事业单位人事档案管理信息化建设研究

刘红春

【摘要】随着事业单位的改革深入，事业单位逐步面临着更大的压力，在事业单位的改革过程中，人事档案工作作为事业单位的基础性工作，也迎来了较大的变革，因此，事业单位人事档案管理逐步趋向信息化。本文主要探讨了事业单位人事档案管理工作的难题，并且对其信息化建设策略进行了分析。

【关键词】事业单位;人事档案管理;信息化建设

随着信息技术的快速发展，社会各领域的工作中都逐步引入了信息技术，在事业单位的人事档案管理工作中，通过引入信息化技术逐步实现了人事档案管理的信息化建设，并且在为人事档案管理工作带来方便的同时，也带来了巨大的挑战，因此在人事档案管理工作中，需要进一步推进其信息化建设，逐步克服信息化建设中存在的各种问题。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

人事档案管理工作是人事管理制度的重要基础，事业单位的人事管理工作需要根据人事档案开展，同时，人事档案管理也是档案管理工作的重要组成部分，相较于其他档案管理工作，人事档案工作负责组织内部成员的履历、自传、鉴定考核、政治面貌、入团入党以及其他有关奖惩方面的内容，因此，储备了组织内成员的个人信息，同时，在事业单位内部开展人事档案管理工作可以有效督促事业单位员工加强自身的思想建设，同时激励员工不断加强自身的学习。此外，人事档案内还录入了员工的家庭情况、学历、专业等基本履历，同时，人事档案与员工自身的福利待遇、工资待遇以及组织关系等各方面均有一定影响，对于员工的个人发展具有重要的影响。

二、事业单位人事档案管理工作现存问题分析

（一）观念及制度落后。对于事业单位而言，单位内部的档案管理工作相对简单，但是工作强度大，因此工作的重复性高，同时也导致档案管理人员形成偏差认知，没有认识到人事档案管理工作对于事业单位员工的激励作用，并且由于管理观念落后，导致管理人员在管理的过程中已经形成了固有的管理模式而难以进行改变。在人事档案管理工作的过程中，部分事业单位内部并没有形成关于人事档案管理的基础场所，由于场所和基础设施方面的不健全，导致人事档案管理工作存在漏洞，尤其对于时间较长的人事档案，由于早先没有完善的人事档案管理制度及其基础设施，导致管理过程中遗留下了很多历史问题。此外，部分事业单位内部存在办公场所紧张的问题，因此，缺少保存人事档案的场所，在人事档案保存的过程中可能出现档案资料损坏的情况，并且由于早先的人事档案大多是纸质版档案，需要人事档案室满足防火、防潮、防高温、防虫、防腐蚀要求，给人事档案管理工作带来一定难度。

（二）管理方式及管理体系建设落后。在当前的人事档案管理工作中，大多数事业单位依旧采取传统的管理方法，不但管理工作量大，同时导致管理效率低下。在传统的管理方式中，管理工作主要是由“人”管而非由“技術”管，人事档案管理工作无法实现现代化、信息化和动态化，而在实际的人事档案管理工作中，人事档案管理是持续性的、动态化的，每年都会面临着新增内容和新增人员，而传统的由“人”管的方式致使人事档案更新效率极低，并且无法有效处理大量的人事档案管理工作。此外，纸质化的人事档案在管理过程中，也面临着调取难、磨损高的问题，并不利于长期保存。在人事档案管理工作中，部分事业单位内部并未形成完善的人事档案管理体系，缺乏高素质的管理人员，在开展人事档案管理工作的过程中，管理人员不仅仅需要进行一般的人事档案管理，还需要具备相应的计算机技术和网络技术，同时还需要具备相应的基本业务能力和基本政治素养，但是大多数事业单位普遍缺乏合适的人事档案管理人员，便调用其他岗位上的工作人员从事档案管理工作。此外，在事业单位内部没有形成有关人事档案管理工作的相关责任制度，导致一旦出现人事档案管理问题，无法将责任落实到具体责任人身上。

三、事业单位人事档案管理信息化建设的策略

（一）加强管理工作基础设施建设。在人事档案管理信息化建设过程中，必须建立现代化的管理设施，首先是人事档案室的建设，人事档案室必须达到国家的建设标准，同时注意

“九防”建设，同时引入现代化科学技术，利用高性能计算机，实现对人事档案的科学化管理。在管理过程中，需要不断提高管理工作的一体化和智能化水平，同时在人事档案室内部建设相应的防火、防潮、防虫、防腐蚀设施，从而为人事档案的储存与管理提供合适的环境，并且实现高效化的人事档案管理。此外，在基础设施建设的过程中，事业单位需要注意监控系统的建设，对人事档案室实现全天候监控，从而确保人事档案管理不受其他因素的影响。

（二）实现纸质材料信息化录入。在人事档案管理工作中，由于部分人事档案的年份较早，因此这类人事档案属于纸质化档案，在人事档案管理中存在较大的难度，有必要对此类档案进行信息化录入处理。事业单位的人事档案是单位内部重要的人事信息资源之一，因此，针对纸质化档案，需要及早录入信息系统，从而实现人事档案的更新，并且有效提高人事档案管理效率。在录入过程中，部分档案年代较早，因此录入人员需要对相应的信息进行核准，确保人事档案中的信息准确无误，同时针对一些已经变更的人事信息进行修改，确保人事档案的准确性。实现纸质化档案的信息化录入工作，可以形成电子档案，并且方便存储和调用，避免了重复查找的繁琐工作。此外，信息化的电子档案利于保存，并且可以进行相应的备份，既减少了纸张的使用，又避免了人事档案的磨损，从而提高了人事档案的保存期限。

（三）加强人事档案管理制度建设。针对当前事业单位内部存在的人事档案管理问题，事业单位需要加强人事档案管理制度建设，首先需要变革人事档案管理观念，从观念上认识到人事档案管理的重要性，同时认识到人事档案对于事业单位及单位员工成长的重要性。人事档案管理人员必须适应现代化的档案管理工作，不断学习相应的信息技术应用能力，并且将其应用到人事档案管理工作中。与此同时，事业单位在加强人事档案管理制度建设的过程中，需要对人事档案管理人员进行培训和教育，使其掌握专业的信息技术，同时具备高度的责任心，能够全身心投入到人事档案管理工作中，认真履行人事档案管理的相应职责，并且严格按照管理标准进行人事档案管理工作的信息化建设。与此同时，事业单位需要建立健全有关人事档案管理工作的权责机制，将人事档案管理工作的责任落实到具体责任人身上，督促管理人员认真履责。

（四）加强信息安全建设。在信息时代推动人事档案管理工作信息化建设的过程中，事业单位需要额外重视自身的信息安全建设，由于事业单位的人事档案具有一定的机密性，并且部分事业单位内部的人事档案还关系到国家安全，因此，事业单位在进行人事档案管理信息化建设的过程中，必须将档案信息安全放在首要位置，加强单位自身的网络建设，在确保档案信息真实性与有效性的基础上，确保档案信息的安全性。事业单位可以对机密性较高的档案信息进行加密处理，并且设立专业的人事档案信息化安全管理工作小组，负责人事档案管理的安全工作，并且加强网络技术的研发和应用，利用先进的技术手段提高人事档案的保密性和安全性，做好相应的防火墙建设，从而推动人事档案管理的信息化建设。

四、结语

随着计算机网络的发展，事业单位内部的人事档案管理工作也逐步趋向信息化管理，因此，在管理过程中，必须确保人事档案信息的有效性、真实性与安全性，认识到人事档案管理工作的重要性，采取相应措施推动人事档案管理工作的信息化建设。

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