如果快递过程中出现地址错误或拒收档案管理人员还要跟学生本人取得联系，实在找不到解决办法时只能让档案退回，然后学校再次与学生联系后进行续寄档案工作。

三、高校学生档案规范管理的重要性

高校学生档案将会转化成伴随学生终身的人事档案，其原始凭证性、真实性和完整性足以影响学生一生的学习、工作和生活。加强高校学生档案的规范管理显得尤为重要。

（一）接收高考学生档案审查的重要性。学生档案中的高考档案是我们没办法帮助学生去补办的，如果遗失就无法得知学生是应届高中生、往届高中生还是中专毕业的对口招生的学生。因为大多数用人单位只招收全日制高中毕业的应届大学生，这份高考档案就是证明学生学历的最真实有力的佐证材料。

（二）名字与身份证等信息变更带来实质性的影响。学生如果在注册后更换了自己的姓名或者身份证号码的信息，而档案中没有附上信息更改的资料，那么学生信息更改前所获得奖励材料、考试通过的相关证书就会受到用人单位的质疑。用人单位就会要求学生本人出具一系列的能够证明学生身份的资料。在学历验证中也会因信息变更等因素受到一定的影响。

（三）书写不规则、手续不齐全影响学生档案的原始凭证性质。人才市场接收学生档案时的审核也相当严格，如果档案资料没有按要求填写或者有涂改，它会拒收学生档案。如学生档案中的毕业生登记表有涂改，人才市场工作人员会要求学生返回学校重新填写一份并签字盖章，将档案资料完善后才能归档。手续不齐全的各种奖励证书、比赛证书、学籍登记表、成绩册等也会对学生档案的原始性和真实性产生影响。

四、目前高校学生档案存在的一些问题

（一）领导不够重视。在学生档案管理中领导在认识上存在一些误区，认为学生档案管理工作就是保管的事务性工作，只要不丢失不遗漏，能应付毕业生档案移交就行。因此，往往容易忽视学生档案管理工作，档案工作自然做得不够完善。

（二）管理的科学化、信息化程度不高。在学生档案管理上，学生档案管理软件没有深入开发应用，不能够准确地将每个学生的档案资料进行系统的归类、记录。只是简单地将学生的资料装入本人的档案袋，随着学生毕业将档案移交人才市场或教育局。

（三）学生档案管理工作人员专业技能的缺乏。学生档案工作是学生工作中的一部分，一般学生档案管理人员都是由学生思想政治辅导员担任，专业程度不高且管理意识薄弱。而且辅导员的流动性较大，人员变动频繁导致学生档案管理水平不高。档案管理专业技能的缺乏，导致学生档案收集不齐全，整理不规范，由此影响学生档案的凭证价值和利用价值，甚至对学生毕业后的工作和生活带来不可估量的负面影响。

五、如何完善高校学生档案的管理工作

（一）建立档案法律法规、档案知识技能学习机制。对所有的辅导员、班主任以及学生档案管理人员进行系统的关于档案知识的培训，把档案知识培训纳入相关人员培训的范畴。特别是要加强二级学院领导干部的档案意识的培养，使他们在自己做到身先士卒的情况下带领其他人员活学活用。

（二）加强对高校学生档案管理的重视度。高校学生档案的重要性一直不被师生所知晓、关注，必须加强对学生档案重要性的宣传工作力度，使学生档案管理意识深入人心。1.领导要重视高校学生档案宣传工作。学生档案工作只是学生管理工作中的一个部分，与学生管理工作的其他方面相比，没有学生学籍注册工作带来的残酷性，没有学生安全工作带来的毁灭性，也没有学生资助工作导致学生辍学带来的危害，所以大部分学生管理的工作人员忽视了档案管理工作的重要性。因此加强领导对档案管理的重要性认识，建立完整的档案管理机制是迫在眉睫的工作。2.要将档案的重要性渗入师生各项课堂教学等活动。档案需用时它堪比黄金，不需用时仿若废纸一堆，这种陈旧的思想观念导致学生认识上存在巨大偏差。当前学生在学校被动的熏陶下对档案的认识逐步增强，但是还远远没有达到能让学生主动关注档案的稳定。如学生本人在填写学生档案里需要的资料时，会要求必须用黑色或蓝黑色水性笔填写，不能涂改，填写的内容必須真实有效。然而再三强调还是有部分学生不能达到这些基本要求，抱着一种事不关己的态度，使之到毕业都不知道学生档案的内容，也不知道自己的档案资料是否有缺失和遗漏。

（三）加强学生档案管理现代化和信息化建设。通过查询学生档案用人单位可以马上对这名即将毕业且希望就业的学生有一个系统而全面的了解，档案提供了大量的最真实有效的原始资料及数据。要进一步提高工作效率，就需要对学生档案实行计算机及网络辅助管理，通过相应的技术处理实现学生档案纸质与电子数据并存。不仅方便查询也将最大限度地提高档案的利用率。如用人单位进入学校网站输入学生信息可以查询这名学生所有情况，包括学生学习、身体、受资助、获得荣誉、档案资料详细份数及最后移交地址。

六、结语

学生档案管理工作是每所高校必不可少且十分重要的工作，只有让学校领导、所有老师、以及每个学生都知道其重要性，才能推动学生档案管理工作的开展、促进学生档案管理工作的完善、让档案管理取得实质性的进步。