档案信息化建设存在的问题及对策

李娜

【摘要】随着社会的不断发展，目前信息技术手段取得了较大的进步，在档案管理工作中运用信息技术，能提升档案管理工作的效率。现阶段，虽然在档案信息化建设过程中取得了一定的成效，但仍然存在着部分问题，本文针对这些问题提出相关的解决策略，从而保证档案信息化建设获得进一步发展，提高档案信息管理的效率，保证档案信息管理质量。

【关键词】档案;信息化;问题;对策;探索

在信息化时代，我们必须要注重信息技术手段在档案管理中的有效运用，改进当前档案管理中存在的各项问题，从而提高档案管理效率，节约档案管理的时间成本，这对于实现档案信息管理现代化来讲至关重要。我们必须要了解档案信息化建设的主要意义，立足于我国的信息化建设当中存在的问题，从而针对性地提出相关的建议，提高我国档案信息化建设水平。

一、档案信息化建设的主要意义

档案信息化建设是开展档案工作的必然趋势，有利于提高档案管理效率，目前我国在进行档案管理工作过程中，由于档案管理效率极其低下，这对于我国档案工作开展来讲影响较大，因此我们必须要不断改进档案管理工作中存在的问题，强化档案信息管理化水平，从而提高档案管理效率。

（一）信息化建設有利于提高档案工作的精确性。在传统的档案管理工作中，主要是通过人力的方式来开展相关工作，但是由于档案管理工作的内容相对复杂，导致档案管理水平较为低下，因此通过档案信息化建设，一方面能够简化档案管理工作的流程;另一方面能够保证档案管理工作的精确性和安全性，且有利于降低档案管理工作人员的压力，从而利于人们及时地寻找档案中的信息。

（二）适合信息时代发展的需要。在信息化大背景下，我们必须要意识到信息技术的有效应用能够促进我国档案信息管理的进一步发展，在新时代，档案管理工作必须要注重信息技术手段的有效应用，通过档案信息化建设能够满足当前我国信息化时代的发展要求，有利于进一步体现信息技术所发挥的重要作用，这对于提高我国档案管理水平来讲至关重要。

（三）整理电子文件的关键措施。在经济化发展的大背景下，当前人们工作中出现的电子文件数量逐步增多，我们必须要通过电子文件来记录相关的生产活动或社会活动，然而沿用传统的人力资源管理模式不能达到预期的目标，必须要注重档案信息化建设，从而保证档案信息管理的有效性。

（四）充分发挥档案资源的作用。随着社会的不断发展，信息是社会运行的关键资源之一，重视档案信息资源的有效利用，能够推动国家的进一步发展。通过档案信息化建设不仅能够提高档案管理工作的效率，也能够保证档案管理质量，促进档案资源作用的有效发挥。

二、我国档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息规划并不健全。随着对档案信息化建设工作的不断推动，现阶段已经取得了一定的成效，但是结合实践发现，我国档案信息化建设当中仍然存在着部分弊端。例如，档案信息规划不健全，主要表现在对我国档案信息化建设的过程中，各部门各自为政且分散，不能对档案信息建设工作进行统一安排，无法提出档案信息化建设的关键目标。在遇到档案信息建设问题时，只是随机处理信息，并不能够利用统一的管理准则，这对推进档案信息化建设来讲具有较大的阻碍作用，导致我国信息化建设水平相对落后。

（二）对于档案信息化建设资金投入相对不足。在信息化进行建设的过程中，常常通过档案部门来进行拨款，且收入资源非常有限，导致我国的信息化建设过程中受到限制。因此，我们必须要注重档案信息化建设当中基础设备的投入，在这些设备投入中需要的资金相对较多，但是我国大部分档案信息管理部门资金投入相对较少，两者之间存在不平衡性，使得档案信息化建设存在较大的困难。

（三）档案信息网站设计与管理相对落后。在开展档案信息化建设的过程中，档案信息网站是非常关键的一个组成部分，但是由于我们对档案信息化建设经验不足以及重视程度相对较弱，导致在进行档案信息网站建设和管理的过程中出现各种各样的问题。例如，当前档案信息网站建设的过程中网站页面设计较为简单，且内容极其粗糙，在进行更新的过程中信息出现落后状况，档案管理不科学，人们在检索相关信息时无法获取有效的档案信息。

（四）档案基础设施不能够满足档案信息化建设的需要。在档案信息化建设的过程中必须要运用较为先进的基础设施才能够保证档案信息化建设工作的有序推进，然而结合目前实际调查发现，我国档案管理部门的信息化设备相对来讲较为落后，并不能够满足实际需要，因此在对档案部门配置的过程中不符合档案信息化建设的实际情况，阻碍了档案信息化建设的步伐。

三、优化档案信息化建设的有效途径

（一）重视档案信息化建设的科学规划。在档案信息化建设的过程中，由于当前管理依然存在着各种弊端，因此我们必须要加强档案信息化建设的科学规划，通过制定统一的建设规则及制度，从而保证档案信息化工作建设的有序推进，相关部门必须要按照规范来进行管理，对档案管理中的各项问题及时的协调，从而保证档案信息工作的有效落实。

（二）重视档案信息化建设资金的投入。在档案信息化建设的过程中，资金是保障档案信息化建设的主要因素之一，因此财政部门必须要重视相关资金的投入，通过政府之间的领导和协商，从而保证档案信息化水平的提高。同时，我们要进一步扩大财政收入，从而在不断筹集资金的前提下科学使用资金，减少设备维修等成本的投入，保证档案信息化建设工作的顺利开展。

（三）重视档案信息网站水平的提高。在档案信息化建设的过程中，我们必须要不断地对档案信息进一步整合，只有在不断完善档案信息网站的前提下才能够保证信息的完整性。而档案部门也要加强网络建设的重视程度，只有在及时更新网站信息的前提下并且加强与群众之间生活的紧密连接，才能够保证档案网络内容的有效推广，让群众了解到档案信息网站的水平。在网站建设完成后也要进一步地加强管理，对网站中的各种问题及时更新，做好网络的相关准备工作，避免档案信息丢失，从而提高档案信息的利用效率。

（四）有效地提高档案信息化建设基础设施的水平。目前，我国大部分档案部门的基础设施相对较为落后，因此我们必须要通过相关的手段来完善档案信息基础设施，从而保证基础设施发挥自身的作用，为档案信息化建设做出一定的保障，满足档案信息化建设的实际要求，推动档案信息化建设工作的有效开展。

四、小结

综上所述，在我国社会发展的过程中，档案是重要的信息资源，因此，我们必须要重视档案信息资源所发挥的重要作用，对档案信息化建设过程中存在的各项问题及时进行研究，针对性地提出相关的解决策略，保证档案信息化建设效率的提高，从而为人们获取大量信息提供方便，保证档案信息的及时性和有效性，推动档案管理工作的进一步发展。

【参考文献】

[1]钟虹.大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（08）：179-181.

[2]赵海杰.普通高等学校本科教学档案信息化建设的问题与对策[J].汉字文化，2019（12）：183-184.

[3]李玲.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].办公室业务，2019（09）：54.

[4]陈军.大数据环境下高校档案信息化建设问题及对策[J].通讯世界，2019，26（07）：9-10.

[5]马丽颖.档案信息化建设的现状、问题与对策分析[J].才智，2019（24）：219.

[6]肖莉.档案信息化建设存在的问题及对策[N].常德日报，2019.