档案集约化管理的必要性及优势

谢锋

【摘要】企业档案管理作为企业办公管理的基础工作，有着十分重要的作用，随着社会时代的不断发展变革，一些新的管理理念与手段也在不断地应用到企业档案管理之中，提高了企业的档案管理效率，改善了目前档案管理体制中存在的问题。档案集约化管理是在新市场形势下档案管理模式的一场重要变革，是适应当下企业发展的管理体制与科学手段，有效整合企业内部档案信息，使档案管理工作与各个部门建立密切配合，是对档案资源进行集中统一管理的管理架构。本文以目前档案管理体质中存在的问题进行分析，阐述档案集约化管理的必要性和存在的优势。

【关键词】档案管理;集约化管理;有效整合;油田企业

目前我国各个行业都迎来了一场变革，这对企业管理也提出了新的要求，尤其是企业内部的档案管理工作更为重要。在企业内部创新档案材料收集形式、管理机制、服务手段，提高档案管理部门工作人员的综合素质，建立完善有效的档案管理体系。在如今社会，信息技术不断发展，这强调了信息资源也是一种新的财富。对企业内部信息资源有效管控，综合利用，科学管理，更有利于企业的资源分配。以档案集约化管理的手段入手，有效降低了档案管理的人力、物力、财力，全面实现了企业信息资源的综合共享，促进企业的全面发展。

一、企业档案集约化管理的必要性

（一）降低企业管理成本。所有的企业在进行生产活动的同时都不可避免地会与社会、经济、政治等各个方面产生各种各样的联系，而这些联系信息汇总而成的也就是企业档案，是一个企业在发展过程中的重要财富，是企业的发展资源和重要优势。但是这些信息十分驳杂，在人事、财务、技术等各个部门都有涉及，而每个部门的管理水平各有差异，规章制度也很难统一，这导致独立的档案分配到各个部门很难保证档案信息的完整和系统。只有将所有档案信息都汇总到专门的档案管理部门，由相关技术工作人员进行统一管理，才能更大限度地发挥出档案资源的重要价值。并且档案工作的汇总解放了其他部门工作人员的工作任务，使他们可以将工作精力更好地集中到各自专业领域的工作任务之上。档案分散管理会导致档案信息存储等很难系统安全，而档案集约化管理可以使档案管理工作更科学系统地分类整理，对档案信息的及时整合可以使企业在工作中集中最大的力量优势，解决发展过程中最迫切的问题，并且在一定程度上减少了档案信息中的知识损耗。档案集约化管理不仅能使企业在档案管理的过程中将资金优势发挥到最大化，还能确保档案管理工作高效、科学，适应生产发展。在管理中更好地节省人力、物力和财力，降低管理成本。

（二）提高企业管理水平。档案集约化管理有效促进了企业的管理水平，使企业的档案管理更加规范化。企业中有各个部门，在信息管理上会更加驳杂，涉及范围也更广，非专业人员在整理和编制档案的过程中会花费较长的时间。也会给这些工作人员造成很大的工作压力。而档案集约化管理会使档案的数据信息全部汇总集中到专业的人员手中，在管理过程中，专业人员会根据企业档案的特点和公司内部的管理形势、现状等多角度结合，实现档案信息中的互相补充，提高公司档案管理的水平，使档案管理部门成为公司真正的信息资源部门，统一对外利用，更有利于档案信息的互补和筛选，方便快捷，相互联系，互相渗透。例如在油田企业中，档案集约化管理更有必要性，油田企业在我国是实业型工作单位，其档案信息在生产建设、经营管理和科学研究等各个方面都具有十分重要的利用价值。在油田企业中，部门众多，涉及人员较多，而各个部门之间联系性较强。目前各个企业在档案管理中也一直使用分级管理的模式，这造成档案管理的工作任务十分沉重，而档案集约化管理对油田企业的各个工作部门的信息数据资源都进行了科学合理的整合，对其中的重复档案、无效价值的档案等去除删减，再上传可利用的档案资源到公司网站，方便更多的员工咨询利用。

二、企业档案集约化管理的优势

（一）系统完善档案资源。档案集约化管理使企业可以更有效地扩大档案的收集范围，保证档案的完整性。而且档案集约化管理也可以有效避免重复性档案的收集，保证信息数据的准确性和唯一性，更重要的是档案集约化管理使公司建立动态档案管理体系。例如在油田企业中，档案之间的信息联系性较强。比如勘探开发类的信息管理，涉及地下形态结构的勘探资料和反映地面施工的实际操作资料，这些资料都有相关性，但是分类在不同部门保存。若是查阅者需要这类相关资料的信息，需要去两个不同部门的档案室查询，既增加了借阅查询的难度也浪费了大量的时间。反之，档案集约化管理有效地解决了这一问题，使工作人员在查询信息的时候更加方便、准确、系统，既有利于员工借阅，又保证了信息的完整、准确。

（二）减少浪费，降低企业成本。档案集约化管理使企业集中力量，加强信息数据的管理，使档案管理更加精细化。按照档案涉及内容对档案进行分类，对涉密档案提升管理水平，加密管理程序。同时档案集约化管理更有效地降低了企业成本。例如在油田企业中，各个部门的档案管理分别配备档案室，配有相应的设备设施，这样的小型档案室虽然借阅量不足，但是其资金投入依然较大。每个小型档案室的资金投入在几十万以上，而油田企业中涉及这样类型的档案室少说也有20个，更增大了企業的管理成本投入。而档案集约化管理更有效减少了档案室管理的投入资金，减少了重复性的投入资本，避免造成不必要的浪费。

（三）优化人才配备，提升业务水平。企业档案管理是企业一类专业性十分强的信息管理工作，而当下相关的档案管理技术人才较少，再加上受到企业行政关系的限制，人员流动和配置优化等都受到了很大的阻碍，造成企业内部档案人才的分配十分不合理。由于企业存在各种类型的档案管理，不同类型的档案信息因其特点都有着相应的工作流程，每套工作流程或多或少都有着一些差异。由于技术管理型人才较少，在公司内部分布也十分不均衡，很容易造成单位管理水平的差别，使企业不能把信息更新系统完整地整合。而档案集约化管理集中档案人才，更有利于企业对于人才的布局，合理优化配置，提升企业档案管理的水平。

（四）整合档案信息资源。目前，当下的企业应用的档案管理体制一般为分级管理体制，这十分不利于企业档案信息结构的整合。在这种体制下，档案借阅程序变得更加复杂，企业各个部门为了更方便档案信息的查询和利用，必然会造成重复存档的现象，即同一份文件在企业的多个档案室中重复存储，不仅造成纸张的浪费，还会浪费企业的档案存储空间。另外，这种管理体制十分不利于档案信息数据的整合，档案的编研与管理是对企业庞杂的档案数据信息进行精加工的过程，是整合信息数据的重要工作。国家规定档案编研必须要结合企业自身，而当下由于企业具有编研能力的工作人才较少，对企业庞杂的信息很难集中整合，造成编研工作的压力，使企业的编研成果不理想。档案的集约化管理使企业的档案库转变为企业的资源库，剔除了重复性的档案，使档案管理工作更加高效，同时也为企业作出决策提供了有力的数据支持。除此之外，档案集约化管理可以有效促进数字化档案建设，全面实现企业信息资源的有效共享，方便企业人员查阅利用。

三、结束语

在新的市场形势下，随着企业的不断壮大与发展，利用信息技术使企业档案管理向集约化管理模式前进，创新档案管理模式是当下时代对企业档案管理提出的要求。企业工作人员应当积极探索，与时俱进，有效整合企业内部信息数据资源，集中管控，去劣存优，实现档案信息的有效利用。档案集约化管理更有效整合档案资源，加强档案安全体系建设，提升了档案资源对企业的服务能力，提高企业管理水平，为企业决策发展提供数据支持，推动企业不断进步。

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