基层优抚对象档案管理工作中存在的问题及解决对策

陈红刚

【摘要】我国的优抚制度是在抗美援朝时期确立的，自从确立之后，这项政策就成为我国一项不变的政策并被长期恪守。我国在新中国成立之后大部分时期处于安定和平的环境当中，但是在这些时期之内依然发生过一些局部战争和一些特大的自然灾害，这些情况的发生导致我国优抚对象的数量逐渐增多，因此对于优抚对象档案的建立与管理成了各地政府所要做好的工作。本文针对基层优抚对象的档案管理工作进行了探讨和研究。

【关键词】优抚对象;档案管理;对策

一、优抚对象的档案管理

不断完善优抚对象档案管理制度。首先要做好优抚对象档案管理规章制度建设，将优抚档案管理工作向着规范化、标准化、科学化以及信息化方面发展。与此同时，工作目标考核中要加入重点优抚对象动态管理工作，并与退役军人服务站中心工作共同考核和部署。此外，要对基层优抚对象动态管理以及台账及时更新，对基层优抚对象的生存情况和生活情况分别进行登记和审核，对基层优抚对象的增减情况要实行月报制度，避免出现漏洞。

（一）提升优抚档案的管理效率。要将电子优抚档案与纸质优抚档案同时进行提交和保存归档。这就需要每一位优抚档案管理员在整理好纸质优抚档案的同时，熟练利用计算机操作对电子优抚档案进行录入和归档，尤其是面对文化水平较低的申请者时一定要及时提供帮助，要不断对注意事项不厌其烦地进行一个详细的讲解，最后再按照证件信息进行核对和确认，保证纸质档案和电子档案之间相互一致。对于电子优抚档案的管理方面，一定要保证各项优抚待遇的落实情况。对于优抚信息管理机制要及时改革创新，要对优抚信息的数据库进行不断更新。对优抚信息档案的管理要做到科学管理、统一规范以及便捷查阅。在优抚对象档案管理工作中，要做到录入每一位优抚对象的电子档案的基本情况和医疗动态信息等资料，禁止发生漏登和错登信息的情况。在查询方面，要让每名查询人员通过电子档案可以清晰快速地检索到自己想要查询的信息。对于每位优抚对象的档案进行分别归档的同时，优抚对象的医疗信息、生活信息以及住房信息等优抚对象相关信息需要分类，将这些优抚对象的信息有序排列，防止出现混淆的情况。

（二）整合优抚对象档案信息资源。优抚对象是会随着时间的流逝而处于不断变化当中，过去达不到优抚对象标准的人群在一定时间之后或者在经历一些重大事件之后就达到了优抚对象的标准，由于这类现象的存在，优抚对象档案资源的整合和管理就成了每个退役军人服务站的工作重点，要对优抚对象的档案进行及时清理和完善。针对这一工作，要注意一些相关问题。首先，是优抚对象信息目录表的制作要统一，零散制作和无故拖延的现象要禁止。其次，要实行一人一档，并按照档案形成的时间进行排列，也就是说按照申请人开始到审批通过体现全程运行轨迹的要求，优抚档案要保证健全完善。最后，要将优抚对象档案的相关目录进行录入，形成电子优抚档案，相关目录有档案的编号、姓名、类别、所属单位等。通过电子优抚档案的建立，就可以使优抚档案在查询过程中迅速且准确，极大地提高了查询和检索优抚档案信息的效率，同时使优抚对象档案清理工作的规范性和统一性得到了保证。采用一人一档并用电子版打印好，这样有助于在借助计算机查询时，能够快速准确地找到相关信息，能够快速找到所需优抚对象的档案，提高管理者的工作效率。

（三）完善档案防护的设施配置。当在退役军人服务站的资金足够充裕的情况下，除了保证基本档案防护所需的配置外，还要紧扣时代的发展，适当更新相应的设施配置，同时配备专门的管理保养档案的人员。档案防护设施设备有防盗门、窗帘、空调、驱虫剂、除湿剂、湿度控制仪、计算机、扫描仪、档案柜、灭火器材、空调、防磁柜等等，不仅要定时对这些设备进行检查保养，还要跟随时代的发展做出电子化、科技化的更新，以确保档案不会因为设施设备的损坏和缺失而造成不可逆的破坏和丢失。不论是对档案的防护保养还是对所配备的各种设施的日常保养，都需要所配备的专职档案保养管理人员认真细致且按时地进行维护维修，保证被保存的档案和系列相关的管理设施能正常运转、正常发挥其价值。档案管理人员在进行档案管理时要遵循《档案法》等相关的法律法规，要具有基本的档案法制观念。

二、对优抚对象档案的利用

首先，对优抚档案资源进行整合，使优抚档案利用制度能科学合理地建立起来。优抚档案是不允许个人私自查阅利用的，因此需要有相应的档案查阅使用审批制度，而该审批制度的建立必须是规范的且任何人员都必须严格遵守。其次，对于具体的档案利用也要建立科学的管理制度，档案收集部门要与时俱进地更新使用现代通信、信息技术对各类档案进行收集，尽最大的努力去满足使用者对优抚档案的需求，也使档案资源得到更好的整合和利用，充分发挥利用它的价值。档案资源的电子化、科学化管理，不仅能管理人员的工作效率提高、工作失误减少、档案记录不易丢失磨损等，也能使优抚档案信息利用人员对信息的利用更加便捷，同时也能更科学全面地对优抚档案进行资源整合。

为确保优抚档案信息的安全，要严格规范对该类档案的利用方式，不能轻易外借，要依据规范的利用程序来进行使用，保证优抚档案的信息安全，以避免被心怀不轨的不法分子将该类信息用以开展与法律法规不相符的活动。通常，不完全对外开放的重点优抚对象电子信息档案是不允许以拷贝的形式来进行使用的，就算是通过网络传输的方式来进行使用也要采取加密的方式来进行传输，以避免被有意者盗取信息。而且，信息加密所使用的“密钥”也要有规律或無规律地更改，以防止被不法分子破解“密钥”而造成信息泄露或是避免因为信息传递、使用过程人员的操作不当而造成不可逆损失。

优抚电子档案利用途径的优化方式：其一是提供电子拷贝，因为拷贝可以给优抚档案的使用者提供最原始最全面完整的信息，其证明的效力是档案的其他利用途径所不可比拟的，因而在优抚电子档案利用时首先考虑的利用方式就是拷贝。而利用者在拷贝时必须以标准通用文档储存格式对文件进行拷贝，特殊条件时也可以打印件或缩微的方式来使用。其二是信息的通信传输，这类信息利用方式的好处在于不受时间地点的限制，仅需满足联网的条件就能通过光缆传输的信息传递方式来共享信息。所以对需要利用的优抚档案信息的最快的获取方法即通信传输。但这种方式也有它的使用条件限制即通常在不同地区的不同部门间使用这类利用方式。其三是直接利用，这种利用方式主要是为不熟悉电脑操作的使用者和部分年纪较大的优抚对象提供帮助的一种方式，因为直接利用可以进行现场查询，即查询了解优抚档案信息只要利用档案部门电脑或是相关信息检索部门的电脑即可完成。这是现代社会工作中管理资料最常用的方法，它能在一定时间内找出我们所需要查找的资料，相对传统的管理模式好太多，传统的资料管理纸张记录量很大不易查找，而且很容易丢失，不易保管，现在的管理模式完美地解决了以往在管理基层优抚对象档案中所出现的问题。

目前各公司在基层优抚对象档案管理工作中出现了一些问题，公司也想出了解决这些问题的方案和对策。为了提高公司管理工作的水平，公司要求更新以往的管理工作，这样才能充分发挥档案管理工作的价值，建立更加全面的管理体系还能够帮助公司选择更好更适合的人才。整合优抚档案信息资源能更加突出优抚对象的各方面信息，这种管理的优点在于能够现场查询优抚对象的信息，还能够随着时间等的流逝不断变化，可以利用档案部门来筛选优抚对象，对询问优抚对象的档案信息能够了如指掌，优抚对象档案资源的整合特别是重点优抚对象档案的方式能够在很大程度上帮助管理人员来管理信息，了解优抚对象的信息。互联网时代的到来给基层优抚对象档案管理工作带来了很大的便利，采用分级管理模式能够很好地解决管理问题。

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