新时代医院文秘档案管理工作方法

续翠萍

【摘要】在新的时代背景之下，医院的文秘档案管理工作对于提高医院的工作效率以及促进医院的发展具有很大的影响。因此，文秘工作作为医院档案管理工作当中非常重要的一部分，应该注重在信息化的发展时代之下，加强医院的文秘档案管理工作，以创新的方式和方法促进医院档案管理的有序发展和顺利进行。

【关键词】医院文秘;档案管理;方法

一、医院文秘工作对档案管理工作的重要性

（一）文秘工作可以为医院档案管理工作提供信息服务。医院的文秘工作通过档案的管理、资料的收集以及病例的保存等信息进行相互的整合以及收集，可以为医院的档案管理工作提供有效的基础，文秘工作者以档案的形式进行医院档案的相互保存可以促进医院资源的信息共享。但是如果文秘缺乏档案管理重要性的认识，档案管理过程比较随意，出现档案丢失、档案混乱等问题，还有些档案人员没有积极提高自身档案管理技能和方法的思想，在档案管理过程中过分借鉴自身经验，这无疑也给档案管理质量提高设置了障碍。因此，医院的文秘工作是档案管理工作当中非常重要的一个环节，可以为档案管理工作提供有效的信息服务，为促进医院的正常发展提供重要的前提。

（二）文秘工作可以保障医院档案管理工作的质量。医院的文秘工作主要是针对档案管理当中存在的基本问题进行相互的解决和整理，在协调各个部门之间具有一定的服务职能，而文秘工作者需要具备专业的素养以及专业的素质，针对档案管理当中出现的基本问题，能够进行相应的解决，并充分认识到档案管理工作对于社会和经济发展带来的重要价值，从而能够提高自身的素质与保障医院的档案管理。在医院的档案管理工作当中，档案对于医院的查阅以及临床科研起到了重要的作用，因此，文秘工作人员要具备自己的知识修养以及技能素养，才能够在文秘档案管理工作当中顺利开展工作，并且运用现代化的信息更快更好地开发信息，实现档案信息的资源共享，为利用者提供优质的服务。

（三）文秘工作可以为医院的档案管理提供有效的保障。建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。文秘工作不仅仅对于档案管理进行相互的分类，同时也对于医院的整体发展以及医院的信息查阅提供有效的基础。如果医院档案的整理归档等工作未被重视，档案管理细节存在明显问题和漏洞，进而导致档案遗失、缺损问题频频发生，严重地影响了医院档案的使用价值。因此，做好文秘工作需要针对档案管理存在的基本问题，并结合当今社会背景以及大数据的应用融入信息化的发展过程当中，以纸质化的方式向电子化的方式进行转变，在创新服务形式过程当中能够高效率工作，实现档案管理资料有序整理，从而促进在信息时代发展变化之下医院档案管理工作的进一步提高。

二、新时代医院文秘档案管理工作的方法

（一）提升文秘工作者的职业素养。随着大数据的到来，医院的文秘工作需要提升自己的专业素质，尤其是可以根据大数据的发展变化，建立健全档案的管理体制，以创新的形式来针对档案管理进行分类和收集，从而加强档案管理的信息化建设。坚持与时俱进的创新形式，医院文秘日常工作的创新能够在医疗事业发展的过程当中提高新的工作思路以及方法，针对医院档案整理当中存在的基本问题，能够以自身的专业素养进行相互的管理，以高效率的管理方式实现档案的完美结合，从而医院的发展。要加强基础业务工作，在建立科学的检索体系方面下功夫。尤其要加强机读目录数据库建设，不断适应信息化、现代化管理的需要，实现从手工检索向计算机检索的全面过渡。因此，针对文秘工作者需要加强对于档案收集工作当中的重视程度，通过提升档案管理的技术含量以及加强文秘工作者自身的学习，并且提高医院文秘工作者的职业素养，按照文书档案管理工作当中关于统一管理的基本原则，努力提高文秘的档案管理职能以及自身的修养，才能够做一名合格的文秘档案管理工作者。另外，掌握现代化的管理方式，能够适应信息化的发展需求，更好地丰富和完善医院的档案管理工作。

（二）提高文秘工作的信息化建设，保障档案管理工作适应时代的发展。随着以互联网和大数据时代的到来，在新的历史背景之下，档案管理工作需要结合时代的发展变化，能够适应社会的发展需求。因此，医院的文秘工作者需要在档案管理工作当中掌握现代化的管理方式，建立和完善电子档案归档机制，加强医院档案管理当中的信息化发展和网络建设，使得医院的档案管理工作更好地为社会实现自身的价值做充分的条件，有效地实现资源共享。在信息化的背景之下，建立和注重网络发展的重要性，需要医院的文秘工作者能够结合各个医院的特点，建立统一的网络体系，通过线上和线下的交流方式能够提高档案管理的效率，从而确保档案管理当中出现的基本问题能够得到有效的解决，并利用信息化的发展模式为医院的建设和发展提供有效的基础，促进医院的未来发展朝着好的趋势前进。

（三）建立健全医院文秘档案管理工作的保障机制。制度建设是做好档案管理工作的重要基礎，由于档案管理工作当中存在的基本问题以及自身档案的特殊性，这就需要工作者针对档案管理有章可循，建立一定的规章制度，最大限度地保障医院档案的安全性。有效整理收集，保障各项工作的顺利进行，需要掌握一定的方法。医院的文秘工作者在转变思想观念的过程中，以积极的态度以及创新式的管理手段促进了管理工作，在社会发展过程当中能够发挥自身的价值和效果。高标准的文秘工作能够促成高标准的档案管理工作，文秘工作本身就是从公文开始，从公文结束的，从起草公文开始就应该进入档案管理的初级阶段，对手稿的收集也是档案管理的一部分，之后的接收过程必须要严谨，做到每件都有记录，重要文件要填写承办单，之后文件传阅过程中必须要有记录，能够跟踪文件的去处，最终将文件收回，并询问处理结果。同时也要发挥医院文秘人员的基本优势，在处理档案资料的过程当中实现档案资源的信息整合，从而保障档案的使用效能，这就需要办公室的文秘工作者强化档案管理当中的方式和方法，以现代化的手段以及意识形态，提高自身的档案管理意识规范和档案管理的质量。

三、结束语

随着社会形势的变化和发展，对医院的档案整理工作的规范性要求，会随着时代发展而越来越高，文秘工作人员要不断总结工作经验。医院的文秘工作与档案管理是相辅相成的，加强文秘工作者的基本素养可以提高档案管理的规范性，这就需要医院在开展文秘档案管理工作当中，针对文秘人员进行专业化的培训以及管理，必须强化档案工作人员的责任意识，从而有效地提高文秘的档案管理意识，在参与工作的过程当中，做到有效收集和整理档案的便捷性，为医院的档案管理工作提供良好的基础，实现医院的建设和发展。

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