燃气企业如何加强管线工程档案质量管理

程婉瑾

【摘要】随着城市現代化建设速度加快，管线工程档案作为燃气管线项目建设过程的原始记录，真实反映工程现状和质量，对帮助企业如何应对管线管理权限划分、工程质量责任追究、应急抢险救援保障等问题起着关键性作用。本文通过燃气企业目前面临的档案质量问题的梳理，浅谈企业如何从人员责任明确、人员培训以及建立事前、事中和事后档案管理模式三个方面加强和规范管线工程档案管理。

【关键词】燃气企业;工程档案;档案质量

一、加强管线工程档案质量管理的必要性

（一）燃气管线管理维护和应急抢险的重要依据。由于燃气管线具有隐蔽性、高危性和长期性特点，因此建立完整、系统的管线工程档案对于燃气管线日常运行、管理维护、应急抢险和稳定的供气保障提供重要支撑。管线工程档案涵盖了立项、规划、设计、施工、测量、无损检测、阴极保护等各方面内容，相关部门可以根据档案内容查找到管线设计要求、管线数据及分布走向、工程质量要求、隐蔽工程施工情况等信息，帮助了管理单位快速做出相关决策，实施有效管理措施、及时处置管线事故以及保障应急抢险快速到位。

（二）管线工程质量管理责任落实的重要凭证。地下管线错综复杂，产权管理单位混杂，一旦出现燃气泄漏、第三方破坏等事故，若无相关档案文件作支撑，则很难将各方责任划分开。因此，在认定和追究责任时，工程档案发挥了关键作用。在项目前期通过任命文件、合同、终身质量责任书等各类文件，对参建单位、人员职责作了明确规定;通过各类规划许可、红线图范围规定、管线设计等文件，也对企业的管理范围和合法合规性作了具体要求。因此，为整个施工过程留下了项目管理和后期质量追溯的有力依据。当项目后期出现问题时，可以准确地追溯责任主体，明细责任范围。

二、管线工程档案质量管理存在的主要问题

（一）档案完整性把控不准。档案收集归档作为整个工程项目竣工验收的最后环节，处于整个工程的末端，是前面所有工作环节记录的集中汇总。由于工程类型众多、程序复杂且不同性质工程有自身的运作特点，因此不同类型工程归档范围各有不同。但作为档案人员，不参与施工过程，不了解具体工程应产生何种资料，加之没有某类具体工程归档内容标准模板作为依据，因此在对档案收集的完整性上无法做到精确把控，陷入“建设单位交什么，档案部门收什么”的困境。

（二）档案编制、整理不规范。虽然国家、地方都已出台相关工程档案编制验收规范，但由于资料编制人员素质参差不齐，因此在资料编制、整理上还存在不规范、不了解的情况等现象。目前，档案编制、整理不规范问题主要表现在以下几个方面：一是文件材料签字盖章不完善，该签字的地方使用机打，或者签字字迹潦草无法辨识。二是复印件，归档的工程文件应为原件，但在工程文件收集、组卷过程中，部分施工单位在编制时仅编制一套原件，且原件需交与相关行业主管部门如城建档案馆或者出现遗失情况，则只能向建设单位提供复印件。三是施工技术用表填写不规范，如表格数据随意修改、结论性意见不填等。工程文件材料编制不规范，对后期档案利用将都造成重大影响，特别是在施工过程还原、责任追究等方面显得尤为突出。

（三）档案问题整改难度大、时间长、效率低。企业档案部门对工程档案的预审是保障档案质量的最后环节，但由于预审已处于整个工程项目建设的尾端，若工程文件材料编制在施工过程中未得到严格的质量控制，那么所有档案质量问题将在此阶段集中突显。但为了保障档案质量，档案部门必须要求责任单位对档案问题全部整改后方能接收归档，因此在预审阶段会退回所有问题档案，要求建设单位督促相关责任单位确保问题得以整改完毕。但在此阶段，整个工程项目已基本处于竣工状态，相关责任单位可能已撤场，这时再要求责任单位整改难度较大、配合的积极性不高，导致整个档案问题整改时间长、效率低。尤其是遇到大型工程项目，建设时间长、跨度大，后期要求整改时，相关责任单位可能已经更名、撤销或者相关项目负责人、资料员已离职、退休，造成工程文件材料签章问题无法得到解决或者无人来负责问题整改，即使由另外的资料员来整改档案，也因其不了解当时工程情况，在资料整改上存在诸多问题。

三、企业加强管线工程档案质量管理的具体措施

（一）将档案质量管理责任明确纳入项目负责人职责。企业档案人员由于并不亲临施工现场，对施工过程了解不够深入，所以档案质量把控必须由各参建单位项目负责人执行。因此，在项目启动前，明确项目负责人必须履行档案质量管理责任十分必要，主要内容包括以下几个方面：一是在施工过程中明确资料收集编制范围，并监督资料员认真编制施工文件。二是在签署各类文件材料时，须对文件进行审查，确保数据真实性和准确性。三是在最后收集整理时，要对资料完整性进行审查，以便及时查漏补缺。通过项目负责人履行档案质量审核职责，把好档案质量控制第一关。

（二）加强档案人员、施工资料员、项目负责人档案专业技术培训。档案专业知识普及和培训是工程档案质量得以保证的重要前提。因此，在档案专业技术培训方面，应扩大受训人员范围，包括档案员、施工资料员以及项目负责人，并应针对不同类型的人群有侧重地普及相关内容。针对档案人员，应全方位、深层次地进行工程档案相关内容培训;针对施工资料员和项目负责人，主要把重点放在工程档案编制验收标准相关内容普及上，让其对档案编制质量要求有了解。

（三）建立事前、事中、事后档案质量控制模式。为保障文件材料收集齐全完整、内容真实、数据准确，需要各参建单位建立事前、事中、事后管理模式，确保档案编制全过程管理到位。具体方式如下：1.事前编制档案方案，统一工程档案编制验收要求和归档范围。为了保障后期工程档案收集完整性，事先建设单位应与各参建单位协商一致，编制档案方案，统一具体某项目归档内容，并建立统一表格，避免工程文件格式出现不规范和多样化情况。同时，为了保障档案管理制度及方案落实，应由建设单位负责对各参建单位项目负责人、施工资料员等宣贯相关档案编制验收标准及具体工程归档内容，让其了解企业档案管理要求，以便从源头起促使档案编制质量有保障。2.建立事中实时跟踪管控模式。由于工程资料与工程施工同步进行的，各参建单位项目负责人须对资料进行实时跟踪，把控工程项目的建设进度，及时跟进并加强建设工程项目的建档工作。事中管控不仅仅只是对资料质量的核查管理，还要核实资料是否完整、齐全，有无漏项，使工程项目从立项起，就实现对资料各阶段完整性收集，实现工程档案与工程建设过程保持高度一致性。3.建立事后预审机制。当工程资料收集、整理、组卷完毕后，正式向企业档案室移交前。建设单位作为工程资料收集的总责任单位，应先对各参建单位资料进行审核，项目负责人要确保资料收集齐全以及资料编制符合建设工程档案编制验收标准。待所有审核无误后，再向档案部门移交。档案部门对工程档案进行审核时，可根据事前建立的档案方案对其完整性进行审核。为了加快工程档案问题整改速度，建设单位可采取提升工程档案保证金制度，即相关责任单位在进行工程结算时，必须保障档案问题整改完毕，且经档案人员签字认可后，才可进行财务结算。该制度的建立切实保障了资料收集的完整性、准确性并极大提升了档案整改效率和质量。

【参考文献】

[1]牛婷婷.如何加强工程档案的完整性和规范性[J].城建档案，2019（7）：52-53.

[2]张立娟.企业基建工程档案的收集、管理与利用[J].中外企业家，2019（32）：101.