大数据视阈下高校学生档案信息化管理应用探索

朱晓红　纪庆晓　李枫

【摘要】高校学生档案作为高校档案工作的重要组成部分，本文以学生档案基础数据信息为支点，结合学生在校基本信息现状，通过大数据技术挖掘其档案价值，积极发挥高校学生档案的服务性和社会贡献力，为今后高校学生档案信息化管理应用，提出对策性建议。

【关键词】大数据;学生档案;管理

早在20世纪80年代，美国人就提出了“大数据”概念。 经过20多年的发展，大数据逐渐成为海量数据的代名词，指所涉及的数据规模达到无法通过人工和目前的信息技术工具，在合理的时间内获取、管理、处理等整理成具有较高参考价值的信息。目前国内学者高茂科对档案大数据的定义是档案方面涉及的资料量规模巨大到无法通过目前主流软件工具在合理时间内达到截取、管理、处理并整理成为企业经营决策更积极的信息。现阶段档案大数据定义是将大数据技术和理念应用于档案業务领域产生的大数据。是在档案业务活动中包括档案产生、管理及利用活动中形成，跟档案及档案业务活动密切相关的各种有价值的、难以在可接受时间内分析处理的数据集。大数据的定义是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据具有数据量大、数据种类多、要求实性强、数据所蕴藏价值大的特点。习近平总书记在党的十九届中央政治局第二次集体学习会上强调：“要推动实施国家大数据战略、推进数据资源整合和开放共享、建设数字中国”。这是接下来档案工作的总体方向，为大数据时代高校学生档案信息化管理应用探索指明了道路。

一、高校学生档案的内容

学生档案的具体内容是学生家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料。主要包含学籍、人事、党团材料和其他材料。学籍信息包括高中阶段档案：高中毕业生登记表、普通高中学生学籍管理表、普通高中毕业会考成绩登记表、高中学生考试（考查）成绩登记表、体格检查表、体育合格情况登记表、中学生社会实践活动登记表、家庭情况调查表、高中学生评语表、奖惩材料等;高招阶段档案：普通高等学校招生考生报名登记表、普通高等学校招生考生体格检查表、普通高等学校考生志愿表、普通高等学校招生考生电子档案（成绩）等;大学阶段档案：高等学校毕业生登记表、成绩单、就业通知书副本、学年考评表、体检表、军训登记表及奖惩材料等;研究生阶段档案：报考硕士登记表、毕业研究生登记表、成绩单、学位证明、就业通知书与奖惩材料等;人事信息包括工作后再读研的学生，档案中除学籍材料外，还应有如下材料：行政、工资关系介绍信、高（中）等学校毕（结、肄）业转正定级审批表、就业通知书、高等学校毕业生见习期考核鉴定表、人才交流中心登记表等;党团信息包括团员材料：入团志愿书、入团申请书;党员材料：正式党员包括：入党志愿书、入党申请书、入党转正申请书、思想汇报等;预备党员包括：入党志愿书、入党申请书、思想汇报等;积极分子包括：入党申请书、思想汇报、其他积极分子材料等。除了上述概述学生档案外，还包含存放在高校档案馆（室），属教学档案类别的学生档案，如学生录取名册、入学登记表、毕业生登记表、毕业生成绩单、学生转、退、休、复学的文件以及学生在校期间的各种处分文件等。

二、大数据时代高校学生档案信息化管理模式

（一）完善制度建设，夯实毕业生档案信息化管理基础。以制度为先导，建立健全管理机制，规范管理模式是确保档案齐全完整，提升利用服务水平，拓宽高校学生档案价值的外延，确保此项工作的严肃性和有效性。如制定《***大学毕业生成绩档案借阅制度》《***大学学生档案整理规范》《***大学学生档案归档范围》《***大学档案保密制度》《***大学教学库房管理规章制度》等。

（二）大数据时代改善高校档案管理环境。50、60年代高校的档案管理条件艰苦，库房简陋，档案管理体制不健全，相应的政策法规也未出台，在经历了国家的改革开放、教育体制改革、机构调整等变化后，高校的档案内部环境有了明显的改观：一是库房面积增加，单独的办公室、阅档室、操作间、专题档案库房等，改善了档案室的基本状况。二是档案管理体制的变化，设置专职档案人员，设置专业技术岗位来增加档案人员的待遇，使专职档案人员能专心工作，乐于工作;同时国家在档案管理方面相继出台了政策法规，如《档案法》《纸质档案数字化规范》《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》《录音录像档案数字化规范》《档案密集架智能管理系统技术要求》《档案服务外包工作规范》等法规和规范相应出台。外部环境的变化，促成了大数据时代，高校档案管理信息化整体的变化，从大的层面看，有国家方针政策来保障，从小的层面看，有学校各级领导对档案工作的大力支持，这些都为高校档案提供了良好的氛围，高校档案管理环境的改善，为高校档案人员创造了条件。

（三）规范学生档案信息化录入、扫描格式。高校档案信息化管理程度的高低，直接影响大数据的分析程度、利用效果等。首先从基础做起，以文件级标题录入为支点完善和规范其录入标准。1.文件级目录录入的文件标题要完整。如高校录取名册的录入，要完整录入省份、年度、姓名、专业等信息。2.提炼主题词要明确。对于个别文件标题不明确，没有明确写出文件标题、字号的，通过提炼主题词录入，提高文件的查准率。例如学生休退转复学等文件录入。要将涉及的学生姓名、机构名称等进行全方位录入，如“关于**等休学的决定”，要把文件内所有学生姓的名录入。对于零散的文字材料，在输入主题词的提炼要鲜明，才能真正反映归档材料的真实意图。3.档号的录入是文件级目录管理的“灵魂”。档案录入人员在进行文件级目录录入时，要严格按照规范化标准进行录入。录入案卷目录时，文件字号要统一。目前我校实行的档号录入分为两种类型：一是高校档案实体分类法之前的档号的录入;二是高校档案实体法档号的录入。不管是哪种录入类型，都要严格按照以下方式录入。如辽科发（2009）22号，录入括号应为（）或[]，而{}和【】计算机检索不出来，只有（）或[]，计算机才能检索出来;没打“号”字的检索不出来，如辽教发（2009）1，就检索不出来;年度要打全，如（1995）4号;在责任者一栏内，多个单位的可打第一个单位后面加等就行;双字号的解决方法，可以全打上，如大科技（1995）99号和大财指（1995）126号全都打上。4.进行全文扫描时主要以外包形式来进行。高校专职档案员要做到及时跟进，及时检查补充，同时做好高校档案保密工作，提供完整有效的文件，保证文件的扫描完整齐全。

（四）高校专（兼）职档案员职业技能的再提高。高校档案人员技能分为一般技能、专业技能和补充技能。一般技能是指从事档案收集、整理、装订、修补、查阅、利用等，是档案人员应具有的基本技能;专业技能是指在一般技能的基础上，具备档案鉴定、档案指导、档案编研等方面的技能，是区别于一般技能的核心技能，从业人员需经过专门的教育、培训和工作实践来获得，并通过学习不断提高专业水平;补充技能是档案职业活动中所需要的其他辅助性的技能，有助于提升档案职业专业技能的层次;补充技能则是专业技能的延伸，是大数据时代高校专（兼）职档案人员的新挑战，要求档案专业人员不仅要有扎实的专业技术能力，还要掌握先进的现代信息技术，并能熟练运用现代网络技术将高校档案职业活动带入全新的数字时代，大数据、云计算、数据分析等技术，如高校档案文件级目录的录入，文件的全文扫描，档案网上归档流程操作、档案网上提供利用，学生成绩网上鉴定及打印等等，这些都是高校档案职业补充技能的再提高，为今后高校档案职业深化提供广阔的发展空间，其社会地位也将得到提高。

三、结语

大数据时代赋予了我们新的档案管理工作理念，我们要抓住时机，创造条件和机会，使高校毕业生档案管理实现其社会服务最优化，最大限度地发挥档案资源在大数据时代所产生最大的利用价值，这才是高校档案职业顺应时代发展的唯一出路。

【参考文献】

[1]高茂科，鲁德武.对档案大数据关键环节的认识[J].中国档案，2013（10）.

[2]康蠡，金辉.档案大数据定义与内涵解析[J].档案管理，2017（1）.

[3]胡鸿杰.论档案职业的发展空间[J].档案学通讯，2007（6）.