知识化背景下企业档案管理新模式

赵馨

【摘要】随着知识经济“井喷式”发展，各行各业都需要知识管理，档案的知识化管理是档案管理的必然发展趋势。本文选取全新的视角，在明晰概念基础上，探讨知识化背景下企业档案管理的必要性，并详细阐述企业档案管理与知识管理的关系，最后提出知识化背景下企业档案管理的对策，以期为我国企业档案管理提供参考和借鉴。

【关键词】企业档案;档案管理;知识化;新模式

一、知识化管理的内容和档案知识化的内涵

“知识”是一个广泛而抽象的概念——早在古希腊时代，西方哲学已经使用这一概念来界定认识论上的争议。然而，在最近的几年，知识作为一种重要的组织资源已经被越来越多的人认识并得到学者的重视。知识管理的含义是指通过协调、识别组织中的集体知识来提高竞争力，并将知识的创造和应用过程进行统一的规划和管理的过程，统一管理的目的是增加知识的创新能力和反应能力。学者们对知识管理的内涵基本达成共识，知识和档案信息资源的管理略有差别，因为它不但本身有价值，同时还能创造价值，知识管理的最终目的是通过对知识及其相关各种要素进行管理，实现知识的共享，为广大用户提供准确的知识服务，从而促进社会的发展和进步。

二、知识化背景下企业档案管理的重要性

著名的英国档案与文件管理专家迈克尔·库克早在2001年的“21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛”国际学术研讨会上。就曾经指出：“我们可以宣布自己已经步入知识管理领域知识管理也是整个档案界未来的重要发展方向”。本文选取企业作为调查对象，企业是知识管理的受益者，知识化背景下企业档案管理的必要性主要体现在以下几个方面：

（一）提高企业决策力和竞争力。首先，信息时代更需要用数据和知识作为支撑，知识管理是必不可少的。企业档案管理者如果能把档案管理和企业知识资源有效结合并及时传递给决策者，必定会对企业决策提供最好的智力支撑。其次，知识化背景下，面对知识的大爆炸，各行各业的竞争逐渐加大，企业也需要不断用知识丰富和提高自己企业，企业档案知识管理推送的知识是可靠、高效优质和快速的。

（二）挖掘和重组知识，提高知识共享力。档案知识可以分为显性知识和隐性知识两部分，档案知识化管理注重对显性知识和隐性知识的挖掘，所谓显性知识服务通过将档案表面的内容、数据进行梳理和整合，制作成书面形式的表格，文档，为利用者提供数据上的支撑，也就是通过档案内容的“萃取”形成智慧档案馆自己的“大数据”;隐性知识服务是将企业员工或其他档案者脑中的经验、知识进行加工，将档案形成者形成的形成文字记录或是声像记录，形成新的知识记录，再经过整理之后将这部分知识记录推送给有需求的利用者。

（三）提高人才竞争力。企业的档案管理者不仅要拥有知识，更應当不断地创新知识，将新知识运用到实际工作中。企业的档案知识管理使档案工作者拥有知识的同时，通过对知识的挖掘、创新、共享等，提高了自身竞争力的同时也为企业的整体稳固打下坚实的基础。

三、企业档案管理与知识管理的相辅相成

（一）企业档案管理与知识管理的范围相类似。从管理对象方面来说，企业中包含的知识和企业内外部与其相关的所有知识是企业管理的主要对象;企业在开发产品、营销试产、行政管理等活动中形成的重要的历史材料构成企业档案管理的对象。二者不能等同，但是相辅相成。

（二）企业档案管理与知识管理的意义相类似。企业档案管理与知识管理最终目的都是为用户提供方便快捷的服务，无论是档案服务还是知识服务，最终结果都是实现其自身价值。例如，企业的档案管理不仅要开发企业档案的信息内容，更要去挖掘企业档案中的隐性知识和显性知识，对档案实体分类的同时即是对知识进行分类的过程。

（三）企业档案管理与知识管理的业务流程相类似。从管理流程方面看，知识管理和企业档案管理都是对分散的档案或知识，进行收集、整理、鉴定、存储和利用。即对档案或者知识的优化，例如通过对档案的二次开发或对知识凝练，最终为需求者提供利用。

四、知识化背景下企业档案管理的策略

（一）档案知识化管理系统的创新。无纸化办公进程的发展，尤其是单套制档案管理模式的推进是企业档案管理不可或缺的一个条件，其多重优势对企业档案知识化具有很大影响，这个必然推进的进程，亦是企业档案馆管理知识化的“东风”。知识管理在全电子化信息资源的条件下，能够100%输出自己最大的功效，有效挖掘档案信息资源所内含的知识。

（二）用户至上原则。企业档案的知识化管理最终是要为广大用户提供方便的知识服务，因此，应该以用户的需求为根本出发点，按照其不同的工作内容和不同岗位需求，为其打造不同的特色化的知识服务。比如，正业需要通过大数据技术的辅助，用以收集利用者查询的习惯、关注点、身份、关键词、时间等信息，综合分析其需求，再根据库存电子档案进行逻辑盘查、筛选、提炼，进而形成公民查询快速通道，将百姓最关心的内容放在查询窗口首页，以关键词的形式滚动显示，方便利用者的查询需求。

（三）搭建高质量的人才梯队。企业档案工作一定要从传统的思维模式中转变过来，打破以往的“重保管轻利用”的模式，企业档案管理者除了掌握档案和计算机相关能力外，还应具有编研能力，只有搭建一个高质量的复合型人才队伍，才能更加准确地凝练企业文化和知识，才能更快地促进企业档案知识化发展。

（四）夯实信息技术基础。企业档案知识化管理必然要以网络技术等新兴技术为基础，比如，利用大数据、云计算等对档案信息技术进行存储、处理和利用，大数据和云计算的嵌入可以最大限度地收集、保管和利用有关企业管理工作和科技生产成果的信息，在线完成档案信息的移交、查询等工作，丰富了馆藏，节约时间并提高效率，因此应加大对信息技术的投入，夯实信息技术基础。

（五）建立安全保密制度。所有信息技术的利用都应该在满足保密要求的前提下进行，为了确保电子档案的完整性真实性，通常可以采用电子签名、元数据采集、日志管理等技术;还可以采用电子档案格式转换、设计通用数据采集、电子文件离线备份、电子档案通用浏览器等工具，应用大数据技术、云技术、移动数据终端、物联网等技术，构建一个档案信息管理的平台。还有知识产权的保护问题，国家法律法规应当针对档案信息管理中个人隐私保护方面的权利边界进行厘定，以此来保护公民的个人隐私，明确公开权与隐私权、阅览及复制权、请求告知权、删除权、损害赔偿请求权、报酬请求权、保持个人信息与数据正确完整的权利。

五、结语

新时期，档案管理部门亟待解决的新问题就是如何加强和改进档案知识管理，只要我们正确的理解企业档案知识化管理的概念及含义，认识到企业档案管理与知识管理是相辅相成、共同促进的，相信，一定会实现企业知识化管理，必定促进我国企业档案工作的繁荣发展。

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