浅谈县级广播电视台档案管理工作

吉娅

摘 要：随着信息时代的发展，档案管理的信息化建设对县级广播电视台的档案管理工作提出新的要求，也是广播电视台事业发展重要组成部分。面对信息化建设的挑战，提升广播电视台档案管理的信息化水平刻不容缓。

关键词：档案管理;广播电视台;信息化管理

档案管理的信息化建设是新形势下的全新工作，是一个复杂的系统工程。作为一名基层广播电视台的档案管理工作人员，身感责任重大，必须与时俱进，用新知识武装自己，使广播电视台的档案管理工作发挥至关重要的作用。

一、建立规范管理机制，统一信息化管理标准

如何提升广播电视台档案管理信息化水平，首先就是要建立规范管理机制，统一信息化管理标准。统一的信息化管理标准，机制规范有序，制度合理完善，是档案管理信息化的重要保证。制定了档案管理信息化的相关标准，统一档案整理标准，服务标准，统计标准，各项技术标准等。规范管理，统一标准，是衡量管理档案工作效率的标尺，若是缺乏统一的标准，广播电视台档案资源数据库将无法正常建立信息资源，各相关部门也没有统一的指标作为指导去管理，自成体系，各自标准，档案信息化管理无法有效进行。在规范管理，统一标准的信息化管理下，各种信息资源作为档案管理信息化的依据，才能充分发挥一致的逻辑关系，在网络档案管理系统中良好地连接各数据库，保障各数据库之间相互依存的逻辑关系，实现档案信息资源共享。建立规范管理机制，统一信息化管理标准应严格按照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》。制定符合广播电视台实际情况的具体办法和措施，规范档案的信息化建设，指导信息化的运行、管理和维护，保障档案管理信息化的进程。同时逐步完善档案信息安全管理体制，加强对信息化系统的管理，确保资源数据库安全，加强对档案电子文档的管理、监督工作，保障归档内容的真实、有效。档案信息资源提供公开的目录查询服务，需加强对用户身份的认证，完善防火墙、数据备份，确保档案信息 安全防护措施，保障广播电视台档案信息系统的安全运行。

二、培养档案管理人员，建设信息化人才

提升档案管理信息化水平，需重视对档案管理人员的培养。提升广播电视台的档案资源管理的信息化水平，对档案管理人员的思想意识、专业技能、职业素养及综合素质都有较高的要求。档案管理人员能够熟练应用相关先进技术，应掌握管理的基本技能、计算机操作技能，是具备档案业务知识和信息素养的复合型人才。档案管理人员应具有良好的职业道德，保持高度的责任感，全心全意做好广播电视台的档案信息服务。管理人员不仅要熟悉信息化工作的特征和档案资源的全程规范管理，而且要熟练运用网络安全知识和软件系统，保障档案管理的完整记录，确保档案信息的安全。管理人员应立足档案本职工作，积极参与广播电视台的信息化管理培训，不断努力更新知识，提高自身的职业素养。在档案管理的具体工作中要注重档案资源的收集、整理、保管、开发、利用等方面的分类指导。优化档案管理人员结构，开发人力资源， 注重信息化人才的引进，加强教育培训，鼓励自学成才，岗位练兵，以用促学，建设一批掌握信息技术、熟悉档案管理的复合型信息化人才。

现代化建设中，档案管理人员只有创造性的开展工作，注重思想、知识和自身能力提升，不断创新档案管理机制、新思路和新方法，增强服务意识，才能在继承过去较好管理经验的基础上，提高档案的经济价值、社会价值，最终实现档案信息的最有效利用。随着先进计算机技术、网络技术的不断推广和运用，档案管理工作人员更加要注重先进知识、技术的应用，不断提高实践能力，让档案管理变得更加方便、快捷，以推动档案管理工作的智能化、信息化、集成化和现代化发展，从而提升档案管理水平，使档案信息得到最有效利用，真正发挥档案管理人员的核心作用，促进档案事业长远发展。

三、配备现代化设备，加强基础设施建设

在档案信息化管理的进程中，要把信息化建设纳入到广播电视台的总体规划，重视软硬件设备的配备，加强基础设施的建设。切实提高广播电视台档案管理工作的信息化水平，必需大力应用档案管理的硬件与软件系统，实现档案传输网络化、数字化、资源共享化。随着社会经济的高速发展，当前广播电视台基本都配备了现代化的设备，如电子计算机、复印机、打印机、 扫描仪、摄像机、相机等，软件方面均具备一些档案资源管理软件，辅助收集、保存、开发和利用档案资源。这些基本的硬件设备和软件系统是广播电视台的档案信息化建设保障，是信息化管理的基础。与此同时，档案资源管理工作的信息化水平的提高，必需广播电视台的各部门协调合作，以防止档案数据不兼容的问题，保证各数据库有效链接，各部门应配备统一的硬件设备和软件系统，以规范、一致的信息化手段消除档案信息化管理过程中的障碍。广播电视台需具备统一的数字化设备，运用专业的信息化档案管理系统，充分利用这些现代化的技术实现全文存储、字符识别、自动编目检索、自动转化、上传下载、计算机辅助立卷以及档案自动标引的档案一体化管理。加强基础设施建设，应规范广播电视台内部局域网的建设，实现档案管理网络与办公网络的接口，充分使用档案网络管理系统，提高台内远程归档的效率，实现档案管理工作数字化。建设现代化的基础设施，为档案工作提升信息化水平提供了有利的、充足的条件，促使了广播电视台档案资源管理信息化的进步。

四、建设档案信息资源，开展档案信息服務

伴随着社会信息化程度深入，广播电视台档案管理信息资源备受关注，人们越来越需要一些全面的、系统的、加工过的档案信息服务，这离不开电子档案的优化，电子档案较传统纸质档案具有体积轻巧、高密度贮存、传递速度快、易复制和使用寿命长等特点，是档案信息资源建设的核心部分。加强广播电视台的档案资源的信息建设，做好档案电子资源的保存工作很有必要。电视台工作中产生的音频、视频资料电子档案，根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求，录制规范化，存储介质标准化，对音频、视频资料电子文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核，保证声像档案的原真性。电子档案通常以化学磁性材料为载体被保存，以无接触式读出信息，几乎无磨损。介质层上记录着电子档案的信息，被密封在塑料保护层内，不受磁场、灰尘、水份的影响。良好的保存电子档案的同时，为了防止电子档案信息的损失，离不开定期复制与备份，特别是长久保存的档案更应重视。加强档案资源的信息建库入网工作，把档案数据库作为广播电视台的重要信息资源，纳入办公的总体格局中，逐步构建台内档案文献数据库，并充分利用档案网站，宣传档案工作，开展档案信息服务，实现档案信息的查询与共享。

五、总结

面对信息化建设的挑战，提升广播电视台档案管理的信息化水平，争取工作主动权，首先建立规范管理机制，统一信息化管理标准，切实做好推广和应用档案管理的硬件与软件的系统工作，发挥现代化技术手段辅助档案的归档和管理工作，重视档案信息资源建设，开展档案信息服务，促进档案信息的查询与共享，同时开发信息化的人力资源，加强教育培训，优化档案管理人员结构，注重信息化人才的引进。信息化建设是档案管理工作的一次质的飞跃，全面推进档案信息化进程，提升广播电视台档案管理的信息化水平，将对广播电视台档案管理产生深远影响。